Préposé(E) à L'administration Des Services Et à

**Lieu de travail** : Le bureau régional, Timmins ou le bureau de Kapuskasing ou le siège social, North Bay

**ETP** : (1,0)

**Date d’entrée en fonction** : Dès que possible

**Sommaire du poste**:
La secrétaire du secteur éducatif fournit un soutien au niveau des opérations des services éducatifs. La personne qui occupe ce poste relève de la direction de services éducatifs.

**FONCTIONS**
- Veiller à l’organisation efficace du bureau de la direction des services éducatifs.
- Fournir un soutien administratif à la Direction des services éducatifs, la surintendance du dossier et autres directions des services au besoin.
- Préparer et rédiger des rapports financiers et des documents (p. ex., comptes-rendus de réunion, lettres, notes de service, rapports, guides d’instructions, processus à suivre), selon les échéances prescrites
- Recevoir et filtrer les appels téléphoniques, donner des renseignements dans les limites de son champ de compétences et transmettre les messages
- Assurer la gestion du courrier et des documents à l’interne et à l’externe
- Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information
- Fournir un soutien administratif pour toutes les composantes liées aux rencontres mensuelles y compris être présente pour prendre les notes et les suivis
- Assurer l’administration et le maintien du système d’inventaire d’équipements dans le cadre des achats
- Fournir un soutien à la préparation et assurer le maintien des dossiers liés aux services éducatifs
- Préparer et vérifier des états financiers ainsi que les demandes de remboursement de la direction des services éducatifs, les surintendances et autres directions des services au besoin.
- Préparer et vérifier les achats de ressources et d’équipement à la demande de la direction des services éducatifs, la surintendance du dossier et autres directions des services au besoin.
- Assurer un suivi avec les fournisseurs, le cas échéant
- Organiser des voyages d’affaires et des rencontres pour les équipes de la direction des services éducatifs, les surintendances et autres directions des services au besoin.
- Tenir à jour le calendrier des rencontres et des rendez-vous de la superviseure
- Établir un lien direct avec les préposé.es de tous les secteurs et des secrétaires des écoles pour communication et confirmation de renseignements traitant de certains dossiers
- Appuyer avec des projets de secteur (p. ex., base de données)
- Partager des possibilités d’amélioration pour les systèmes et les procédures en place
- Assurer un suivi au niveau des tâches qui lui sont assignées
- S’acquitter de toute autre tâche liée à ses fonctions.

**QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCES**
- Diplôme d’études collégiales en secrétariat ou dans un domaine connexe ou une combinaison de scolarité et d’expérience pertinente
- Expérience au sein du secteur de l’éducation est un atout
- Compétences supérieures reconnues en secrétariat et dans les procédures administratives

**Compétences**
- Savoir établir et gérer les priorités de la direction des services éducatifs et autres demandes du secteur éducatif
- Être bien organisé(e) et structuré(e) dans son travail tout en portant une attention aux détails
- Capable de planifier et de prévoir des activités à venir
- Avoir beaucoup d’entregent et faire preuve de discrétion
- Pouvoir s’acquitter de ses fonctions avec un minimum de supervision
- Faire preuve d’initiative et de débrouillardise
- Savoir respecter la nature confidentielle de divers dossiers et de diverses données
- Être capable de travailler en équipe et de façon autonome
- Excellente connaissance pratique de divers logiciels de la suite O365
- Compétences supérieures et français et en anglais, à l’oral et à l’écrit
- Votre lettre de présentation et votre curriculum vitae sont rédigés en français
- Votre demande est envoyée par l’entremise de la plateforme du Conseil
- Les demandes reçues après la date et l'heure de fermeture du concours ne seront pas considérées.

En vertu du règlement 521-01, toute personne employée auprès du CSPNE doit fournir un relevé de ses antécédents criminels avec vérification auprès du secteur vulnérable émis six (6) mois avant d’entrer en fonction. Il s’agit d’une condition essentielle d’emploi.

Dans le respect de la Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario, le CSPNE rend disponible des mesures d'adaptation durant son processus de sélection.

« Nous souscrivons à l’équité en matière d’emploi »