Registraire Associé ou Registraire Associée

Sous la direction du ou de la registraire, la personne titulaire de ce poste est chargée de développer, administrer, mettre en œuvre, gérer et contrôler le système informatisé des dossiers étudiants et du portail étudiant au Collège Boréal. Elle doit élaborer et mettre en œuvre les directives et les processus découlant des directives ministérielles et des exigences du Collège en ce qui a trait aux activités du Bureau des admissions et du registrariat (BAR). Elle assure la formation de tous les utilisateurs du système à travers la province sur les processus du BAR.

Elle supervise les équipes chargées des dossiers étudiants depuis la préinscription jusqu’à l’achèvement des études, ainsi que le personnel chargé de la gestion des admissions et des horaires. De plus, elle assure l’efficience et l’efficacité du système de vérification et de contrôle du Collège. Elle supervise également les rapports préparés par les technologues du Bureau de la qualité, de la recherche institutionnelle et de la planification stratégique (BQRIPS), qui sont responsables de développer, de compiler et d’analyser divers rapports pour la vérification annuelle, la préparation des feuillets T2202, la planification des effectifs, etc. La personne titulaire appuie la mission, la vision et les objectifs stratégiques du Collège par son leadership et sa gestion des dossiers relevant du BAR, contribuant ainsi à l’atteinte des objectifs stratégiques du Collège

Responsabilités:
**Administration**
- Gérer les ressources humaines des équipes sous sa responsabilité;
- Organiser des réunions hebdomadaires avec le personnel;
- Gérer les activités suivantes par l’entremise de son personnel : offres de cours et de programmes, préparation des horaires, gestion des salles, processus d’inscription, gestion des dossiers scolaires, rétention des étudiants, validation des parcours scolaires, achèvement des études, remise des feuillets T2202, analyse de rapports et de données, vérification des effectifs;
- Collaborer avec la direction du BQRIPS pour assurer une gestion efficace et un fonctionnement quotidien des services technologiques;
- Analyser les besoins de base de chaque composante de son secteur, définir les objectifs annuels, établir les priorités et élaborer les plans d’activités;
- Recruter, sélectionner, former et perfectionner le personnel sous sa charge pour assurer la qualité des services;
- Élaborer et mettre en œuvre des pratiques, guides, processus et stratégies innovatrices visant les questions opérationnelles;
- Gérer les changements technologiques sous sa responsabilité;
- Gérer les activités quotidiennes du bureau ou des équipes;
- Appuyer le ou la registraire dans l’élaboration et l’administration des politiques, directives et procédures du Collège;
- Aider le ou la registraire à gérer les ressources humaines et matérielles conformément aux politiques du Collège et aux budgets approuvés;
- Appuyer l’équipe du BAR, les écoles, les directions et gestionnaires postsecondaires, la vice-présidence à l’enseignement et la communauté Boréal dans divers processus et initiatives liés à l’admission, aux horaires et à la remise des diplômes;
- Appuyer les initiatives du Collège Boréal, au besoin, à l’interne ou à l’externe;
- Assurer le bon fonctionnement du BAR en collaboration avec les autres gestionnaires du secteur et assumer le rôle de registraire, au besoin;
- Aider à la préparation de tous les rapports statistiques pour analyse et validation avant leur soumission à la direction;
- Guider et appuyer le personnel du BAR afin de partager les connaissances, compétences, attitudes et habiletés de l’équipe, créant ainsi une communauté d’apprentissage professionnelle favorisant l’amélioration continue du service à la clientèle;
- Superviser et planifier la production des diplômes et certificats, et assister la ou le registraire dans la préparation des cérémonies de remise des diplômes pour tous les campus et sites du Collège;
- Assurer la mise à l’essai des modules dans les systèmes du Collège sous sa responsabilité;
- Représenter les intérêts du Collège en participant à des comités provinciaux (p. ex., CRAAL - Comité des registraires et agents d’admission et de liaison);
- Représenter les intérêts du BAR et collaborer avec tous les secteurs du Collège en participant à des comités internes et, au besoin, à l’EGE;
- Collaborer avec le secteur Enseignement à l’élaboration du calendrier scolaire et le calendrier de préparation des FCT;
- Assurer le respect et la mise à jour des directives du Guide Boréal et contribuer à sa mise à jour annuelle;
- Assurer la mise à jour du contenu du site Web et de l’Intranet concernant les dossiers sous sa responsabilité.

**Planification, organisation, contrôles**

Système informatisé de gestion:

- Collaborer avec l’équipe