Adjointe Exécutive

**À propos de MALLAR**:
MALLAR est une entreprise fièrement québécoise, spécialisée dans le soutien administratif aux entreprises et le placement de personnel. Nous nous engageons à offrir des services de qualité supérieure, adaptés aux besoins spécifiques de nos clients, tout en valorisant l’excellence et l’innovation.

**Poste à pourvoir : Adjointe exécutive**

Nous recherchons actuellement, pour le compte de** l’un de nos clients œuvrant au cœur de l'industrie du bien-être animal**, une perle rare pour se joindre à une équipe extraordinaire et occuper le poste d’**Adjointe exécutive** sous la responsabilité de la haute direction. Si vous êtes une personne dynamique, organisée et dotée d’un excellent sens de la communication, cette opportunité est faite pour vous
- **Fonction**: Adjointe Exécutive
- **Salaire**: 80 000 $ / Année
- **Type de mandat**: Présentiel (télétravail non permis)
- **Nombre d'heures**: 37.5 h par semaine
- ** Lieux**: Montréal, Qc

**Tâches**:
**Pour la Cheffe de la direction**:

- **Gestion de l'agenda** : Organiser les rendez-vous, les réunions et les voyages d'affaires. Assurer une gestion efficace de l'emploi du temps en tenant compte des priorités et des urgences.
- **Communication** : Gérer les communications entrantes et sortantes. Répondre aux appels téléphoniques, trier et filtrer les courriels et transmettre les informations importantes.
- **Organisation de réunions** : Planifier, coordonner et organiser les réunions, y compris la préparation de l'ordre du jour, la réservation de salles et l'accueil des invités s'il y a lieu.
- **Coordination interne** : Collaborer avec les partenaires internes pour faciliter la communication et la coordination des activités.

**Pour la Cheffe de la direction et les actionnaires**:

- **Gestion de l'information** : Collecter, organiser et archiver les informations importantes reliées au bon fonctionnement de l’entreprise. Maintenir la documentation et les dossiers d’affaires à jour pour un accès facile.
- **Financier** : Participer à la gestion des dépenses, des remboursements et d'autres tâches administratives liées à l’entreprise.

**Pour le comité exécutif**:

- **Gestion des déplacements** : Organiser les déplacements professionnels, y compris la réservation de vols, d'hôtels et d'autres arrangements logistiques.
- **Communication des agendas** pour le comité exécutif et collecte des minutes des réunions exécutive.

**Autres tâches administratives**:

- Ententes annuelles et suivis avec les hôtels
- Liste des coordonnées employés
- Traitement de la Visa corpo

Si ce poste vous intéresse et que vous correspondez au profil recherché, nous vous invitons à postuler dès maintenant

**Exigences pour le poste d'Adjointe exécutive**

**Formation et Expérience Professionnelle**:

- Diplôme en Secrétariat ou Diplôme d'Études Collégiales (DEC) ou formation universitaire pertinente.
- Minimum de huit (8) ans d'expérience en tant qu'adjoint(e) de direction.

**Compétences et Connaissances**:

- Maîtrise excellente du français et de l'anglais, à l'oral et à l'écrit.
- Compétences rédactionnelles supérieures.
- Maitrise de la suite MS Office (Word, PowerPoint, Excel) et autres outils informatiques.

**Aptitudes et Attitudes**:

- Capacité démontrée à maintenir des normes élevées de professionnalisme et de confidentialité.
- Fort accent sur la préservation de l'image et de la réputation de la haute direction et de l'entreprise.
- Grande adaptabilité, compétences organisationnelles et gestion des priorités.
- Gestion efficace du stress et compétences en travail d'équipe.
- Flexibilité, enthousiasme et capacités de travail d'équipe.
- Capacité prouvée à anticiper les besoins, à planifier et à prendre des initiatives.
- Excellentes compétences en communication et en service client.
- Normes éthiques élevées et capacité à maintenir la confidentialité en tout temps.

**Mais par-dessus tout**:

- ** Avoir le bien-être animal à cœur ❤︎**

Si vous êtes intéressé par ce poste et que vous répondez aux qualifications requises, nous vous encourageons à postuler dès maintenant