Adjointe Administrative

**Résumé du poste**:
Relevant du planificateur de projet - Systèmes & Intégrations, l’assistant(e) joue un rôle clé dans le soutien interne aux gestionnaires de projets responsables du développement et de la livraison de systèmes industriels à une clientèle manufacturière internationale. Cette personne assure la coordination administrative, la gestion documentaire et le suivi de certaines tâches opérationnelles liée aux projets. Il/elle supporte une équipe qui peut varier entre 7 et 10 personnes.

**Responsabilités principales**:
**Logistique et coordination interne**:

- Organiser les évènements du département et visites clients (réservation et préparation des salles, commande des repas, coordination avec les équipes internes, logistique locale).
- Supporter les équipes en installation sur site. Gérer les demandes de transport urgentes, incluant la coordination avec les équipes internes et les transporteurs.
- Planifier et coordonner les réunions d’équipe, rédiger les ordres du jour, les comptes-rendus, et assurer le suivi des points discutés.
- Agir comme agent(e) de voyage pour les membres de l’équipe (réservation de vols, hôtels, etc.).
- Suivre la facturation des sous-traitants impliqué dans les projets.

**Soutien administratif aux gestionnaires de projets**:

- Préparer, mettre en page, organiser et archiver les documents de projet selon les standards internes (rapports d’étapes, feuilles de temps, bons de commande, etc.).
- Contribuer au maintien et assurez la promotion des bonnes pratiques en lien avec la gestion intégrée des documents dans le département.
- Réviser les documents du processus d’exécution des projets (passage de portes) s'assurer de leur exactitude et les envoyer aux parties concernées.
- Initier les demandes de visa, de permis de travail et de toute documentation nécessaire pour pouvoir se rendre chez les clients.
- Compiler les données à l’aide des outils du département (système manufacturier, logiciel de planification), pour la production de rapports de suivi de projets.
- Participer à l’amélioration des gabarits utilisés par les gestionnaires de projets en proposant des façons de les optimiser et de les rendre plus utiles.

**Profil recherché**:

- Diplôme en administration, bureautique, gestion ou domaine connexe.
- 2 à 5 ans d’expérience dans un rôle de soutien administratif, idéalement dans un environnement technique ou industriel.
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint). Power BI un atout.
- Connaissance de logiciels de gestion de projets (MS Project), un atout.
- Sens de l'organisation développé, souci du détail, rigueur dans la gestion de dossiers.
- Capacité à gérer plusieurs priorités et à travailler avec plusieurs gestionnaires de projets en parallèle.
- Bonne communication écrite et orale en français et en anglais.

Travailler chez Evident Canada, une société du groupe Wabtec, c'est évoluer au sein d'une organisation qui est un chef de file international dans son domaine. Nous nous démarquons par notre expertise, notre environnement de travail favorisant l'épanouissement et notre constante recherche de l'innovation.Evident Canada, une société du groupe Wabtec, propose une large gamme de logiciels et d'équipements de détection de défauts par ultrasons et courants de Foucault. Nos équipements sont utilisés, entre autres, pour inspecter les soudures et détecter les fissures, les cavités, la porosité et d'autres irrégularités invisibles présents dans divers matériaux afin d'en garantir l'intégrité et la sécurité.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Assurance Vision
- Congés payés
- Événements d'Entreprise
- Gym sur place
- Heures d’arrivée et de départ flexibles
- Nourriture à Prix Réduit ou Gratuite
- Programme d'Aide aux Employés
- Programmes de Bien-être
- Régime de retraite
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée
- Travail à domicile

Lieu du poste : Télétravail hybride à Ville de Québec, QC