Coordonnateur(Trice) de Propriété

JLL supports the Whole You, personally and professionally.
La responsabilité principale du Coordonnateur(trice) de propriété consistera à assister le gestionnaire de propriété dans la supervision des activités quotidiennes des centres commerciaux, ainsi que des tâches administratives afférentes. Le titulaire du poste devra également effectuer les tâches suivantes:
CE QUE VOUS FEREZ
S’assurer que des relations d’affaires de haute qualité soient entretenues avec les différents représentants administratifs des locataires bureaux, les détaillant ainsi que les différents services à l’interne;
Effectuer régulièrement des tournées des propriétés afin de s’assurer que tout est en ordre et faire le lien entre les différents membres de l’équipe lors de situations particulières;
Maintenir à jour les règlements d’usage des aires communes et en assurer le respect par les locataires;
Procéder à la vérification, au respect et au suivi des obligations contractuelles, des différentes clauses des baux, des règles et des procédures de l’immeuble;
Superviser et coordonner les activités de départ et d’arrivée des locataires : utilisation des ascenseurs, carte d’accès, clés, stationnement, s’assurer que les locaux sont libérés selon les conditions prévues au bail. Informer tous les intervenants concernés;
Voir à la supervision, au développement et à la formation du personnel sous sa responsabilité. Effectuer les évaluations de performance annuelles et assurer le suivi des objectifs fixés, des plans de développement de carrière;
Collaborer avec l’équipe de location temporaire (arrivées/départs, respect de l’entente contractuelle etc.) afin d’assurer le respect de la vision et l’image de marque de la propriété;
Assurer le supervision de l’équipe du Service à la clientèle, de la mise en place et le respect des standards de l’entreprise au niveau de la prestation des services;
Coordonner la gestion des plaintes et régler toutes situations problématiques afin d’assurer la satisfaction de la clientèle;
Participer aux mesures d’urgence de l’édifice à titre de membre de la brigade;
Négocier et gérer les demandes de location d’entreposage des locataires;
Négocier et gérer les demandes de location des OSBL;
Assurer les liaisons avec les locataires et les entrepreneurs en ce qui concerne l'accès à la propriété en dehors des heures d’ouverture;
Administrer les dérogations aux règles et les demandes d’information des locataires;
Effectuer le rapport mensuel d’occupation des propriétés ;
Collecter et saisir les informations nécessaires à l'élaboration des rapports trimestriels des différentes propriétés.
CE QUE NOUS RECHERCHONS
Diplôme universitaire, de préférence, en administration;
Un minimum de 2 à 3 ans d'expérience dans un poste pertinent;
Expérience dans le domaine de l’immobilier commercial, un atout;
Compétences exceptionnelles en gestion, en leadership, en communications et en service à la clientèle;
Solides connaissances en informatique (Word et Excel);
Gestion efficace des priorités multiples;
Esprit d'équipe et désir marqué d'amélioration continue de la qualité;
Entregent, dynamisme, organisation, autonomie;
Maîtrise du français et de l’anglais (à l’oral comme à l’écrit).
CE QU'IL Y A POUR VOUS
Joignez-vous à un chef de file du secteur et façonnez l’avenir de l’immobilier commercial
Des investissements massifs dans les technologies de pointe afin d’optimiser votre travail
Un régime d’avantages sociaux complet et concurrentiel
Un milieu de travail stimulant, conçu pour votre croissance et votre bien-être
- Interactions orales et/ou écrites avec des locataires ou partenaires externes basés à l’extérieur du Québec (par exemple, fournisseurs de services, cabinets d’avocats, pairs, banquiers, firmes de courtage, firmes d’analyse de crédit, agences de crédits, clientèle non-francophone, etc.)
The primary responsibility of the Property Coordinator will be to assist the Property Manager in supervising the day-to-day operations of the shopping centres, as well as the related administrative tasks. The incumbent will also be responsible for the duties listed below:
WHAT YOU’LL BE DOING
Ensure that high-quality business relationships are maintained with the various administrative representatives of the tenant offices, retailers and various internal services;
Regularly tour the properties to ensure that everything is in order and to make the link between the different members of the team during particular situations;
Maintain up-to-date common area use regulations and ensure compliance by tenants;
Verify, comply with and monitor contractual obligations, various clauses of leases, rules and procedures of the building;
Supervise and coordinate the departure and arrival activities of the tenants: use of elevators, access card, keys, parking, ensure that the premises are vacated according to the conditions provided for in the lease and coordinate with marketing the installation of palisades. Inform all relevant stakeholders;
Oversee the supervisio