Bilingual Office Assistant

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**Accueillir les visiteurs, traiter les appels téléphoniques, expédier et recevoir les colis, effectuer des tâches administratives pour divers services et divers bureaux, aider à régler les questions liées aux installations.**

Greet visitors, handle telephone calls, ship and receive packages, administrative duties for various departments and various offices, assist with facilities related matters.

**ESSENTIAL FUNCTIONS**:

- ** Posséder des aptitudes de communication éprouvées, tant à l’oral qu’à l’écrit.**:

- ** Répondre aux appels téléphoniques entrants, répondre aux demandes de renseignements ou les transférer au personnel approprié.**:

- ** Accueillir les visiteurs et informer rapidement le groupe de leur arrivée.**:

- ** Maintenir l’aire d’accueil pour assurer la propreté en tout temps.**:

- ** Effectuer l’expédition et la réception du courrier, et autres tâches postales.**:

- ** Aider divers services à répondre à leurs besoins administratifs et à accomplir d’autres tâches.**:

- ** Coordonner le service de traiteur pour les réunions de bureau.**:

- ** Aider à régler les problèmes liés aux installations dans plusieurs bureaux.**:

- ** Travailler avec les services de tiers sur les questions relatives aux installations.**:

- ** Maintenir les billets dans le système de billetterie Service Now.**:

- ** Maintenir le système de téléchargement des RH.**:

- ** Tenir des inventaires (services de café, papeterie, etc.) pour plusieurs bureaux.**
- Excellent verbal and written skills
- Answer incoming phone calls, answer enquiries and/or transfer to the appropriate staff
- Greets visitors and promptly notifies party of their arrival
- Maintains reception area to ensure neatness always
- Shipping and receiving and other postal/mail duties
- Event planning for office events
- Assist various departments with their administration requirements and other tasks
- Coordinates catering for office meetings
- Assist in facilities related matters in multiple offices
- Work with third party services on facilities matters
- Maintain tickets in the Service Now ticketing system
- Maintain the HR Downloads system
- Maintain inventories for multiple offices - coffee services, stationary, etc.

**QUALIFICATIONS AND REQUIREMENTS**:

- ** Au moins six mois à un an d’expérience préalable comme réceptionniste**:

- ** Connaissance des téléphones Zoom**:

- ** Compétences techniques (Zoom et logiciels Office 365 comme Outlook, Teams et SharePoint)**:

- ** Des compétences en organisation et en planification sont essentielles puisque plusieurs projets peuvent être réalisés simultanément**:

- ** Souci du détail**:

- ** Compétences pour le service à la clientèle**:

- ** Aptitude à communiquer**:

- ** Esprit d’initiative**:

- ** Compétences en gestion de projets**:

- ** Travail en équipe**:

- ** Aptitudes à la résolution de problèmes**:

- ** Capacité de s’adapter au changement et d’équilibrer des demandes simultanées**
- Minimum of six months to one-year previous receptionist experience required
- Knowledge of Zoom phones
- Technical skills (Office 365 programs such as Outlook, Zoom, Teams and SharePoint)
- Organizational and planning skills are essential since several projects can occur concurrently
- Attention to detail
- Customer service skills
- Interpersonal skills
- Self-starter
- Project management skills
- Teamwork
- Problem solving skills
- Ability to adapt to change and balance competing demands
- Would require at least 4 days in office.
- Part Time - Temp - Onsite role

Cision is proud to be an equal opportunity employer, seeking to create a welcoming and diverse environment. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, gender identity or expression, sexual orientation, national origin, genetics, disability, age, veteran status, or other protected statuses.