Adjointe ou Adjoint de Direction

Le principal but de ce poste est de fournir du soutien de niveau exécutif au doyen associé, Équité et inclusion, afin qu’il puisse effectuer son travail efficacement. La ou le titulaire de ce poste agit avec peu de supervision, prévoit les besoins tout en gérant le flux de travail quotidien et établit la priorité de divers projets au sein du Portefeuille de l’équité et de l’inclusion.

Cette personne fournit un vaste soutien et planifie des fonctions de haut niveau pour divers comités et groupes en plus d’apporter un éventail d’appui aux diverses activités du Portefeuille de l’équité et de l’inclusion.

**Responsibilities**:
**RESPONSABILITÉS**:
Les tâches peuvent inclure, sans s’y limiter:
- Examiner et traiter en toute confidentialité le courrier entrant du doyen associé, et prendre l’initiative de déterminer le plan d’action approprié. Lire la correspondance interne et externe, traiter les sujets abordés au besoin et répondre directement ou préparer des réponses à faire signer par le doyen associé.
- Traiter indépendamment les demandes de renseignements et autres demandes et résoudre les problèmes exigeant des connaissances approfondies du domaine et des connaissances générales de l’École, de ses politiques et de ses processus. Déterminer le plan d’action approprié et assurer le suivi jusqu’à la résolution de la question. Signaler au doyen associé les questions qui exigent son attention ou les transmettre au bureau approprié pour les suivis.
- Participer à l’établissement du plan annuel de travail du Portefeuille et faciliter le travail du doyen associé en veillant à ce que les tâches, les actions et les priorités demeurent sur la bonne voie.
- Prévoir et organiser des événements au nom du doyen associé, notamment des réunions, des conférences, des voyages, etc. Préparer tous les documents requis, y compris les ordres du jour, les détails des réunions ainsi que les itinéraires et documents de voyage.
- Superviser la fonction de gestion des dossiers du Portefeuille de l’équité et de l’inclusion en veillant à ce qu’ils soient tous à jour, organisés et accessibles au besoin.
- Surveiller le budget du doyen associé et assumer un pouvoir délégué limité de signature. Tenir les dossiers financiers pertinents du Portefeuille de l’équité et de l’inclusion, suivre les dépenses en fonction du budget et rapprocher les remboursements des dépenses. Examiner les demandes de remboursement des subalternes directs du doyen associé et souligner toute incohérence des protocoles/politiques, en observant les protocoles et politiques de l’École.
- Apporter du soutien administratif à plusieurs comités et groupes officiels, ce qui inclut préparer les ordres du jour, compiler les renseignements généraux, assister aux réunions, prendre les notes et rédiger les procès-verbaux et coordonner les mesures de suivi.
- Accomplir toutes autres tâches qu'on lui attribue.

**Qualifications**:
**Education**:
**Éducation**:

- Un diplôme collégial en affaires ou administration de bureau ou dans une discipline connexe décerné par un collège reconnu agréé au Canada ou une combinaison équivalente d’éducation et d’expérience est requis.

**Knowledge, Skills and Abilities**:
**Connaissances, compétences et capacités**:

- Au moins cinq (5) ans d'expérience connexe sont requis
- Maîtrise de Word, Excel, Power Point, Outlook et Google Mail
- Expérience de travail avec Datatel / Colleague
- Vastes connaissances des politiques et processus financiers
- Expérience dans la collecte et l’analyse de données, la compilation de renseignements et la préparation de rapports
- Expérience de travail avec SharePoint ou des logiciels de gestion de bases de données et de sondage
- Expérience de travail avec des logiciels comportant des capacités de traitement de texte (p. ex., Microsoft Excel, PowerPoint, Word).
- Capacité d’analyser et de résoudre des problèmes typiquement associés aux responsabilités
- Capacité de créer, composer, modifier et relire des documents écrits
- Capacité de planifier et organiser le travail, d’en établir la priorité et d’accomplir plusieurs tâches en même temps dans un environnement où la charge de travail est importante
- Capacité d’utiliser un ordinateur de bureau et de travailler aisément dans un environnement de bureau informatisé
- Capacité de comprendre et de suivre les instructions et de travailler avec un minimum de supervision
- Capacité de faire preuve de discrétion et de préserver la confidentialité
- Capacité de travailler en consultation et en collaboration avec diverses autres unités afin de faire avancer les objectifs stratégiques généraux de l’école
- Capacité de travailler indépendamment et en équipe
- Capacité de travailler en employant des pratiques, protocoles et politiques organisationnels établis.
- Connaissance de la Loi