Directeur (Trice)approvisionnement

**Description**

Sous la supervision du vice-président exécutif, Finances et technologies, le Directeur, Approvisionnements (« DA ») planifie, dirige et contrôle les activités d’approvisionnement de l’Administration Portuaire de Montréal (« APM »), afin de lui garantir la fourniture à prix compétitif des biens et services nécessaires à l’exercice de ses activités. Le DA s’assure de procédures d’achat conformes aux politiques de l’APM et aux lois et règlements en vigueur, efficaces, rigoureuses et transparentes. Il se focalise sur l’optimisation du coût total d’utilisation par l’APM et opère en permanence dans un cadre de bonne gestion des fonds publics. Il attire, développe et retient les talents requis par la fonction et adapte continuellement son organisation et les rôles et responsabilités des membres de son équipe en fonction des objectifs stratégiques de l’APM, ainsi que des meilleures pratiques de la fonction.

Les responsabilités clés de ce poste sont les suivantes:
Politique d'approvisionnement:

- Respecter et faire respecter en permanence le code d’éthique de l’APM, ainsi que les délégations d’autorité, les politiques d’approvisionnement et les lois et règlements en vigueur ;
- Proposer des modifications aux politiques d’approvisionnement de l’APM visant à ce qu'elle corresponde aux besoins évolutifs de l'organisation et aux bonnes pratiques;
- Supervision et coordination des achats, des ententes de partenariat et gestion des contrats:

- Revoir les processus d’approvisionnement afin de garantir leur intégrité, efficience et efficacité, notamment en vue d’intégrer le contrôle triangulaire (« three-way match ») en cours de déploiement à l’APM ;
- assurer la mise en place et l’utilisation d’une documentation contractuelle afin de protéger les intérêts de l’Administration lors de l’achat de biens et services ;
- planifier les appels d’offre à venir et travailler avec les équipes impliquées afin de garantir leur réalisation dans les temps et dans le cadre des objectifs visés ;
- préparer et signer les contrats officiels, lorsque requis ;
- assurer le respect des échéanciers des contrats d’achats et de services ainsi que de la mise à jour des dossiers ;
- intervenir auprès des fournisseurs dans les cas de non-respect de leurs obligations contractuelles en vue de régler les situations conflictuelles.

Relations internes et externes:

- S'assurer de satisfaire aux besoins d’achat de biens et services des clients internes ;
- Focaliser la fonction Approvisionnement sur l’optimisation du coût total d’utilisation pour l’APM ;
- Travailler en étroite collaboration avec les gestionnaires afin d’analyser les besoins, les contraintes et opportunités et proposer des solutions novatrices et en termes d'approvisionnement ;
- Maintenir des contacts réguliers avec les fournisseurs et les usagers de l'Administration;
- Planifier et participer aux rencontres de pré-adjudication de contrat d’acquisition de biens et services.

Administration propre à la fonction _approvisionnements_:

- Interpréter et voir au respect de ces procédures et politiques ainsi que des délégations d'autorité ;
- Préparer la documentation nécessaire à l’approbation de l’octroi des contrats, conformément aux délégations d’autorité en vigueur ;
- Vérifier et approuver les bulletins de commande ;
- Élaborer une stratégie à long terme en matière de gestion des approvisionnements ;
- Se maintenir au courant des orientations stratégiques des principaux fournisseurs ;
- Assurer une vigie dans le domaine des approvisionnements et mettre en place les meilleurs processus et pratiques de l'industrie ;
- Assurer une utilisation optimale des ressources humaines et technologiques ;
- Tirer parti du pouvoir d'achat de l'Administration notamment en regroupant les besoins en vue de réaliser des économies d'échelle et en réduisant les frais administratifs ;
- Gérer les relations avec les fournisseurs clés, notamment en participant aux négociations ou en les supervisant, en évaluant leur rendement et en vérifiant qu'ils respectent bien leurs ententes ;
- Dans le cadre des politiques en vigueur et des lois existantes, négocier toute entente avec les fournisseurs de biens et de services afin d’obtenir un coût total d’utilisation optimal pour l’organisation ;
- Développer le recours à des pratiques qui visent à assurer l’intégrité, l’efficacité, l’équité, l’ouverture et la transparence du processus d'approvisionnement ;
- rendre compte des activités d'approvisionnement aux organes de direction et de gouvernance de l’APM.

Système informatique des approvisionnements:

- collaborer à l'établissement et au maintien fonctionnel du système informatique des approvisionnements ;
- assurer la formation des utilisateurs internes en vue de l’utilisation du système par les autres secteurs.
- Gestion des surplus de l’Administration:

- Élaborer, implanter et faire évoluer les procédures internes de gestion des surplus de l’Administration;
- Veiller au respect de ces procédures.