Agent ou Agente de Coordination

L’Université d’Ottawa — Un carrefour d’idées et de cultures

L’Université d’Ottawa compte une communauté dynamiquedeplus de 50 000 étudiants, professeurs et employés administratifs qui vivent, travaillent et étudient en français et en anglais. Notre campus est un véritable carrefour des cultures et des idées, où les esprits audacieux se rassemblent pour relancer le débat et faire naître des idées transformatrices. Nous croyons au pouvoir de la représentation, et que l’augmentation de la diversité de notre corps professoral et de notre personnel administratif soutient cet objectif. Notre but est d’offrir aux étudiants la meilleure expérience d’apprentissage possible, dans un environnement qui reflète la diversité de ses membres, de leurs idées et de leurs identités.

Nous sommes l’une des 10 meilleures universités de recherche du Canada ; nos professeurs et chercheurs explorent de nouvelles façons de relever les défis d’aujourd’hui. Classée parmi les 200 meilleures universités du monde, l’Université d’Ottawa attire les plus brillants penseurs et est ouverte à divers points de vue provenant de partout dans le monde. Nos employées et employés sont animés par un objectif commun d’amélioration continue, de croissance personnelle, d’excellence du service, de travail d’équipe et d’une passion pour l’apprentissage avec le désir de faire de l’Université d’Ottawa et du monde un endroit meilleur. Nous reconnaissons la valeur et la contribution de chacun et chacune pour appuyer la renommée internationale de notre établissement. Mais par-dessous tout, nous vous offrons la possibilité de réaliser votre plein potentiel. À l’Université d’Ottawa, vous avez votre place

**Raison d’être du poste**:
Sous la direction de la Responsable, service congrès et réservations:
Coordonner et faciliter l’organisation des activités du Service des congrès et réservations, parmi lesquelles : conférences, réunions, colloques, séminaires. Aider et conseiller les clients dans l’organisation de leurs activités; effectuer les réservations d’espaces et de services; vendre et faire la promotion des services et des installations de l’Université; superviser le déroulement des événements importants; gérer les conflits et les plaintes; administrer la documentation financière et administrative connexe. Faire en sorte que la clientèle puisse bénéficier de services de qualité et s’assurer de maximiser la rentabilité et l’utilisation des installations et des services rendus.

Ce poste requiert un haut degré de jugement afin faire face aux événements non-standards comportant un niveau de stress, sensibles dans le temps, ayant une grande visibilité avec des fonctions spéciales tel que des conférences notoires, des événements pour diplômés, des visites officielles de dignitaires, Porte Ouverte, la Semaine d’orientation, des ateliers ou retraites, ou tout autre type d’événement.

**Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes**:
Valider l’authenticité du client et la nature des activités, ce qui correspond à recueillir et détailler les besoins spécifiques du client : espaces intérieurs et/ou extérieurs (salles, terrasses, etc.) besoins alimentaires, service de bar, besoins logistiques (réservations de tables, nappes, jupes et tentes), soutien technique, stationnement et protection, équipement nécessaire (audiovisuel ou autre), aménagement des lieux et mise en place des installations, entretien ménager, prix, etc. et effectuer en compagnie du client les visites appropriées des installations de l’Université.

**Elaborer les estimations de couts**: obtenir tous les renseignements nécessaires (disponibilité des installations) en prenant en considération le budget du client et les revenus potentiels générés par la tenue de l’activité.
Superviser le déroulement de l’événement, être présent lors de l’aménagement des lieux, de l’installation des équipements et en coordonner la mise en place, tout en étant disponible pour toute résolution de problèmes qui peuvent survenir en lien avec un nombre de facteurs tel que l’équipement, des modifications à l’aménagement de la salle, etc. Demeurer à l’entière disposition du client à l’aide de cellulaire ou autre, tant en soirée que sur fin de semaine.
Vendre les installations de l’Université auprès des clients potentiels, compléter les demandes de soumission de prix.
Être responsable du dossier financier de chacun de ses clients, déterminer les comptes de dépense appropriés, approuver les factures externes, les comptabiliser et préparer le dossier de facturation. Faire le suivi des comptes payables auprès des divers fournisseurs pour l’équipement, le service de traiteur, audiovisuel, et autres, en plus de s’assurer que celle-ci sont exactes, et reflètent les services rendus et qu’elles sont payées.

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