Coordonnateur Administratif Des Affaires étudiantes

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Ce poste permanent est au sein du département d'ingénierie chimique.

Résumé du poste:
Sous la direction du superviseur immédiat, fournit un soutien administratif et de secrétariat pour les activités administratives et les affaires étudiantes. Participe à assurer le bon fonctionnement des opérations de l'unité. Responsable des documents et des dossiers de l'unité. Agir en tant que personne ressource pour les politiques et procédures. Coordonne les activités liées à l'admission, aux examens, à l'inscription et à la remise des diplômes. Conseille les étudiants et résout les problèmes liés à leurs dossiers. Réviser les documents pour en vérifier la grammaire et l'exactitude. Administrer les comptes de l'unité.

Principales tâches et responsabilités:

- Agir en tant que personne-ressource en ce qui concerne les politiques et procédures académiques et administratives. Résoudre les problèmes dans son domaine de responsabilité. Consulter la documentation pertinente et assurer la liaison avec les personnes ressources internes et externes appropriées afin d'obtenir et de fournir des informations sur des questions diverses et complexes.
- Participe au bon fonctionnement de l'unité. Recueillir et présenter des informations factuelles relatives au domaine de responsabilité, et recommander des changements de procédure pour améliorer le fonctionnement efficace de l'unité. Collaborer avec le superviseur et les autres membres du personnel pour établir les priorités de travail. Assurer le suivi et la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur.
- Recevoir et fournir des informations et des explications détaillées aux étudiants. Contrôle les inscriptions aux cours. Participe à l'organisation des admissions et des inscriptions. Préparer, examiner et vérifier les dossiers d'admission et d'inscription relatifs aux cours et aux programmes. Remplir et approuver les formulaires concernant les changements de cours ou de programmes, les inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires, les programmes de résidence et de stage.
- Assister les conseillers pédagogiques sur des questions telles que les équivalences, la reconnaissance des cours d'autres établissements, le transfert de crédits et le statut probatoire. Préparer et vérifier les dossiers. Coordonner et planifier les entretiens avec les étudiants.
- Compiler les informations, vérifier et mettre à jour les horaires et les entrées du calendrier. Coordonner la soumission au système central d'ordonnancement et agir comme personne-ressource pour l'unité. Tenir à jour un fichier des cours, des calendriers, des programmes, des étudiants et des diplômés.
- Organise les opérations spécifiques concernant le début du semestre, les demandes de prêts, l'évaluation des cours et des résidences, la programmation et la surveillance des examens. Préparer les horaires et réserver les salles pour l'unité. Préparer les horaires et réserver les examens pour l'unité.
- Identifie et vérifie les dossiers des étudiants qui obtiennent leur diplôme. Préparer les formulaires de demande de diplômes et les listes d'étudiants diplômés. Préparer les documents pour la convocation, assister et aider à cet événement.
- Produire des rapports et des statistiques. Prend en note et dactylographie divers documents tels que correspondance, rapports, mémos, etc. Mettre à jour, préparer et coordonner la publication de documents tels que les brochures publicitaires, les manuels des départements et les rapports annuels, y compris la maintenance et la mise à jour des pages Web. Rédiger de la correspondance et d'autres courts documents de nature complexe. Mettre en forme des documents et en vérifier la grammaire, l'orthographe et l'exactitude. Signer certains documents.
- Planifier des réunions, contacter les participants et réserver les salles de réunion. Aide à la préparation de l'ordre du jour. Assister à des réunions, rédiger des procès-verbaux et assurer le suivi des décisions prises dans son domaine de responsabilité.

La liste des fonctions et responsabilités susmentionnées est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches pouvant être effectuées par un employé dont le poste a été associé à cette description de poste générique.

Autres compétences et/ou aptitudes qualifiantes:
Nous recherchons une personne enthousiaste à l'idée de fournir un soutien aux étudiants et aux universitaires du département de génie chimique.

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