Adjointe Administrative

Relevant directement de l’adjointe exécutive, l'adjointe administrative agira à titre de premier point de contact pour l’entreprise en accueillant les visiteurs et les employés, en répondant aux appels téléphoniques, en effectuant la distribution de la correspondance et en exécutant diverses tâches administratives.

**Rôles et responsabilités**
- Accueillir et orienter les visiteurs.
- Gérer les appels téléphoniques internes et externes.
- Répondre aux courriels reçus ou les transférer aux personnes concernées.
- Rédiger, traduire et corriger à l’occasion, des communications internes et externes
- Trier l’ensemble du courrier reçu et préparer les envois ponctuels de lettres et de colis par services d’expédition externes (Poste Canada, Purolator, UPS, etc.).
- Préparer les échantillons de produits Polykar à envoyer aux clients.
- Effectuer la mise à jour de divers documents et rapports de suivis administratifs.
- S’occuper des commandes de traiteurs et de restaurants pour les réunions ou les événements spéciaux
- Participer à l’organisation de projets et événements spéciaux
- Gérer l’inventaire et commander les fournitures de bureau et étiquettes de production
- Gérer et attribuer les casiers aux nouveaux employés
- Gérer les cartes d’accès aux bureaux
- Offrir le soutien administratif aux départements des opérations
- Déposer les chèques bancaires
- Toutes autres tâches connexes

**Qualifications et expériences**
- Diplôme d’études professionnel en bureautique/secrétariat/administration ou Diplôme d’études secondaires et expérience pertinente;
- Avoir un minimum de trois années d’expérience pertinentes au poste
- Excellentes aptitudes de communication (verbales et écrites) tant en français qu’en anglais;
- Maîtrise des outils informatiques tels que MS Office
- Excellente écoute et faire preuve de diplomatie, tact et discrétion en tout temps.
- Comportement hautement professionnel
- Autonomie et débrouillardise
- Fiabilité et ponctualité

Reporting directly to the Executive Assistant, the administrative assistant will act as the first point of contact for the company by greeting visitors and employees, answering phone calls, distributing correspondence, and performing various administrative tasks.

**Roles and responsibilities**
- Welcome and direct visitors.
- Manage phone calls, both internal and external.
- Write, correct, and translate on occasion, internal and external communications.
- Sort all mail received and prepare ad hoc shipments of letters and parcels by external shipping services (Canada Post, Purolator, UPS, etc.).
- Prepare product samples and send to customers.
- Update various documents and administrative follow-up reports.
- Take care of catering and restaurant orders for meetings or special events.
- Participate in the organization of projects and special events.
- Manage inventory and place orders for office supplies and production labels.
- Manage and assign lockers to new employees.
- Manage office access cards.
- Offer administrative support to operations department.
- Cheques deposit
- Other related tasks

**Qualifications and experiences**
- Professional diploma in secretarial / office administration or High school diploma and relevant experience.
- Have a minimum of three years of experience relevant to the position.
- Excellent communication skills (verbal and written) in both French and English.
- Proficiency in computer tools such as MS Office.
- Excellent listening skills and demonstrate diplomacy, tact, and discretion at all times.
- Highly professional behavior.
- Autonomy and resourcefulness.
- Reliability and punctuality.

Type d'emploi : Temps plein

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vision
- Congés payés
- Stationnement sur place

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour

Expérience:

- Réception: 1 an (Souhaité)

Langue:

- Français et Anglais (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel