Agent(E) Administratif(Ve)

**Description du poste**

**Agent(e) administratif (ve)/ accueil clientèle au Complexe Branchaud-Brière**

Sous l’autorité de la direction générale, l’agent(e) administratif(ve) / accueil clientèle devra supporter adéquatement l’équipe de direction en effectuant différentes tâches conformément aux exigences du poste.

Compte tenu du contexte particulier de VMSO, un organisme à but non lucratif de petite taille, l’une des tâches non négligeables sera d’effectuer toute autre tâche connexe liée à l’emploi. L’agent(e) administratif(ve) / accueil clientèle devra faire preuve d’ouverture et de flexibilité dans l’accomplissement de son travail.

De plus, les responsabilités suivantes lui seront imparties:
**DESCRIPTION DU POSTE**

**Support direct à la direction général**:

- Fournir coopération et assistance en lien avec les besoins organisationnels et opérationnels en relation avec les clients.
- Capacité de support : remplir des formulaires et documents

**Réservation**:

- Concevoir les réservations uniques ou sans préavis dans le système de réservation Splex de la clientèle du Complexe Branchaud-Brière et du Centre Slush Puppie
- Contact avec les clients pour cerner les besoins et répondre aux attentes
- Gérer rigoureusement les répertoires des clients (classement des contrats etc.)

**Service à la clientèle**:

- Superviser et créer les cartes d'accès pour les vestiaires et le prêt de matériel aux clients
- Accueillir et diriger les clients, fournisseurs, employés et invités.

**Administration**
- Gestion administrative agents de sécurité
- Comptabiliser les factures fournisseurs dans le système comptable
- Créer et gérer les factures pour les contrats de réservation des deux centres
- Suivi des recevables de contrats et de commandites
- Gérer l’encaissement des dépôts Interac et la petite caisse
- Gérer et comptabiliser les recevables de contrats et suivi
- Commander de l’inventaire
- Service à la clientèle : répondre aux courriels des boîtes génériques et aux appels téléphoniques, en redirigeant les demandes si nécessaire.
- Gérer la programmation des lumières des terrains et glaces
- Gérer les entrées et sorties des cartes d’accès
- Créer et gérer les codes d’alarme sur demande
- DLS sécurité pour les deux complexes
- Entrez budget salaire dans Agendrix et assurer un suivi hebdomadaire
- Toutes autres tâches connexes

**EXIGENCES DU POSTE**

**Éducation**

Diplôme d’études secondaire

**Expériences**:
Expérience dans la gestion de courriels

Expérience au service à la clientèle

Expérience avec un système comptable tel que Simple Comptable

**Expérience constituant un atout**

Expérience dans le support administratif

**Compétence**

Connaissance en informatique (Outlook, Word, Excel, etc.)

**Qualités personnelles**

Rigueur

Entregent

Autonomie

Polyvalence

Minutie

**Profile linguistique**

Bilingue

Salaire à discuter

**Lieu de travail**

Complexe Branchaud-Brière

499 Boul. Labrosse, Gatineau

Type d'emploi : Permanent, Temps plein

**Rémunération : selon expérience**

Avantages:

- Congés de Vacances et Compensatoires
- Régime volontaire d’épargne Retraite : Versement de l’employeur
- Nourriture à 50% lors du quart de travail
- Accès aux événements et parties des Olympiques
- Possibilité d’accès à la loge VMSO
- Stationnement gratuit

Horaire:

- 8 Heures de jour (07h30-16h30)

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Administrative Agent / Customer Service at the Branchaud-Brière Complex

Under the authority of the general management, the administrative agent / customer service representative will adequately support the management team by performing various tasks in accordance with the job requirements. Given the specific context of VMSO, a small non-profit organization, one of the significant tasks will be to perform any other related duties as needed. The administrative agent / customer service representative must demonstrate openness and flexibility in carrying out their work.

Additionally, the following responsibilities will be assigned:
Direct support to general management:

- Provide cooperation and assistance related to organizational and operational needs concerning clients.
- Support capability: complete forms and documents.

Reservations:

- Design unique or last-minute reservations in the Splex booking system for clients of the Branchaud-Brière Complex and the Slush Puppie Centre.
- Contact clients to identify their needs and meet expectations.
- Rigorously manage client directories (filing contracts, etc.).

Customer Service:

- Oversee and create access cards for lockers and equipment loans to clients.
- Welcome and direct clients, suppliers, employees, and guests.

Administration:

- Administrative management of security agents.
- Process supplier invoices in the accounting system.
- Create and manage invoices for reservation contracts for both centers.
- Follow up on contrac