Spécialiste en Gestion de Documents

**À propos de nous**

M1 Composites est un chef de file reconnu dans l'industrie aérospatiale. Nous nous spécialisons dans l'ingénierie, la fabrication et la réparation de structures composites et métalliques. Parmi nos clients figurent de grandes compagnies aériennes, des organisations militaires et des équipementiers ; notre travail contribue directement à la sécurité et aux performances des aéronefs.
- Chez M1, la mission passe avant tout : la qualité, la sécurité et la rapidité d'exécution sont au cœur de tout ce que nous faisons._

**À propos du rôle**

Relevant du responsable qualité, le spécialiste en gestion documentaire sera chargé de gérer et de mettre en œuvre un écosystème de gestion documentaire robuste, conforme et évolutif, en partant de zéro.

Ce rôle dépasse le simple contrôle documentaire. Il implique la gestion des informations contrôlées, des documents appartenant au gouvernement et des informations non classifiées contrôlées (CUI), tout en assurant l'adoption complète d'un système de gestion documentaire au sein de l'organisation.

Il s'agit d'un rôle opérationnel et à forte visibilité pour une personne qui apprécie la structure, la gouvernance et la mise en œuvre d'exigences complexes de manière opérationnelle et conviviale.

**Principales responsabilités**

**Cadre et gouvernance de la gestion documentaire**
- Concevoir, mettre en œuvre et maintenir une structure de gestion documentaire à l'échelle de l'entreprise (numérique et physique).
- Définir et appliquer la taxonomie des documents, les conventions de dénomination, le contrôle des versions, les flux d'approbation et les règles de conservation.
- Mettre en place des processus de gestion du cycle de vie des documents, de leur création à leur archivage et à leur destruction.
- Assurer la traçabilité et l'intégrité complètes des documents techniques, de qualité, opérationnels et administratifs, internes et clients.

**Mise en œuvre et optimisation du système de gestion documentaire**
- Piloter la mise en œuvre et l'adoption complète du système de gestion documentaire
- Fournir du soutien au service informatique pour la configuration des structures documentaires, des métadonnées, des droits d'accès, des flux de travail et des rôles des utilisateurs au sein du système de gestion documentaire.
- Coordonner la migration, le nettoyage et la structuration des documents existants dans le système de gestion documentaire.
- Assurer la fonction de principal point de contact pour les processus liés au système de gestion documentaire et à l'amélioration continue

**Documentation CUI et appartenant au gouvernement**
- Fournir du soutien au responsable de la sécurité et à l'équipe informatique afin d'assurer la classification, la manipulation, le stockage, le contrôle d'accès et la conservation appropriés des documents sensibles et appartenant aux clients.
- Collaborer étroitement avec tous les services afin d'harmoniser les pratiques documentaires avec les exigences contractuelles, réglementaires et de sécurité.
- Soutenir les audits et les évaluations clients liés à la sécurité de l'information, au contrôle des documents et aux programmes gouvernementaux

**Conformité réglementaire et préparation aux vérifications**
- S'assurer que les pratiques de gestion documentaire respectent les exigences réglementaires et de qualité du secteur aérospatial.
- Conserver en permanence une documentation prête pour les audits internes, clients, réglementaires et de certification.
- Agir comme ressource clé lors des audits, en fournissant une récupération rapide et précise des documents et des explications.

**Collaboration interfonctionnelle**
- Collaborez avec les équipes Opérations, Qualité, Ingénierie, Finance, RH et Informatique pour comprendre les flux de documents et leurs contraintes.
- Traduire les exigences réglementaires et contractuelles en processus documentaires pratiques et opérationnels
- Fournir du soutien aux services dans l'organisation, la normalisation et la tenue à jour des documents contrôlés

**Gestion du changement et formation**
- Élaborer des procédures de contrôle des documents, des modèles et des guides d'utilisation
- Former les employés à l'utilisation du système de gestion documentaire, à la classification des documents et aux exigences de conformité.
- Favoriser l'adoption en équilibrant la gouvernance, la facilité d'utilisation et les réalités opérationnelles

**Amélioration continue et évolutivité**
- Surveiller le rendement du système, les risques de non-conformité et les commentaires des utilisateurs
- Proposer des améliorations aux flux de travail documentaires, à l'automatisation et à l'intégrité des données
- Faites évoluer le cadre de gestion documentaire à mesure que les programmes, les clients et les exigences réglementaires évoluent.

**Votre parcours idéal**
- Diplôme ou grade en gestion de l'information, gestion des documents, qualité, administration des affaires ou dans un domaine connexe.
- 2 à 3 ans d'expérience