Administrateur de Gestion Des Baux

Core Responsibilities:

- Reading leases and entering charges/clauses/options in the internal system;
- Preparing and obtaining approvals for the monthly rent roll;
- Billing of monthly rent;
- Retroactive billing for modifications related to renewals;
- Billing of deposits (security deposits and prepaid rents);
- Tracking letter of credits according to the leases and communicating those requirements to the AR team;
- Management of tenants on preauthorized payments;
- Monthly validation of 1st day of the month planned preauthorized payments;
- Monitoring of tenant occupancy size evaluations on request;
- Input rates for new vacancies + quarterly modification according to leasing info;
- Enter the vacancy journal entry monthly;
- Indexation of tenants that have a gross rent agreement in place;
- Monthly verification/analysis of discrepancies;
- Preparation and issuing of Rental Advice Notices;
- Verification of the expired leases (holdover, due for renewal) and follow-up with leasing team;
- Send a weekly workflow report internally to approvers with pending items;
- Support the leasing and asset management team in any tasks pertaining to the leases and reporting on request and special projects.

Required Skills and Experience
- Bilingual (French and English) written, read and spoken;
- Accounting background preferred;
- Strong understanding of lease agreements, terms and clauses;
- Strong organization skills to ensure deliverables within the pre-established deadlines;
- Demonstrated ability to be rigorous on data entry;
- Strong understanding of the impacts of all modifications to a lease;
- Basic knowledge of excel and outlook;
- Strong communication skills;
- Tâches:

- Lecture des baux et saisie des charges/clauses/options dans le système interne ;
- Préparer et obtenir les approbations pour le registre mensuel des loyers;
- Facturation du loyer mensuel ;
- Facturation rétroactive des modifications liées aux renouvellements ;
- Facturation des cautions (dépôts de garantie et loyers prépayés) ;
- Suivi des lettres de crédit selon les baux et communication de ces exigences à l'équipe AR ;
- Gestion des locataires sur paiements préautorisés;
- Validation mensuelle des paiements préautorisés le 1er jour du mois ;
- Suivi des évaluations de la taille d'occupation des locataires sur demande;
- Saisie des tarifs des nouvelles place vacantes et modification trimestrielle selon l’information de l’équipe de la location;
- Roulement mensuel de l’écriture comptable des postes vacants
- Indexation des locataires qui ont des ententes de loyer brut en place;
- Vérification/analyse mensuelle des écarts ;
- Préparation et émission d'Avis de Location ;
- Vérification des baux expirés (en attente, à renouveler) et suivi avec l'équipe de location;
- Envoyer un rapport de flux de travail hebdomadaire à l’interne aux approbateurs avec des éléments en attente ;
- Suivi rigoureux des courriels internes;
- Soutenir l'équipe de location et de gestion des actifs dans toutes les tâches relatives aux baux et aux rapports sur demande et projets spéciaux.

Exigences pour combler ce poste:

- Bilingue (français et anglais) écrit, lu et parlé;
- Formation en comptabilité ;
- Excellente compréhension des contrats de location (baux), des conditions et des clauses ;
- Solides capacités d'organisation pour assurer les livrables dans les délais préétablis;
- Capacité démontrée à être rigoureux dans la saisie des données ;
- Bonne compréhension des impacts de toutes les modifications à un bail;
- Connaissance de base d'Excel et d'Outlook;
- Solides compétences en communication;