Réceptionniste Bilingue

Description du poste:
McCarthy Tétrault est un cabinet d'avocats canadien qui offre une gamme complète de solutions juridiques et commerciales à ses clients au Canada et dans le monde entier. Chez McCarthy Tétrault, nous offrons des possibilités de carrière stimulantes et enrichissantes dans nos bureaux de Toronto, Montréal, Québec, Calgary et Vancouver. Nous sommes ravis d'avoir obtenu la distinction de l'un des meilleurs employeurs pour la diversité au Canada pour la treizième année consécutive en 2025.Notre culture est fondée sur l'excellence professionnelle, la collaboration, l'innovation, le leadership éclairé et l'esprit d'entreprise. Nous encourageons l'inclusion sous toutes ses formes et nous fournissons les outils et les opportunités nécessaires pour aider nos collaborateurs à développer leur plein potentiel.

Nous sommes à la recherche d’un(e) **Réceptionniste bilingue** pour se joindre à notre équipe au bureau de **Montréal.** La personne retenue devra posséder un minimum de 3 à 5 années d’expérience pertinente, de préférence dans un environnement de services professionnels, et sera responsable de la gestion du système de réservation de l’entreprise (EMS), de la coordination des activités et de la logistique du centre de conférences, ainsi que du soutien aux membres du cabinet pour les réservations et les besoins liés aux événements. Les employés de McCarthy Tétrault bénéficient d'un environnement de travail hybride.

L'employé qui occupera ce poste devra communiquer en français et en anglais pour soutenir nos clients et les membres du cabinet à travers le Canada, où l'anglais est la langue prédominante. Le titulaire du poste sera également responsable de l'accueil des clients francophones et anglophones au bureau. Il s'agit d'une équipe nationale et il est nécessaire pour le bon fonctionnement des opérations d'avoir du personnel bilingue disponible en tout temps pour répondre aux demandes. Le bilinguisme (français et anglais) est donc une exigence pour ce poste.

**À titre de Réceptionniste bilingue, vos tâches seront les suivantes**:

- Préparer l'ouverture de la réception et s'assurer que le Centre de conférence est en ordre.
- Accueillir tous les visiteurs et leur donner des cartes d’accès, puis les accompagner à la salle de conférence où ils sont attendus. S’assurer que toutes les demandes des clients (qu’elles soient de nature professionnelle ou personnelle) sont satisfaites dans l’immédiat ou offrir aux clients d’être dirigés vers la bonne ressource.
- S’assurer que tous les visiteurs des autres bureaux de MT reçoivent une carte d’accès au bureau et les aider à réserver un espace de travail, au besoin. Coordonner avec l’équipe des Ressources matérielles, des TI et le service de traiteur selon les besoins.
- Répondre à tous les appels entrants avec rapidité et professionnalisme, et les acheminer à la bonne personne.
- S’assurer que les salles qui ont été réservées répondent aux besoins des hôtes selon la procédure établie et faire les changements requis, au besoin.
- Apporter un soutien aux membres du cabinet dans l’utilisation du système de réservation des salles EMS.
- Communiquer les exigences pour la réunion aux autres fournisseurs de services, notamment en matière d’audiovisuel et de traiteur, et leur faire part de tout changement.
- Se tenir à jour des changements au sein du cabinet et des mouvements de personnel afin de répondre promptement et de manière professionnelle aux demandes des clients, soit en personne, par téléphone ou au moyen des boîtes de réception du service.
- Apporter son soutien aux superviseur(e)s des centres de conférence, à l’équipe des événements et aux traiteurs pour faire en sorte que toutes les activités liées aux réunions ou aux événements sont réalisées selon les plans.
- Effectuer les réservations de dernière minute et les demandes de changement de salle et modifier les autres réservations en fonction des priorités.
- S’assurer que tous les documents, y compris les résumés des réunions et des événements et les commandes de services, sont complets et exacts.
- Assister la coordonnatrice ou le coordonnateur des ressources matérielles en informant le propriétaire de l’immeuble de tout problème qui doit être corrigé, telles que les réparations requises dans les toilettes, les ampoules à remplacer, les fuites d'eau, etc.
- Effectuer d’autres tâches assignées, selon le besoin.

- Bilinguisme (anglais, français) oral et écrit.
- Diplôme d’études secondaires.
- Minimum 3-5 années d’expérience pertinente, de préférence dans un milieu de services professionnels.
- Excellentes aptitudes relationnelles et orientation client.
- Professionnalisme
- Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale.
- Capacité à gérer des situations difficiles et à résoudre des problèmes; patience.

** McCarthy Tétrault offre aux membres de son équipe**:

- Des avantages sociaux exceptionnels dès le premier jour incluant une couverture d’assurance collective payée par le cabinet,