Secrétaire D'administration Générale

La Ville de Montréal-Est souhaite pourvoir un poste de secrétaire d’administration générale au sein de la Direction générale. Il s’agit d’un poste temporaire pour un remplacement d'une durée indéterminée.

À PROPOS DE MONTRÉAL-EST
Fondée en 1910, avec une population de plus de 4200 habitants pour une superficie de 12,5 km2, la Ville de Montréal-Est s’est significativement développée au cours des dernières années. À la recherche active de nouveaux investisseurs, Montréal-Est poursuit sa mission d’offrir une excellente qualité de vie à ses citoyennes et citoyens en mettant ces derniers au centre de ses priorités et de ses actions. Ses nombreux projets de développement économique et résidentiel ainsi que ses démarches de revitalisation en font une Ville dynamique.

Faire partie de l’équipe de la municipalité de Montréal-Est c’est:

- Participer à la réalisation de notre mission qui est d’offrir des services de qualité aux Montréalestoises et Montréalestois;
- Déployer vos talents au sein d’une équipe dynamique, où l’esprit de collaboration et le plaisir sont au rendez-vous;
- Bénéficier de plusieurs avantages : régime d’assurances collectives, régime de retraite à prestations déterminées avec contribution de l’employeur, congés mobiles et de maladie rémunérés, congé prolongé payé durant la période des fêtes, remboursement d’une partie des frais d’études et de formation, programme d’aide aux employés, stationnement gratuit et plus encore.

Venez faire une différence dans une ville moderne, en pleine expansion, qui a à cœur ses citoyens. Un milieu où votre créativité contribue à la réalisation de grands projets stimulants favorisant le mieux-être des citoyennes et citoyens. En plus de vous offrir des possibilités de carrière intéressantes, vous ferez partie d’une grande organisation publique à dimension humaine. Ce milieu de travail et ses défis vous interpellent, n’attendez plus, et appliquez dès maintenant

DESCRIPTIF SOMMAIRE DE L’EMPLOI

Le travail consiste à l’organisation de l’ensemble des activités administratives de la direction générale et à collaborer avec le maire, les conseillers municipaux, le directeur général ou le directeur général adjoint dans la coordination et la vérification de la qualité des diverses tâches nécessaires à l’organisation des activités et le suivi des dossiers ou mandats relevant de l’autorité du directeur général et des élus. À cette fin, la personne titulaire coordonne le travail des employés affectés au soutien administratif de la direction générale et du cabinet du maire, établit les liens fonctionnels avec les intervenants impliqués des autres directions dans le suivi des dossiers et mandats sous sa responsabilité, le tout en respect des politiques, des procédures et des normes applicables. La personne titulaire se réfère en priorité au maire, tout en informant le directeur général des différents suivis pertinents.

EXEMPLES DES TÂCHES ACCOMPLIES

1. Assiste le directeur général ou le directeur général adjoint dans l’évolution de divers mandats ou dossiers de la direction générale et en effectue le suivi auprès des intervenants dans le respect des politiques, des normes et des procédures établies.

2. Assiste le maire et les conseillers municipaux dans l’évolution des divers dossiers du Conseil municipal et en effectue les suivis auprès des intervenants dans le respect des politiques, des normes et des procédures établies.

3. Analyse, vérifie les dossiers administratifs et décisionnels de l’ensemble des directions sous la responsabilité de la direction générale avant la présentation au Conseil municipal et voit à faire apporter, au besoin, les correctifs appropriés. Obtient de sources diverses les documents additionnels à la bonne compréhension des dossiers. Assure le respect des échéanciers. Assure le suivi des dossiers décisionnels de sa direction auprès des différents intervenants.

4. Assure un lien entre le maire, les conseillers municipaux et le directeur général.

6. Règle un grand nombre de détails administratifs significatifs afin d’alléger le travail de son supérieur. Conseille et supporte la direction générale dans les décisions de nature politique ou découlant de citoyens en fournissant l’ensemble des informations nécessaires.

7. Agit en qualité d’aide-conseil en ce qui concerne les diverses tâches de secrétariat et de soutien administratif de la Direction générale et des secrétaires de direction des autres directions.

8. Fixe ou déplace les rendez-vous de son supérieur en tenant compte des priorités, lui rappelle les dates de ses réunions et prépare la documentation requise; confirme sa présence à des réunions ou propose au besoin un remplaçant. Fait des arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur (transport, hébergement, avance