Adjoint.te Administratif.tive Direction Offshore

Scope of Position:
Sous l’autorité du Vice-Président «Offshore Projects Delivery» Amérique du Nord, l’adjoint.e administratif.tive assure le bon fonctionnement de la direction du département. Il.Elle fournit des services de soutien administratif et de soutien dans le développement des projets.

**Responsibilities**:
**Gestion et soutien administratif**:
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- Participer à la formation et à l’intégration des nouveaux membres des équipes, conjointement avec les ressources humaines (formation sur les outils, plateformes, procédures, etc.); agir en tant que point de contact pour les équipes;
- Assurer la gestion documentaire de formulaires et procédures sur différentes plateformes (Teams, Sharepoint); rédiger et réviser des procédures;
- Suivre les comptes de dépenses des directeurs techniques (dépenses liées à la carte de crédit du département); soutenir leurs équipes pour la soumission et/ou la révision de comptes de dépenses; assurer la conformité à la politique de la compagnie;
- Gérer les inscriptions et le suivi des formations pour les membres des équipes;
- Vérifier et effectuer la conciliation d’heures entre différents systèmes et entre les différents projets pour les membres des équipes;
- Produire des présentations internes, rapports, notes de service, comptes rendus de réunions, et tout autre document administratif; assurer la qualité de la documentation externe (présentations, lettres, etc.);
- Fournir des services de secrétariat et de soutien administratif à la direction et leurs équipes (effectuer des appels, assurer des envois et réceptions de colis et courrier);
- Toute autre tâche connexe.

**Coordination et soutien à l’organisation de formations, rencontres, appels et évènements**:

- Organiser et coordonner les réunions des projets et autres déplacements et voyages d’affaires pour la direction offshore et leurs équipes;
- Gérer le calendrier du vice-président : Planification des réunions, résolution des conflits;
- Organiser des évènements spéciaux (ex :séminaire annuel du département, workshop, déplacements à l’étranger) et travailler de concert avec les autres adjointes administratives et exécutives sur ces projets;
- Organiser et préparer les formations et les réunions d’équipe (virtuelles ou en personne);
- Organiser et coordonner les entrevues pour les postes à combler de concert avec le département des ressources humaines et les agences de placements;
- Négocier les tarifs préférentiels de locations de voitures, hôtels, avions, logements et repas pour la direction offshore;
- Veiller au bon respect de la politique de la compagnie en matière de voyages et déplacements.

**Soutenir les trois départements dans leur développement**:

- Soumettre des demandes de contrats et/ou vérifier que les demandes respectent la conformité des politiques et procédures de l’entreprise, participer et assurer le suivi de l’exécution;
- Agir en tant que spécialiste d’outils et de plateformes utilisés par les équipes et leurs fournisseurs (Malbek, SAP, Firmex, Docusign, etc.);
- Effectuer les demandes d’achats dans le système SAP et réceptionner les factures pour le département;
- Négocier et mettre en place les souscriptions à des plateformes et magazines, enregistrer les nouveaux utilisateurs;
- Mettre à jour les documents de communication (organigrammes, présentations de projets, présentations de la direction offshore);
- Coordination des méthodes de travail avec les adjoints.tes de l’équipe de San Diego;
- Toutes autres tâches assignées par le vice-président.

Qualifications:

- Diplôme d’études professionnelles en bureautique;
- Cinq ans d’expérience dans des fonctions similaires;
- Maîtrise d’Outlook et de la suite MS Office;
- Expérience en gestion documentaire et connaissance de SharePoint (un atout);
- Maîtrise de SAP (un atout);
- Bilingue (français / anglais) à l’oral et à l’écrit.

**Compétences recherchées**:

- Autonomie et initiative;
- Travail d’équipe;
- Planification et organisation;
- Habileté de communication;
- Efficacité et bon sens;
- Rigueur et minutie.