Coordinateur or Coordinatrice de Bureau Office

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**Aperçu du poste**:
**Tâches et responsabilités du poste**
- Agir comme personne-ressource pour le bureau de Montréal, accueillir et fournir un soutien général à tous les visiteurs et employés.
- Gérer le stock des fournitures de bureau et des collations, commander des fournitures supplémentaires au besoin et s'assurer que les coûts soient gérés de manière appropriée.
- Acheminer les appels entrants et le courrier vers les personnes appropriées.
- S'assurer que les installations du bureau, y compris les salles de conférence, la cuisine et les zones d'approvisionnement, soient propres et soignées.
- Communiquer et maintenir les normes et la propreté du bureau.
- Assurer le fonctionnement de tous les équipements du bureau en planifiant une maintenance préventive et en coordonnant les réparations.
- Aider à l'intégration des nouveaux employés du bureau de Montréal en obtenant des badges, des porte-noms, en identifiant l'espace de bureau et en coordonnant l'expédition de l'équipement, si nécessaire.
- Organiser et coordonner des événements internes et externes (ateliers, conférences, etc.), ce qui peut inclure la création de calendriers et de budgets, une coordination avec les fournisseurs et l'organisation de la restauration.
- Diriger le comité environnement, santé et sécurité ainsi que les activités et la documentation requises pour assurer la conformité.
- Répondre aux questions des employés concernant la planification des salles de conférence ou d'autres problèmes de gestion de bureau.
- Coordonner et organiser les déplacements si nécessaire.
- Agir comme contact clé entre la direction du site, la maintenance du bâtiment et le bureau de OneSpan ; établir et maintenir une bonne relation de travail avec le personnel de l'immeuble.
- Assurer la liaison avec les fournisseurs, y compris les services de nettoyage, de restauration et de sécurité.
- Offrir un soutien et une assistance aux autres fonctions et employés selon les besoins (et dirigés) sur des projets spéciaux et/ou des événements.
- Assister le directeur des ressources humaines et le responsable du site de Montréal au besoin.

**Exigences**
- Présence requise sur place au bureau quatre jours par semaine (le mardi et le mercredi sont obligatoires) ; les horaires s'étendent généralement de 8 h 00 à 17 h 00. Des heures supplémentaires peuvent être requises en fonction de l'activité au bureau durant la semaine en question.
- Expérience antérieure en tant que gestionnaire de bureau ou assistant(e) administratif(ve) avec une solide connaissance des responsabilités d'administration de bureau.
- Parfaitement bilingue en français et en anglais.
- Énergique et proactif(ve), doué(e) pour la gestion de projet et les collaborations inter-équipes ; capable de fournir des solutions d'administration efficaces et compétentes.
- Diplôme d'études secondaires et 3 à 5 ans d'expérience dans un environnement de bureau professionnel.
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale avec une forte orientation envers le service à la clientèle.
- Solides compétences interpersonnelles et collaboratives, y compris la capacité de travailler avec une variété de personnes et de fonctions.
- Solides compétences en organisation et en planification dans un environnement en évolution rapide.

**Avis de non-responsabilité**

La description de poste ci-dessus indique de manière générale la nature et les niveaux de travail, les connaissances, les compétences, les capacités et d'autres fonctions essentielles à la fonction. Elle n'a pas pour objet de couvrir ou de contenir une liste exhaustive des activités, tâches ou responsabilités requises, et vous pouvez être invité(e) à effectuer d'autres tâches si nécessaire.
- We are looking for an experienced- Serve as the point person for the Montreal office, greet and provide general support to all visitors and employees.
- Managing the inventory of office supplies and snacks, ordering additional supplies as needed and ensuring that costs are appropriately managed.
- Route incoming calls and mail to the appropriate people.
- Ensure the office facilities including conference rooms, kitchen and supply areas are neat and clean.
- Communicate and maintain office standards and cleanliness.
- Ensure operation of all of