Coordinateur Des Services Aux Locataires

**Résumé du poste**:
Nous recherchons un coordonnateur des services aux locataires proactif et débrouillard pour rejoindre notre équipe de Montréal. Relevant directement du directeur principal, Opérations et Centres d'innovation, ce poste s'inspire de la structure de soutien qui a fait ses preuves à notre Centre d’innovation de UBC. En tant que premier point de contact pour les locataires et les visiteurs, vous jouerez un rôle clé dans le bon déroulement des opérations quotidiennes d'adMare et des compagnies résidentes, et vous soutiendrez les initiatives stratégiques du Centre d'innovation, tant au niveau des laboratoires que des bureaux.

**Responsabilités principales**:
**Soutien et engagement des locataires**

- Servir de point de contact principal pour les demandes et les activités quotidiennes des compagnies résidentes.
- Accueillir et intégrer les nouveaux locataires.
- Diriger les programmes d'orientation pour les nouveaux membres du personnel (compagnies résidentes et adMare).
- Planifier et coordonner les événements sur place, en collaboration avec l'équipe des communications.
- Assurer la liaison entre les locataires et les équipes internes.
- Servir de contact principal pour la gestion des bons de travail (bons de travail liés aux locataires).

**Coordination opérationnelle et des installations**

- Superviser tous les aspects du fonctionnement des bureaux, y compris le contrôle d'accès (gestion des cartes d'accès et des stocks de clés), les systèmes audiovisuels, la reconfiguration des bureaux et les procédures de sécurité.
- Faciliter l'attribution et l'optimisation de l'espace, en tant que principal interlocuteur pour la gestion des bons de travail et le logiciel de réservation d'espaces de bureau.
- Assurer la liaison avec la direction de l'immeuble pour l'entretien et les réparations.
- Collaborer avec la direction de l'immeuble pour garantir le bon déroulement des procédures de réception des marchandises et la réception du matériel (en coordination avec le service d'expédition et de réception).
- Assurer la suppléance pour la réception des marchandises (en coordination avec le service d'expédition et de réception).
- Fournir un soutien technique pour les opérations de laboratoire, y compris les modifications de l'infrastructure et la reconfiguration des laboratoires.
- Assurer la supervision générale des équipements de laboratoire partagés, en veillant à ce que les réparations et l'entretien soient effectués en temps voulu et que les procédures opérationnelles standard (SOP) soient respectées.
- Mettre à jour les indicateurs clés et les indicateurs de performance du Centre d'innovation de Montréal, y compris la mise à jour des listes d'employés des compagnies résidentes et de la base de données des SOP opérationnelles

**Sécurité et conformité**

- Participer activement au comité de sécurité du Centre d'innovation de Montréal afin de promouvoir un environnement de travail sécuritaire et conforme.
- Contribuer à la coordination des mesures d'urgence et à la planification des interventions.
- Maintenir les procédures d'urgence et coordonner la gestion des déchets chimiques avec la direction de l'immeuble.

**Projets stratégiques**

- Participer à des projets spéciaux, y compris des initiatives de construction, selon les besoins.
- Contribuer aux initiatives d'amélioration continue.

**Soutien administratif et financier**

- Gérer le processus de facturation aux locataires des services fournis par et via adMare.
- Accomplir les tâches supplémentaires qui lui sont assignées.

**Expérience et qualifications**:

- Capacité avérée à établir et à maintenir des relations efficaces avec divers intervenants.
- Excellentes compétences organisationnelles, avec une capacité à hiérarchiser et à exécuter efficacement les tâches.
- Sens aigu des affaires, avec une bonne compréhension des implications financières et de l'évolutivité des programmes opérationnels.
- Capacité à gérer des situations urgentes ou ambiguës dans des environnements dynamiques et non standard.
- Engagement à fournir un service à la clientèle de haute qualité.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office.
- Une expérience en gestion des ressources et en gestion de projets est considérée comme un atout.
- La maîtrise de l'anglais et du français est requise.