Spécialiste en Documentation

Un emploi à titre de spécialiste en documentation y avez-vous pensé? Joignez-vous à notre organisation et contribuez au succès de notre mission humaine**RÔLE ET RESPONSABILITÉS**
Relevant du chef de gestion documentaire, vous assumez la responsabilité des activités reliées au processus de la structure documentaire d’Héma-Québec. Vous maintenez la nouvelle structure, dans le système informatique qualité, pour les documents contrôlés réglementaires et administratifs. Vous êtes la personne de référence quant à la gestion des documents dans le système. Vous participez activement à la mise à jour du processus de gestion documentaire et vous vous assurez que les exigences réglementaires et internes soient respectées auprès des intervenants qualité de son secteur.**Plus particulièrement, vous**:
**Gardien de la structure**:

- Assurez le respect des gabarits et des exigences de rédaction, et ce, en collaboration avec les spécialistes en gestion documentaire tout en assurant la conformité des livrables);
- Agissez en tant expert système informatique qualité pour les documents de la nouvelle structure;
- Effectuez une vigie documentaire;
- Effectuez l’approbation initiale des ordres de changements (OC) pour respecter les critères de rédaction. Vous analysez les demandes de création de documents, déterminez le type de document à créer en collaboration avec le service demandeur, assigner un numéro de document et envoyez le lien vers le gabarit approprié;
**ou**
- Analysez les demandes de révision de document, voir l’impact du changement sur les autres documents et/ou les autres secteurs;
**et**
- Vous assurez que l’impact sur la cartographie du processus a été évalué;
- Collaborez avec le coordonnateur qualité, conformité et projets opérationnels de la vice-présidence qualité et développement et les propriétaires de processus Q&D pour les mises à jour et les correctifs de documents suite à des observations, non-conformités ou CAPA;
- Gérez les gabarits et exigences de rédaction (revues qualité).

**Distribution de document**:

- Assurer le respect des exigences lors des nouvelles demandes de distribution papier;
- Effectuez les vigies dans le système informatique pour assurer la disponibilité des documents (nouveau ou en révision) à temps dans les secteurs définis;
- Effectuez la distribution des versions papier des documents contrôlés pour tous les secteurs;
- Assurez le suivi du processus de retour des documents périmés et déclarer les écarts au processus via le processus défini;
- Collaborez avec le spécialiste principal assurance qualité systèmes et le conseiller à la formation réglementaire (qualité) pour assurer une formation des intervenants sur le processus;
- Effectuez une vigie de ses indicateurs qualité en collaboration avec le coordonnateur qualité, conformités et projets opérationnels et faire les suivis nécessaires auprès des intervenants;
- Analysez les demandes de nouvelles copies papier versus l’accessibilité électronique des documents dans les secteurs avec le spécialiste en gestion documentaire via le projet de la refonte documentaire.
- Toute autre tâche requise par son supérieur immédiat.

**EXIGENCES**
- Diplôme un diplôme collégial ou un diplôme universitaire de premier cycle en sciences (chimie, biologie, biochimie ou domaine connexe pertinent) ou tout autre domaine jugé pertinent;
- Posséder un minimum de 3 à 5 années d’expérience en gestion documentaire dans l’industrie du sang ou pharmaceutique;
- Posséder une très bonne maîtrise de la gestion documentaire dans les milieux réglementés tel que Santé Canada;
- Posséder d’excellente connaissance des pratiques d’assurance qualité et compréhension des BPF, des principes qualité et exigences réglementaires;
- Posséder une excellente maîtrise des langues française et anglaise tant à l’oral qu’à l’écrit;
- Maîtriser les principaux outils et logiciels (Microsoft Office, SAP, Trackwise) et des outils de communication à distance tels que : Webex, Zoom, Teams, etc.
- Posséder une certification qualité et pour des processus gestion documentaire sera considéré comme un atout;
- Être disposé à effectuer des déplacements occasionnels;
- Toutes les combinaisons de scolarité et d’expérience jugées pertinentes seront prises en considération aux fins de la dotation._

**COMPÉTENCES RECHERCHÉES**
- Avoir d’excellentes capacités d’analyse et de synthèse ainsi que de compréhension des enjeux organisationnels;
- Démontrer un excellent sens de l’organisation et de la planification et faire preuve d’autonomie, de rigueur, de tact et de diplomatie;
- Gérer avec efficacité, sur une base simultanée, plusieurs mandats;
- Posséder des habiletés en animation de groupe et en gestion de changement;
- Capacité à travailler dans un environnement de travail dynamique propice à l’innovation;
- Capacit