Office Agent Class Ii

NOTICE OF VACANCY - PLEASE POST

ANY VACANCIES RESULTING FROM THE STAFFING OF THIS POSITION WILL BE POSTED

OFFICE AGENT CLASS II

**INTERNATIONAL PROGRAMS DEPARTMENT**: VACC

6050 Blvd. Champlain, Verdun, QC. H4H 1A5

**Director**: Véronique Marin

**Status of post**: Regular, full-time

**Start date**: Immediate

**Working Schedule**: 35 hours per week

**Qualifications**:
Hold a Diploma of Vocational Studies in a specialty appropriate for the class of employment, a Secondary School Diploma or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority.

AND

Have some knowledge of office automation.

**Other Requirements**:
Must be bilingual

Ability to multi-task

Knowledge of Microsoft Office - Word, Excel and Access, and Mozaik

Testing Required

Knowledge of Jade would be an asset

Strong interpersonal skills and ability to interact positively with a varied clientele at the reception

Fluency in other languages an asset

Must be able to work as part of a team

Ability to meet deadlines, particularly during peak periods

Must be able to effectively communicate updates and information to other staff members

Available to work through summer and March break

**Salary scale as per the IASS’ Collective Agreement**:
$21.73 To $22.65 per hour

Nature of the work

The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in performing a variety of relatively simple administrative duties according to established instructions, methods or procedures and requiring routine decisions based on a limited number of elements.

**Daily Tasks/Dossiers**:
Perform all duties related to reception

Must have the ability and disposition to deal with all students

Must work with JADE/Tosca to maintain files

Manage the maintenance of student files and update necessary documentation

The employee may be required to enter scanned documents into a computer

The employee may be required to collect pending fee payments, provide receipt and ensure the delivery and compilation of those payments

The employee fills out forms, form letters, notices or any other simple document of the same nature and forwards them, as required

The employee may be required to receive, stamp, sort and file documents

Prepare requested documents for students

Perform any other related duties

AVIS DE POSTE VACANT VEUILLEZ AFFICHER

LE POSTE QUI DEVIENDRA VACANT LORSQUE CELUI-CI SERA COMBLÉ SERA AFFICHÉ, DE MÊME QUE TOUS LES AUTRES PAR LA SUITE.

AGENTE OU AGENT DE BUREAU, CLASSE II

DÉPARTEMENT DES PROGRAMMES INTERNATIONAUX - VACC

6050 Blvd. Champlain, Verdun, QC. H4H 1A5

**Directrice**: Véronique Marin

**Statut du poste**: Régulier à temps plein

**Horaire de travail**: 35 heures par semaine

**Date de début**: Immédiate

**Qualifications requises**:
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

ET

Posséder des notions en bureautique

**Autres exigences**:
Bilinguisme - essentiel

Capacité d’exécuter plusieurs tâches à la fois

Connaissance de Microsoft Office - Word, Excel et Access et de Mozaik

Examens requis

Connaissance de Jade - un atout

Solides aptitudes pour les relations interpersonnelles et capacité d’interagir positivement avec diverses clientèles à la réception

Maîtrise d’autres langues, un atout

Capacité de travailler au sein d’une équipe

Capacité de respecter des échéances, particulièrement pendant les périodes de pointe

Capacité de communiquer efficacement les nouvelles et l’information aux autres membres du personnel

Disponible pour travailler l’été et pendant le congé de mars

**Échelle de salaire selon la convention collective del’UIES**:
21,73 $ à 22,65 $ de l’heure

Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à effectuer diverses tâches administratives peu complexes selon des directives, des méthodes ou des procédures précises et nécessitant des choix routiniers basés sur un nombre limité d’éléments.

Tâches quotidiennes/Dossiers

Exécuter toutes les tâches à la réception

Capacité et disposition à traiter avec tous les élèves

Travailler avec JADE/Tosca pour tenir les dossiers à jour

Gérer la mise à jour des dossiers d’élèves et tenir à jour les documents nécessaires

Entrer des documents numérisés à l’ordinateur

Sur demande, percevoir le paiement des frais de scolarité en souffrance, fournir les reçus et s’assurer que ces paiements sont remis et compilés.

Remplir des formulaires, des lettres types, des avis ou tout autre document simple document de même nature et les acheminer comme demandé

Recevoir, étamper, trier et classer des doc