Adjointe Administrative

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**POSTE PROPOSÉ : ADJOINT ADMINISTRATIF / ADJOINTE ADMINSTRATIVE AUX OPÉRATIONS ET SERVICE CLIENT**

Relevant du Contrôleur et supporte la VP Opérations le ou la titulaire de ce poste a comme principale responsabilité de travailler au déroulement conforme des activités des Opérations. Entre autres, il ou elle doit:

- Faire la soumission dans AZUR des sous-projets et One-shots, et envoyer au client;
- Sortir, après acceptation de la soumission, tous les documents pertinents aux one-shots ou sous-projets tel que feuille de temps, PO, sous-traitance;
- Collecter, valider et justifier auprès des directeurs et superviseurs des projets les feuilles de temps mardi avant 16h00;
- Remettre les feuilles de temps validées, le mercredi avant 13h00 à la paie ;
- Collecter les factures de sous-traitant approuvés, vérifier que les montants/heures sont approuvés par le directeur ;
6. Justifier auprès des Opérations les factures des sous-traitants non approuvés et les signaler à la VP Partenariat et Légal;
- Corriger avec les sous-traitants les heures non conformes vs informations des directeurs
- Rentrer les factures de sous-traitants approuvées dans le système AZUR;
- Archiver une copie électronique des factures des sous-traitants dans les dossiers de chaque projet ou le sous-projet;
- Remettre les factures approuvées, des sous-traitants approuvés, au compte à payer avant le 10 du mois pour le mois précédent;
- Collecter la soumission et les feuilles de temps
- Valider et consolider les feuilles de temps avec les responsables de projets et/ou le client avant le 10 de chaque mois pour le mois précédent;
- Rentrer toutes les soumissions one shot ou sous projets dans AZUR, incluant les notes internes tels que dates, description des travaux budget d’heures, fournitures, produits, équipements etc;
- Établir, vérifier et envoyer les factures clients irrégulières avant le 25 du mois suivant;
- Récupérer le rapport de compte de dépenses des directeurs avec les reçus, transmettre le tout au contrôleur avant le 20;
- Concilier les reçus de dépenses remis par les directeurs avec les relevés de cartes de crédit, les scanner et les archiver électroniquement;
- Remettre avant le 20 du mois au contrôleur les reçus et relevés de carte de crédit;
- Valider avec la VP Opération la mise à jour des niveaux des responsables, dans AZUR par projet ou par client.
- Valider avec les cadres des opérations toutes les coordonnées clients, sur une base mensuelle avant la réunion 1/2 des Opérations
- Assurer que toutes les plaintes client ont été adressées dans les 48h et le suivies a été effectuées ;
- Enregistrer et archiver électroniquement les plaintes dans le dossier client ou de projet;
- Archiver toutes les communications, dans les différents dossiers électroniques pertinents du projet ;
- Assurer que la liste des travaux, route de travail, tableau des périodiques sont mises à jour et distribués sur les projets et aux gestionnaires des Opérations
- Assurer que toutes les demandes client ont été adressées dans les 24h,
- Céduler les travaux avec le client, les opérations et assurer un suivi de la demande dans le calendrier avant et après le « one shot »;-Établir un Check-List des formulaires d’opération à remettre RH et comptabilité avec la date de remise et le destinataire tels que mouvement de personnel, vacances, liste de responsable de projet, liste des téléphones des responsables de projets etc ;
- Mettre à jour les organigrammes des contrats avec et sans montant 2 fois par an et intégrer les changements immédiatement;
- Gérer les besoins et la documentation du service téléphonique 24hrs;
- Prendre en note et mettre à jour les coordonnées pertinentes au projet.
- Assurer la mise à jour, des listes IMAGE 24, Produits, Équipement, Fournitures, Uniformes, Vacances admin, Vacances projets, Sous-Traitants avec coordonnées, Fournisseurs
- Réaliser les autocontrôles pour éviter les incidents en termes de paiement, facturation, gestion des plaintes et soumissions ;
- Identifier les incidents mensuellement rechercher les causes et les solutions pour éviter que ceux-ci se reproduisent;
- Gérer les calendriers des membres des administrateurs pour des événements exceptionnels ;
Le poste de travail est de 35 heures par semaine, du lundi au vendredi, à notre siège social situé à Lasalle.

**CE QUE NOUS OFFRONS**:

- Poste de travail permanent, à temps plein
- Salaire entre 50 000 $ et 55 000$, selon l’expérience
- Stationnement gratuit
- Bureau facilement accessible par transport en commun
- Équipe dynamique & environnement de travail stimulant

**CE QUE NOUS DEMANDONS**:

- Un diplôme professionnel en secrétariat dans une école reconnue;
- Un minimum de 5 ans dans un