Gestionnaire de Bureau

**Gestionnaire de Bureau**

Temps Plein

Basé à Montréal, Québec, Canada

Bollore Logistics est à la recherche d'un **Gestionnaire de bureau** motivé pour rejoindre notre équipe à Montréal. Le Gestionnaire de bureau sera responsable des opérations quotidiennes et de l'entretien de nos installations, en veillant à ce que tous les services soient fournis à un niveau élevé, ainsi qu'en soutenant nos installations canadiennes. Ce poste vous convient parfaitement si vous êtes autonome, bien organisé, flexible et capable de prendre des initiatives.

Responsibilités
- Élaborer des politiques, des procédures et des normes pour améliorer les locaux en fonction des valeurs, des buts et des objectifs de Bolloré.
- Élaborer des politiques relatives à la sécurité physique de nos installations.
- Élaborer et mettre en œuvre une norme nationale en matière d'installations de bureau qui soutienne une image de marque cohérente dans l'ensemble des installations de bureau.
- Diriger la gestion du changement en ce qui concerne les améliorations apportées aux locaux et aux opérations des bureaux.
- Superviser les opérations quotidiennes liées aux installations afin de fournir aux équipes un lieu de travail sûr, propre, bien entretenu, durable et efficace.
- Gérer les relations avec les fournisseurs de bureaux et les prestataires de services, y compris l'examen régulier des contrats et les négociations.
- Soutenir la planification, l'organisation, la conception et la construction de projets d'amélioration des bureaux.
- Coordonner l'aménagement de l'espace et du mobilier.
- Gérer les réparations et les rénovations des bureaux en organisant les appels de service et les demandes. Rechercher des entreprises pour divers besoins liés au bureau.
- Coordonner les projets CAPEX de rénovation de bureaux tout au long du cycle de vie de la gestion de projet, en tenant compte des objectifs, de la portée, des ressources, des risques, de la communication, du calendrier, des coûts, des changements et de la qualité, en les livrant dans les délais, en respectant le budget, en répondant aux attentes des parties prenantes et en veillant à ce qu'ils soient conformes à la stratégie commerciale.
- Acheteur désigné pour de nombreux produits de bureautique sur les bases nationales (matériel d'affranchissement, cartes de visite, etc.)
- Participer à l'élaboration et à la gestion des budgets de fonctionnement annuels.
- Diriger les contractants/fournisseurs des installations en clarifiant les attentes, les accords de niveau de service, les exigences et les résultats attendus, en contrôlant leurs performances et en gérant les paiements et la documentation, tout en veillant à ce que les objectifs soient atteints avec la qualité attendue.
- Servir de point de contact avec les occupants du site, les gestionnaires immobiliers et les propriétaires afin de coordonner les activités de gestion des installations et de veiller à ce que les besoins de l'entreprise soient satisfaits.
- Gérer le personnel de la réception.
- Gérer les fournitures de bureau, les cartes de visite, la papeterie, les contrats de téléphonie mobile et les besoins en mobilier.
- Collaborer avec les services informatiques, les ressources humaines et l'administration pour gérer efficacement tous les besoins en matière d'installations de bureau.
- Agir en tant que chef de projet pour les déménagements de bureaux et la planification de l'espace de travail. Planifier de manière proactive l'espace de travail des nouveaux embauchés et l'expansion des bureaux.
- Gérer l'accès des employés aux installations de l'entreprise. Travailler en étroite collaboration avec les services informatiques et les ressources humaines pour garantir la sécurité et l'accès aux bureaux.
- Participer au comité de santé et de sécurité en veillant à ce que l'ensemble du personnel soit formé et familiarisé avec les procédures de santé, de sécurité et d'urgence.
- Planification des interventions d'urgence et des évacuations
- Planification des contingences.
- Gestion des crises et des incidents
- Coordonner et soutenir les événements organisés par l'entreprise et les clients (cocktails, déjeuners, réunions).
- Commander du matériel de marketing pour la région.
- Assurer la liaison avec le personnel de la région pour collaborer à la planification des événements.
- Contribuer à l'organisation d'événements d'entreprise sur place et à l'extérieur.
- Coordonner les réservations d'hôtel et les déjeuners pour les réunions/événements de bureau.
- Effectuer des tâches ad hoc selon les besoins.

Education et Qualifications
- Plus de 5 ans d'expérience dans un rôle similaire (gestion de bureau et/ou administration)
- Compréhension des exigences en matière de santé et de sécurité dans les bâtiments
- Solide connaissance des responsabilités, des systèmes et des procédures de gestion de bureau.
- Connaissance de