Assistant(E) Exécutif(Ve) Executive Assistant

Shape Your World

At Alcoa, you will become an essential part of our purpose: to turn raw potential into real progress. The way we see it, every Alcoan is a work-shaper, team-shaper, idea-shaper, world-shaper.

À propos du poste

Dans ce rôle, vous fournirez un soutien administratif exécutif de haut niveau directement au Vice-président des projets, ainsi qu’une assistance aux membres de l’équipe des opérations au besoin, tout en faisant preuve de discernement dans l’exécution de vos tâches avec une grande autonomie.

Vous contribuerez à favoriser des relations efficaces entre les dirigeants et les différentes interfaces de l’organisation grâce à une communication claire, positive et axée sur les résultats, tout en cherchant à comprendre les autres. Vous assurerez la liaison avec des gestionnaires et une base de clients/fournisseurs répartis géographiquement. Ces interactions devront être influentes et, si nécessaire, affirmées afin de résoudre rapidement et de manière satisfaisante les problèmes, ce qui exige une réflexion claire sur les alternatives et une capacité décisionnelle assurée.

Plus précisément, vous devrez:

- Gérer et coordonner l’agenda, la documentation et la logistique du VP Projets afin de l’aider à concentrer ses efforts sur les priorités essentielles à l’atteinte des résultats commerciaux, maintenir les relations clés avec les parties prenantes internes et externes, et assurer une communication efficace et en temps opportun.
- Assurer la coordination des déplacements des dirigeants et d’autres leaders désignés d’Alcoa, y compris les demandes de visa, l’hébergement, la réconciliation des cartes de crédit et les tâches liées à la mobilité.
- Soutenir la coordination et la facilitation des visites VIP et des interfaces externes.
- Coordonner et faciliter les réunions de l’équipe de direction en établissant l’ordre du jour, les documents préparatoires, en prenant note des discussions et en assurant le suivi des actions. Responsable de la gestion de toute la documentation liée à l’équipe de direction ainsi que de la distribution des communications à toutes les parties, y compris le personnel à l’étranger et sur site.
- Organiser des événements clés tels que des ateliers ou des forums pour les équipes et les fonctions élargies.
- Fournir des données/rapports/présentations précis pour respecter des délais serrés et parfois concurrents, et rassembler toutes les informations nécessaires à la production de rapports mensuels et trimestriels, de présentations et de données statistiques selon les exigences du gestionnaire.
- Comprendre l’orientation stratégique, les plans, les objectifs et les priorités d’Alcoa, les initiatives en cours et les enjeux plus larges touchant la région, afin de mener divers projets et activités qui optimisent les processus administratifs.

Ce que vous apportez au poste:

- Diplôme d’études secondaires ou certificat pertinent requis.
- Diplôme en administration (souhaité)
- Plus de 5 ans d’expérience en tant qu’assistant(e) exécutif(ve) dans un rôle et une industrie similaire
- Niveau expert en communication professionnelle écrite et orale en français et en anglais puisque vous devez interagir avec des parties prenantes à travers le monde.
- Niveau élevé de maturité émotionnelle : confiance en soi, résilience, conscience de soi et capacité à reconnaître quand les autres ont besoin d’aide ou de soutien.
- Capacité démontrée à maintenir un environnement d’équipe positif et, par son comportement, à contribuer à bâtir une organisation fondée sur la confiance.

Ce qui est offert:
Pour vous soutenir, vous et votre famille, au-delà du travail, Alcoa offre un ensemble d’avantages sociaux exceptionnels à compter du premier jour d’emploi. En plus des avantages médicaux, nous offrons des programmes structurés de télétravail, des groupes de ressources, des options de plans de retraite et un plan de vacances de premier ordre pour un meilleur équilibre travail-vie personnelle.
- Horaire flexible, possibilité de télétravail en mode hydride;
- Rémunération globale attirante;
- Avantages sociaux bonifiés;
- Régime de retraite à cotisation déterminée;
- Programme de rémunération incitative (Bonis);
- Télémédecine (Dialogue);
- Plan d’aide aux employés;Événements corporatifs et activités sociales.

Alcoa est fier d’être un milieu de travail offrant l'égalité des chances en matière d'emploi et d’être un employeur d’action positive.

Il fait également parti des groupes d'inclusion mondiaux (AWARE, AWN, EAGLE, ABLE).

Executive Assistant

About the role

In this role, you will provide direct high level executive administrative support to the Vice President Projects as well as executive assistance to the broader Operations team members as required while exercising judgement in the performance of duties under a high degree of autonomy.

You will assist and support fostering of effective relationships between leaders and the interfaces within the organization through clear, positive, outcomes foc