Agente D’information, Agent D’information

**Type d’emploi**:
Employé

**Durée en mois**(pour les emplois à durée déterminée):
12

**Famille d’emplois**:
Soutien administratif

**Nombre de postes à pourvoir**:
1

**Faculté/Service - Département**:
Gestion de programmes

**Campus**:
Campus principal

**Affiliation syndicale**:
PSUO

**Date d’affichage**:
February 24, 2025

March 07, 2025

**Heures par semaine**:
35

**Classe salariale**:
SSUO Grade 06

**Échelle salariale**:
$51,908.00 - $65,566.00

**Raison d’être du poste**:
Sous la direction de la Conseillère principale, Gestion de programmes, assurer le service à la clientèle de première ligne, notamment accueillir, renseigner et rediriger la communauté universitaire et les visiteurs externes. Effectuer une variété de tâches administratives afin de soutenir les opérations de l’unité.

**Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes**:

- ** Service à la clientèle**: Agir en tant que personne-ressource pour renseigner la communauté universitaire et le grand public au sujet des biens, des services, des activités, des horaires, des taux, des règlements et des politiques du secteur. Promouvoir les services et les produits offerts par le secteur et recommander aux clients ceux qui répondent le mieux à leurs besoins ou diriger les demandes aux personnes ou service appropriés. Traiter les demandes de biens ou de services et recevoir des paiements. Aider les clients à compléter divers formulaires administratifs. Recevoir et examiner les plaintes au sujet des produits, des services ou des politiques, mettre les comptes à jour et assurer les suivis selon les procédures établies.
- ** Tâches administratives**: Effectuer une variété de tâches administratives afin de soutenir les opérations du service, telles que l’inscription des participants aux activités offertes, la saisie et la mise à jour de données, la rédaction et la préparation de divers documents administratifs, la réservation des locaux, la gestion des calendriers des activités et des évènements offerts par le secteur et la gestion du courrier.
- ** Opérations financières**: Effectuer une variété de tâches administratives afin de soutenir les opérations financières courantes, telles que la saisie de données, l’émission de factures, la réception de paiements, la tenue de livres, la tenue des dossiers, la vérification et le rapprochement, tout en assurant la conformité aux politiques et règlements pertinents. Prendre des dispositions en vue d'un remboursement, d'un échange ou d’une annulation. Déceler les incohérences et prendre les mesures correctives appropriées pour assurer l’intégrité des données.
- ** Gestion de dossiers**: Établir et tenir un système efficace de classement et de gestion des dossiers pour préserver la confidentialité des dossiers et veiller à la disponibilité de documents complets et exacts à des fins de consultation future ou de vérification. Tenir des listes de contrôle sur les détenteurs de clé et des renseignements connexes sur la sécurité de l’accès pour le personnel du secteur afin d’assurer la confidentialité des dossiers.
- ** Documentation**: Rédiger et mettre à jour la documentation, à utiliser à l’interne, sur les procédures, les processus et les systèmes liés aux responsabilités du titulaire.

**Ce que vous apportez**:

- Diplôme d’études secondaires; de préférence, achèvement d’une formation postsecondaire en administration et bureautique.
- Au moins une (2) année d’expérience manifesté dans un rôle semblable.
- Connaissance et expérience des systèmes informatiques et des logiciels tels que Windows, traitement de textes, tableurs, Internet et le courriel.
- Fortes aptitudes en relations interpersonnelles, en communication et en service à la clientèle.
- Sens de la discrétion et de la confidentialité.
- Fiabilité.
- Bon jugement.
- Bon sens de l’organisation.
- Capacité de travailler sous pression.
- Bilinguisme - français et anglais (expression orale et écrite).

**Compétences clés à l’Université d’Ottawa**:
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa:
**Planification**: Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
**Initiative**: Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
**Souci du service à la clientèle**: Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
**Travail d’équipe et coopération**: Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre