Adjoint.e de Direction

**Description sommaire du poste**

**Principales responsabilités**
**_Soutien à la direction des affaires juridiques et du secrétariat_**
- Contribuer à la gestion du traitement des demandes d’accès à l’information;
- Traiter les demandes de vérification du droit d’exercice et émettre des attestations et des certificats de membres en règle;
- Répondre aux demandes de renseignements internes et externes;
- Assurer le lien avec l’Ordre des psychologues relativement aux titulaires du permis de psychothérapeute;
- Traiter, conformément aux procédures établies, les déclarations initiales et annuelles d’exercice en société des membres de l’Ordre : analyser la documentation et tenir à jour le registre des sociétés et répondre aux demandes d’information, assurer les suivis;
- Ouvrir les dossiers internes et gérer la correspondance devant s’y trouver;
- Soutenir et apporter son aide à la préparation et à la tenue de rencontres d’équipe ou de comités;
- Coordonner le processus relié à la cessation d’exercice des membres, notamment quant à la transmission des dossiers à l’Ordre et à la publication d’avis de cession de dossiers;
- Contribuer au maintien du tableau de l’Ordre dans la base de données de l’Ordre (Eudonet);
- Colliger et traiter l’information, provenant de la déclaration annuelle remplie par les membres, concernant les décisions judiciaires et administratives prises à leur endroit : correspondance, obtention des jugements, etc.;
- Assurer la gestion documentaire et les fichiers liés à ses fonctions;
- Maintenir l’information et la mise en page du Manuel d’instructions de la Direction des affaires juridiques et du secrétariat;
- Soutenir la préparation des documents pour les élections au conseil d’administration;
- Collaborer à l’élaboration et au maintien à jour des procédures de fonctionnement relatives à ses tâches;
- Assurer le suivi de la facturation de services et du paiement des factures auprès du service des finances de l’Ordre;
- Effectuer toute autre tâche déléguée par le directeur des Affaires juridiques et secrétaire de l’Ordre.

**_Soutien au secrétariat de comités de l’Ordre_**
- Planifier le calendrier annuel des réunions;
- Organiser les réunions en présentiel ou par visioconférences (Teams et Zoom) et faire les entrées aux calendriers;
- Préparer les avis de convocation et les ordres du jour de comités;
- Gérer la documentation soumise aux comités et, au besoin, fusionner des documents, préparer des sommaires et créer la table des matières des documents soumis avec hyperliens vers la documentation;
- Créer et transmettre les sondages à la suite des réunions et en assurer les suivis;
- Assurer le suivi auprès du service des finances et de la paie relativement au versement des jetons de présence et au remboursement des dépenses;
- Inscrire les membres de comités aux formations obligatoires de l’Ordre et faire les suivis nécessaires.

**_Soutien au secrétariat du conseil de discipline_**
- Transcrire les procès-verbaux des audiences disciplinaires et en assurer la mise en page;
- Collaborer à la rédaction de la correspondance et des procédures juridiques, telles les requêtes pour la signification, les assignations de témoins, les avis de radiation, de suspension, de limitation et de révocation de permis;
- Élaborer des tableaux pour le suivi des dossiers;
- Assurer la logistique des salles de discipline en collaboration avec la ou le secrétaire du conseil de discipline;
- Faire le suivi de la publication des décisions auprès de la SOQUIJ et de CanLII et les démarches auprès des organismes en cas de non-publication;
- Préparer, sur instruction de la ou du secrétaire du conseil de discipline, les avis d’audition selon un calendrier;
- Établir les listes de déboursés à jour dans chaque dossier;
- Préparer la facturation;
- Afficher les rôles d’audience;
- Vérifier la facturation des fournisseurs du greffe disciplinaire;
- Afficher sur le site Internet de l’Ordre les avis de radiation, limitation, suspension, révocation et suivi après affichage;
- Assurer la réception des demandes de renseignements internes et externes.

**Compétences et qualités recherchées**
- Capacité de transmettre l’information et d’adapter ses propos en fonction des lecteurs ciblés. Habileté à rédiger de manière compréhensible;
- Habileté à assumer ses décisions et ses comportements. Capacité d'être fiable et de réaliser ses engagements en étant soucieux de livrer un travail de qualité;
- Capacité d’organiser son travail, de gérer son temps et d’établir des priorités. Habileté à structurer ses tâches de manière à être le plus efficace possible et à respecter les échéances;
- Capacité d’entreprendre les choses sans que celles-ci soient explicitement demandées;
- Aptitude à penser et à agir avec indépendance. Capacité de travailler avec un minimum de supervision et de lignes directrices;
- Habileté à ne pas divulguer de l’information confidentielle ou sensible;
- Aptitude à se comporter avec discernement en anticipant les cons