Agente ou Agent de bureau

Please note: If you are a current Collège Boréal employee, please apply to this job via the Workday application.

Collège Boréal is committed to upholding the values of equity, diversity, inclusion and human rights in our living, learning and working environments. We know that diversity fosters excellence and we all share the responsibility to foster an equitable, diverse and inclusive community. In keeping with our values, we are looking for staff who will work respectfully and constructively with everyone who attends our college. We invite applications from any qualified individual and actively encourage applications from members of groups with historical or current equity barriers, including, but not limited to, women, people of Indigenous descent, racialized people, people with disabilities, and members of the 2SLGBTQI+ community. We support diversity and equity and are committed to creating a workplace free of harassment and discrimination and an inclusive and barrier-free environment. If we contact you for a job interview, please inform us of any accommodations you require with respect to any materials or processes used, so that we can ensure you receive a fair and equitable assessment of your qualifications.

Alternative formats will be provided upon request throughout the recruitment and selection process. Please let us know if you require accommodations to apply for the position.
 

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Job Description

Sous la responsabilité générale de la ou du registraire associé à l'accueil, l'admission et l'aide financière, la personne titulaire du poste soutient l'ensemble du secteur en apportant une assistance clé aux équipes d'accueil, d'aide financière et de gestion des dossiers étudiants. Ses responsabilités principales consistent à offrir un soutien opérationnel aux diverses équipes, en fonction des priorités établies, contribuant ainsi à assurer un service fluide et efficace pour répondre aux besoins de la population étudiante et optimiser la gestion des demandes au sein du secteur.

• Fournir un soutien administratif aux équipes, incluant le traitement de paiements ou de remboursements et la production, la numérisation et l'archivage de documents.
• Assurer l'entrée de données et la vérification des dossiers ou documents dans les systèmes informatisés du Collège et du ministère.
• Compiler et analyser des données en réponse à diverses demandes.
• Rédiger des lettres et courriels à l'aide de modèles existants tout en garantissant l'exactitude des informations fournies.
• Faire l'envoi d'une grande quantité de communications à l'aide de publipostages.
• Réaliser diverses recherches pour appuyer les besoins du secteur.
• Appuyer l'évaluation des demandes de bourses en compilant les preuves nécessaires, en participant aux délibérations, en préparant les comptes rendus et en assurant les suivis nécessaires pour la prise de décision de l'équipe. 
• Servir d'intermédiaire entre les équipes et la clientèle, en organisant des rendez-vous et en assurant le suivi des demandes soumises par téléphone ou courriel.
• Mettre à jour régulièrement les formulaires et documents en lien avec le secteur.
• Apporter un soutien pour l'organisation et la coordination des cérémonies de remise de diplômes au campus de Sudbury, à la demande de la personne superviseure.

• Offrir un service à la clientèle exemplaire en tout temps, en faisant preuve de courtoisie, d'écoute et de professionnalisme.
• Répondre aux appels téléphoniques, fournir une gamme variée d'informations en suivant les procédures et politiques établies, et orienter la clientèle vers les services appropriés.
• Être à l'écoute des besoins et attentes de la clientèle, et contribuer activement à l'amélioration continue des services offerts par le secteur.
• Apporter un soutien à la population étudiante pour la soumission de formulaires ou documents, tant par voie électronique que sur papier.
• Apporter une assistance au personnel à l'accueil du campus de Sudbury pendant les périodes de pointe (p. ex., rentrées) ou en cas d'absence, ou à la demande de la personne superviseure.

• Études de 2 ans menant à un diplôme ou l'équivalent en administration de bureau, administration des affaires ou informatique
• Minimum de deux d'expérience pertinente
• Expérience en service à la clientèle
• Expérience dans l'utilisation de logiciels de partage de dossiers
• Maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit
• Expérience avec les logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
• Capacité à travailler sous pression et à respecter des échéances serrées
• Sens aigu de l'organisation et souci du détail
• Esprit d'équipe développé et aisance à établir des relations interpersonnelles
• Expérience dans la compilation et la comparaison de données
• Expérience dans l'entrée de données
• Familiarité avec les bases de données informatisées et leur gestion
• Capacité à travailler efficacement en autonomie et au sein d'une équipe

Closing Date:

Note: Posting is no longer available as of date cited above at 11:59 p.m.

First consideration will be given to internal applicants in accordance with their respective Collective Agreements.