Agent(E) de Soutien Administratif, Classe Principale

**Travailler au Cégep de Lévis**

**C’est partager son quotidien avec plus de 3000 étudiantes et étudiants** et travailler dans un milieu de vie stimulant, où l’on valorise le respect et l’entraide.

**C’est vivre une expérience professionnelle motivante,** qui amène à réaliser ses propres objectifs et à obtenir la reconnaissance de ses aptitudes et de ses compétences.

**C’est faire partie d’une équipe dynamique comptant quelque 600 personnes,** qui ont à cœur la santé et le bien-être au travail.

**IDENTIFICATION DU POSTE**

**Titre d'emploi**: Agent(e) de soutien administratif, classe principale

**Numéro de référence**: 1930

**Direction**: Direction de la formation continue et des services aux entreprises (DFCSE)

**Service**: Services aux entreprises

**DÉTAILS DU POSTE**

**Catégorie d’emploi**: Soutien administratif

**Nom du supérieur immédiat**: Marie-Lise Mathieu

**Lieu de travail**: Cégep de Lévis, campus de Saint-Romuald : 970, de la Concorde, Lévis, Qc.

**Statut de l'emploi**: Poste régulier à temps complet

**Horaire de travail**: lundi au vendredi, de 8h00 à 16h00

**Échelle salariale**: Min : 25.86 $ Max : 31.65$

**Entrée en fonction prévue**: à déterminer

**AFFICHAGE**

Début d'affichage : 2025-08-15

Fin d'affichage : 2025-08-28, 23 h 59

**DESCRIPTION DU POSTE**

Sous la responsabilité de la coordonnatrice à la Direction de la formation continue et des services aux entreprises, la personne titulaire du poste d’agent.e de soutien administratif classe principale contribue principalement à la gestion des opérations en lien avec le secteur des activités de formation non créditées, des tests d’évaluation du français (TEF) et des services aux entreprises. Elle est responsable de la coordination de divers travaux de nature administrative (accueil de la clientèle, organisation des activités, suivi budgétaire, compilation de données, rédaction et production de textes, tableaux et documents, gestion documentaire, etc.) permettant de mener à bien les dossiers de ces activités. De plus, elle apportera un soutien administratif aux autres secteurs de la DFCSE, principalement au niveau de l’organisation d’activités et d’événements en lien avec ses responsabilités.

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à assurer la coordination d’un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné. Elle peut également être affectée, à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DE LA TÂCHE

La personne titulaire de ce poste, dans les limites de ses responsabilités, peut être appelée à:

- Coordonner des travaux administratifs
- Assurer l’organisation de toutes les activités non créditées, à distance et en présence, incluant les activités de perfectionnement (AP), les formations sur mesure (SAE), les certifications collégiales (CC), M3i-Supervision et le test d’évaluation du français (TEF):

- Organiser toutes les formations non créditées SAE, AP, CC et M3i-Supervision, incluant feuilles de présence, attestations, etc.
- Gérer les séances TEF, incluant l’accueil, le support aux participants et aux instructeurs, la facturation et le suivi administratif avec le partenaire
- Planifier le calendrier des activités de perfectionnements, incluant la demande de création de postes budgétaires, la modification des taux RH-RM, etc.
- Procéder à l’intégration des AP dans MIA et sur le site web DFCSE
- Maintenir à jour le calendrier d’occupation Outlook AP, SAE, CC et M3i-Supervision, incluant l’utilisation de comptes ZOOM générique et Splashtop
- Réserver des locaux dans Clara
- Gérer les comptes ZOOM et Splashtop_entreprise
- Gérer le compte Moodle entreprise
- Faire les impressions de notes de cours dans Repro VE
- Gérer les Planners des AP, SAE, CC et M3i-Supervision
- Gérer le CRM ZOHO
- Travailler en étroite collaboration avec les conseillers pédagogiques et la coordonnatrice
- Coordonner les suivis entre les formateurs, les conseillers pédagogiques, les formateurs, les participants, les entreprises et les partenaires en lien avec la logistique de toutes les activités du SAE:

- Comprendre et gérer le suivi des subventions avec les partenaires
- Préparer les offres de services pour Services Québec
- Assurer le suivi des annulations, confirmations, reports avec les participants, les formateurs et les partenaires
- Préparer les contrats des formateurs dans Clara, et en faire le suivi avec eux
- Gérer les communications avec les formateurs, les participants, les entreprises et les partenaires
- Assurer les suivis logistiques avec les formateurs, les participants, les entreprises et les partenaires
- Assurer un soutien administratif au processus d’inscription des participants aux activités de perfectionnement non créditées, aux certifications collégiales, à M3i-Superivsion et au TEF:

- Assurer un excellent service à la clientèle
- Procéder aux insc