Administrative Assistant

The activity of GreenFirst Forest Products is rooted in the forest For us, well-managed forests really make sense for our business, our communities, and the environment. We have a deep connection to Canada’s forest lands and sustainability. If this commitment to the environment and Canada’s forests resonates with you, come join our team.

**Commitment**:

- Live up to GreenFirst’s values, principles, and guidelines.
- Bring an open and cooperative attitude to your job, contributing to our positive work environment.
- Comply with all health, safety, and environmental standards, as well as applicable regulations and laws.

**Responsibilities**:

- Promote and provide a safe workplace, seek improvements, support Health & Safety Program.
- Support compliance with collective agreement and sound union/management/employee relations.
- Act as the central point of contact between staff employees and internal and external communication.
- Using an entrepreneurial approach, provide confidential administrative and payroll services to the General Manager and delegates.
- Develop and maintain a good rapport between labour, customer, outside agencies, other users and management.
- Participate in budget planning and monthly variance report review.
- Provide confidential administrative services by preparing correspondence such as letters, memos, minutes, and reports and by providing support activities necessary for the Management group.
- Support internal communication by developing and maintaining an efficient process, including internal advertising on televisions, bulletin boards, etc.
- Ensure internal distribution lists are updated and accurate.
- Review and streamline internal processes.
- Compile, prepare and distribute reports as required.
- Coordinate and support departmental and other meetings.
- Prepare all documentation required to ensure that all equipment owners receive payment as per their contracts.
- Prepare all invoices for payment in appropriate coding distribution.
- Payroll functions
- Recommend changes and improvements to all internal processes

**Requirements**:

- High School Diploma
- Must be bilingual (English & French)
- Proficiency in Microsoft Word & Excel
- 1-3 years experience as an administrative assistant
- Additional qualifications as an administrative assistant would be an asset.

Please send your resume and cover letter to:

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**Position : Assistant(e) Administratif(ve)**

**Location : Hearst, ON**

L’activité de GreenFirst Produits Forestiers est ancrée dans la forêt Pour nous, des forêts bien gérées ont vraiment du sens pour notre entreprise, nos communautés et l’environnement. Nous avons un lien profond avec les terres forestières canadiennes et la durabilité. Si cet engagement envers l’environnement et les forêts canadiennes résonne en vous, venez joindre notre équipe.

**Engagement**:

- Soyez à la hauteur des valeurs, principes et directives de GreenFirst.
- Apportez une attitude ouverte et coopérative à votre travail, contribuant à notre environnement de travail positif.
- Se conformer à toutes les normes de santé, de sécurité et d’environnement, ainsi qu’aux réglementations et lois applicables.

**Responsabilités**:

- Promouvoir et fournir un lieu de travail sûr, rechercher des améliorations, soutenir le programme de santé et de sécurité.
- Soutenir le respect de la convention collective et de bonnes relations syndicat/direction/employés.
- Agir en tant que point de contact central entre les employés du personnel et la communication interne et externe.
- En utilisant une approche entrepreneuriale, fournir des services administratifs et de paie confidentielle au directeur général et aux délégués.
- Développer et maintenir de bonnes relations entre la main-d’œuvre, le client, les agences externes, les autres utilisateurs et la direction.
- Participer à la planification budgétaire et à l’examen mensuel des rapports sur les écarts.
- Fournir des services administratifs confidentiels en préparant la correspondance telle que des lettres, des notes de service, des procès-verbaux et des rapports et en fournissant les activités de soutien nécessaires au groupe de gestion.
- Soutenir la communication interne en développant et en maintenant un processus efficace, y compris la publicité interne sur les téléviseurs, les babillards, etc.
- Assurez-vous que les listes de distribution internes sont mises à jour et exactes.
- Examiner et rationaliser les processus internes.
- Compiler, préparer et distribuer des rapports au besoin.
- Coordonner et soutenir les réunions départementales et autres.
- Préparer tous les documents requis pour s’assurer que tous les propriétaires d’équipement reçoivent le paiement conformément à leurs contrats.
- Préparer toutes les factures pour paiement dans la distribution de codage appropriée.
- Fonctions de paie
- Recommander des changement