Gestionnaire Adjoint(E) de Projets

L’Agence Unik est une entreprise de service possédant une expertise pancanadienne en éducation médicale. Les ressources dédiées de l’entreprise offrent des services-conseils pour l’industrie pharmaceutique qui vont du développement de contenu aux comités consultatifs (autant pour le volet logistique que stratégique), en passant par le développement de plateformes web et la formation de représentants.

Nous cherchons une personne motivée et organisée qui souhaite se joindre à Unik en tant que

Gestionnaire adjoint(e) de projets

**SOMMAIRE**
Relevant de la chef d’équipe des gestionnaires adjoints de projets, le ou la gestionnaire adjoint(e) de projets aura pour mandat d’assurer l’organisation ainsi que la prise en charge des différentes activités de formation, réunions consultatives variées et conférences. La personne en poste sera assignée en support administratif aux gestionnaires de projets pour la durée du projet.

**PRINCIPALES RESPONSABILITÉS**:

- Planification_
- Planifier les activités de formation, réunions consultatives et conférences
- Suivre et maintenir à jour les échéanciers pour les projets
- Organisation_
- Organiser les différentes activités de formation, réunions consultatives et conférences
- Sous la supervision du gestionnaire de projets, communiquer avec les organisations de médecins, les universités et les associations médicales pour la mise en œuvre des programmes (révision éthique, approbation des conférenciers, etc.)
- Coordonner les intervenants internes et externes tels que les compagnies d’audiovisuel, les hôtels, les agences de voyages, etc., impliquées dans l’élaboration et le déroulement des projets
- Direction / Exécution_
- S’occuper de la mise en œuvre des activités de formation
- Agir comme point de contact principal avec les représentants pour la mise en œuvre des programmes
- S'occuper du processus d’invitation/confirmation des participants à des réunions (virtuelles, en personne, adboard etc.)
- Agir comme point de contact principal pour la logistique des réunions en personnes (repas, salles, personnel, voyagement, av)
- Assurer les suivis avec tous les intervenants internes et externes tels que les compagnies d’audio-visuel, les hôtels, les agences de voyage, etc., impliquées dans l’élaboration et le déroulement des projets
- Personnaliser et préparer des documents nécessaires aux différents projets/événements (ententes contractuelles, formulaires d’évaluation, etc.)
- Créer les premières ébauches (copy text) des outils de mise en œuvre (invitation, évaluation, certificat, feuille de présence, guide de mise en œuvre, site web)
- Sous la supervision de la gestionnaire de projets, suivi avec les pigistes pour les différents outils du projet
- Préparation des plateformes virtuelles pour les rencontres l’Agence de communications Unik Inc.
- Coordonner le processus d’inscription, de transport et d’hébergement, gérer la communication et les besoins logistiques des conférenciers et participants
- Support technique lors de réunions virtuelles et suivi avec les participants
- Assurer le contrôle et l’exactitude des listes d’invités/participants et les mettre à jour en temps réel
- Contrôle_
- Coordonner avec le service des finances la préparation des chèques et les lettres de remerciement, le cas échéant
- Assurer la réconciliation des projets (documents) auprès du client lorsque requis et réconciliation des budgets
- Négocier les meilleurs prix avec les fournisseurs (hôtel, restaurants, AV )
- Suivi estimé: entrer ses heures dans Quickbooks, s'assurer du respect des coûts des éléments logistiques (hôtels, repas, av, matériel, etc.)
- Sous la supervision du gestionnaire de projets, Préparer les rapports post-mortem, tabulation d’évaluations, évaluations de besoins, etc. (Excel et PPT)

**EXIGENCES**
- Diplôme d’étude collégiale ou d’études universitaires de premier cycle de préférence dans les domaines des sciences de la santé ou communications.
- Expérience de coordination, de préférence dans le domaine pharmaceutique;
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
- Maîtrise des outils informatiques (suite Office).
- Minutie, exactitude, rigueur et sens de l’initiative;
- Autonomie et capacité à travailler en équipe;
- Professionnalisme;
- Débrouillardise et orienté (e) solution.

**AVANTAGES**
- Programme d’assurance collective concurrentiel
- Régime retraite avec contribution de l’employeur
- Allocations pour internet et cellulaire
- Environnement 100% virtuel
- Possibilités d’avancement et de formation l’Agence de communications Unik Inc.

Type d'emploi : Temps plein

Salaire : 55 000,00$ à 70 000,00$ par an

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Congés de Vacances et Compensatoires
- Évén