Adjointe Administrative

**DESCRIPTION DE RÔLE ET RESPONSABILITÉS**

**POSTE**: ADJOINT(E) ADMINISTRATIVE

**DÉPARTEMENT**: ADMINISTRATION

**STATUT ET TYPE D’EMPLOI**: RÉGULIER, TEMPS PLEIN

**SUPÉRIEUR IMMÉDIAT**: DIRECTEUR GÉNÉRAL

**LIEU DE TRAVAIL**: 379 RUE SAINT-SACREMENT, CHICOUTIMI

**DESCRIPTION**

Prêt(e) à dynamiser votre quotidien? Joignez-vous à notre belle équipe en tant qu’adjoint(e) administrative Ici, l’entraide est la règle d’or et les mandats variés vous permettront de toucher à plusieurs volets stimulants de l’organisation.

**RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES**

Sous l'autorité du directeur général, l’adjoint(e) administrative supporte toutes les tâches relatives au volet administratif, financier et des ressources humaines. Cette personne est chargée de participer au bon fonctionnement administratif afin d'atteindre les objectifs de notre mission.

Si vous êtes intéressé(e) par un poste généraliste dynamique avec une équipe tissée serrée, alors ce poste est fait pour toi

**RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES**

**Soutien administratif général**
- Rédiger, préparer, réviser, corriger et assurer la qualité linguistique et la mise en page de divers documents en français (lettres, documents, formulaires, rapports, procédures, présentations, procès-verbaux).
- Gérer les courriels et le courrier.
- Préparer les documents pour les réunions (ordre du jour, documentation, etc.).
- Maîtriser la convention collective.

**Gestion des documents**
- Classer, trier, numériser et archiver les documents physiques et électroniques.
- Maintenir à jour les bases de données, listes et dossiers administratifs.
- Assurer un classement des dossiers employés cohérent et respectant les normes de confidentialité.
- S’assurer que les politiques internes soient affichées et signées par tous les employés.

**Soutien financier**
- Traiter les factures, les remboursements et les dépôts.
- Soutenir la préparation de la paie (vérification des feuilles de temps, transmission des données).
- Soutenir dans la tenue de livres et la préparation des rapports financiers de base.

**Communication et image**
- Participer à la rédaction de communications internes ou externes (mémos, publications, etc.).
- Mettre à jour les informations sur les outils de communication internes ou externes (site web, affichages, infolettres).

**Bureautique**
- Imprimer et préparer des dossiers pour les nouveaux employés.
- Classer et numériser des documents.
- Soutenir la logistique des rencontres (réservation de salles, prise de notes, etc.).
- Gérer l’inventaire et les commandes de fournitures de bureau.
- Établir et tenir à jour des systèmes manuels et informatisés de classement de dossiers et d’informations.

Toutes autres tâches connexes.

**Ce que vous apportez à l’équipe**
- Certificat ou technique en bureautique, administration ou domaine connexe.
- 2 à 3 ans d’expérience dans un poste similaire.
- Un excellent français écrit.
- Un bon esprit d’analyse car vous savez prendre en considération certains faits.
- Une capacité à gérer plusieurs dossiers en même temps ou dans des situations d’urgences et d’imprévus qui font que les priorités changent.
- Excellente maîtrise de Microsoft 365.
- Des connaissances avec Evolia, Employeur D, Folks RH (un atout).
- Expérience dans un milieu syndiqué (un atout).

**Ce poste est fait pour vous si vous avez**:

- Un bon sens de l’humour et de la bonne humeur.
- Le travail d’équipe et la collaboration dans le sang.
- Une ouverture d’esprit envers la clientèle en itinérance.
- D’excellentes compétences en communication orale et écrite.
- Un très bon sens de l’organisation.
- Un sens aigu du détail et de la précision.
- De l’intégrité professionnelle.
- La discrétion en priorité et souci de la confidentialité.

**Ce qu’on vous offre**
- Travail dans un environnement dynamique, orienté vers l’impact social.
- Rémunération compétitive, selon les qualifications et l’expérience.
- Opportunités de développement professionnel et formation continue.
- Nombre d’heures de travail par semaine entre 35h et 40h du lundi au vendredi avec horaire flexible.
- Assurances collectives.
- Participation de l’employeur dans un REER.
- Programme santé avantageux (PAE, télémédecine, etc.).
- Plusieurs journées mobiles.
- Nombre de semaines de vacances compétitif.

La Maison d’accueil pour sans-abri de Chicoutimi est un organisme sans but lucratif qui a pour mission d’accueillir et de venir en aide aux personnes en situation d’itinérance vivant une désorganisation psychosociale et/ou une situation de crise.

**À la MSA, nous vous embauchons tel que vous êtes. Nous valorisons la diversité dans toutes ses facettes. L’équipe est investie à avoir un milieu de travail inclusif, sans jugement et respectueux envers chaque employé ou usagé.**

**Pour postuler**:
Émilie-Kim Lepage

Coordonnatrice RH

Maison d’accueil pour sans-abri de Chicoutimi,

379 rue Saint-Sacrement, Chicoutimi, Québec

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Rémunération : à partir de 1,00$ par heure

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