Agente ou Agent de Soutien Administratif Classe I

L'emploi d'agente ou d'agent de soutien administratif, classe I consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

De manière plus spécifique, la personne est appelée à exécuter les tâches suivantes:
Concernant le service à la clientèle:

- Recevoir et diriger les personnes se présentant au comptoir du SOCS;
- Accueillir les étudiants pour les rendez-vous avec les API, les conseillères d’orientation et le conseiller en information scolaire et professionnel;
- Répondre aux demandes d’information (téléphone, courriel et en personne) de la clientèle externe concernant nos programmes, les admissions, les portes ouvertes, les demandes de transferts et d’admission tardive, etc;
- Assumer la gestion des boites de la messagerie interne Mio et de la boite courriel du registrariat;
- Percevoir les paiements des frais de scolarité et autres frais facturés aux étudiants et de tous autres événements du collège;
- Gérer les ententes de paiement des étudiants et en assurer les suivis;
- Produire les attestations de fréquentation scolaire, fin de DEC et de relevés de notes;
- Accueillir les demandes de révisions de notes et contestations de plagiat, informer les étudiants de la procédure en conformité avec la PIEA et effectuer les suivis auprès des directions adjointes concernées;
- Aviser les diplômés de la réception de leur diplôme et les informer des conditions pour la récupération de ce dernier.

Concernant le soutien aux opérations du service:

- Concilier la petite caisse au comptoir du SOCS;
- Recevoir, traiter et assurer les suivis auprès des APIs des demandes de changement de programme, des désistements de session, des abandons ou des désistements de cours;
- Effectuer les suivis et les relances des étudiants n’ayant pas confirmé leur choix de cours ou procédé au paiement;
- Valider les photos étudiantes;
- Numériser les formulaires d’équivalence, d’incomplet et des billets médicaux et procéder à leur classement. En assurer la confidentialité tout au long du traitement;
- Préparer les actualités Omnivox et les communications écrites aux étudiants concernant les choix de cours et paiement, la fréquentation scolaire, les modalités de désinscription et d’abandon, etc.;
- En collaboration avec l’équipe d’API, organiser les rencontres d’accueil des nouveaux admis et veiller à la logistique de celles-ci;
- Planifier les rencontres de service et prendre les notes lors de ces réunions;
- Participer à la révision de l’ensemble des travaux administratifs du SOCS.

Exigences:
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente,

et

avoir une (1) année d'expérience pertinente.

Connaissance de Clara pédagogie (un atout).
La personne recherchée doit démontrer un intérêt marqué pour le service à la clientèle.
La personne doit être à l’aise à travailler sous pression et avec une multitude de dossiers simultanément.

Tests requis:
Test de français niveau avancé, note de passage établie à 60 %
Test de Word niveau débutant, note de passage établie à 60 %
Test de Excel niveau débutant, note de passage établie à 60 %

Remarques:
Si votre expérience professionnelle a évolué ou si vous avez de la scolarité additionnelle depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.