Coordonnateur-trice de Projets Et Soutien Logistique

PRÉSENTATION BRÈVE DE LA COMPAGNIE

La mission de Global-Watch est d’améliorer la santé mentale et le bien-être au travail dans le monde de manière durable. Nous contribuons à maintenir à haut niveau les connaissances et les capacités autonomes des leaders et équipes RH dans l’intégration des bonnes pratiques favorisant la santé mentale et le bien-être au travail, en utilisant la science, des outils concrets, et le partage de pratiques prometteuses dans une dynamique internationale. Animés par des valeurs de rigueur, de pérennité, de pragmatisme, de complicité et de bienveillance, nous souhaitons être un acteur clé influent pour les organisations et les leaders qui souhaitent placer l’humain et la création de valeur durable au cœur de leur stratégie de croissance.

L’équipe derrière Global-Watch est une PME dynamique basée à Montréal, dont les activités se déploient principalement en Amérique du Nord et en Europe. La communauté d’employeurs adhérents de Global-Watch, composée de grandes organisations largement reconnues, lui permet d’avoir un impact sur près d’un million de salariés dans le monde. Cette réalité offre l’opportunité de se positionner comme un partenaire incontournable des entreprises qui désirent innover dans l’atteinte d’objectifs d’amélioration de la santé globale de leurs équipes.

RÔLE

Nous sommes à la recherche d’un-e coordonnateur-trice dynamique et organisé-e pour se joindre à notre petite (mais très efficace) équipe basée à Montréal. À titre de Coordonnateur-trice de projets et soutien logistique, votre principal mandat consistera à soutenir l’équipe dans la gestion des tâches quotidiennes liées aux livrables des projets, à assurer un service-client efficace et de qualité et de collaborer activement à l’amélioration des processus internes. Nous aimerions vous rencontrer si vous avez un bon sens des priorités, vous aimez prendre des initiatives et vous souhaitez contribuer à la qualité du rendu des projets et des activités de l’équipe.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Coordination logistique d’activités et d’événements - 40%

Préparation des rencontres d’équipe
Organisation d’événements virtuels (80%) et présentiels (20%) de type conférence et / ou discussion (webinaires)
Utilisation de multiples outils technologique et logiciels tels que Hubspot, Livestorm, Zapier et Teams pour diverses actions de préparation, d’organisation et de suivis pour ces évènements (ex. Création de listes intelligentes et envois de communications diverses, configuration de pages d’inscription, contrôle de la qualité de la documentation remise aux participants, assurer le bon fonctionnement des éléments logistiques, résolution de problèmes, etc.)
Assurer un serviceclient de qualité avant, pendant et après tout événement
Préparation de rapports d’activités
Préparation des calendriers semestriels et annuels d’événements (Canada et à l’international)

Coordination de production de matériel et d’outils de travail - 30%

Faire le suivi quotidien des discussions/échanges entre les collaborateurs externes et l’équipe
Contrôle qualité et mise en page de documents (Révision FR/AN et amélioration visuelle)
Mise à jour du calendrier d’activités commun à l’interne
Préparation, envoi et suivi de documents légaux (contrats, factures, etc.) avec différents partenaires et clients

Exploitation quotidienne du CRM - 25%

Collaborer activement et régulièrement à l'optimisation des processus sur Hubspot
Validation de données sur des contacts, entreprises, listes, rapports, etc.
Création de listes d’invitation aux activités et suivis.

Intégrations de contenus simples dans la plateforme de gestion de contenu web (CMS) - 5%

QUELLES SONT LES COMPÉTENCES QUE NOUS RECHERCHONS ?

Nous aimons penser que les compétences mentionnées ci-bas sont plutôt un guide qui pourra vous aider à atteindre les objectifs du poste.

Savoir Faire

DEC (logistique, coordination/gestion de projets, ou tout autre domaine pertinent)
**Bilingue**: français et anglais, maitrise à l’oral et à l’écrit
Posséder obligatoirement 3 à 5 ans d’expérience pertinente de travail pour ce poste (coordination de projets, organisation d’événements virtuels, administration, etc.)
**CRM**: aisance obligatoire
Maitrise de la Suite Office (force en PPTX un atout)
Familiarité avec les logiciels de webdiffusion, de mise en page, et de dossiers partagés (ex. OneDrive, LiveStorm, Teams, etc.)

Savoir être

Désir de contribuer à l’amélioration de la santé mentale et du bienêtre au travail dans le monde
Désir de contribuer à l’amélioration des processus et opérations internes de l’entreprise
Organisé.e, structuré.e, excellente capacité à gérer son temps et à prioriser
**Fiable**: rigueur dans ses livrables, respect des délais, souci du détail et de la qualité du trava