Office Assistant/receptionist

**VERSION FRANÇAISE SUIVRA**

The Dawson Student Union (DSU) is the accredited student association that represents Dawson College students. Essential to the proper functioning of the Union are the employees and contractors who support the Executive Team and Student Council, who are current Dawson students, in fulfilling the mission of the DSU. These employees and contractors, who are non-Dawson students, bring professional expertise and consistency to the organization, ensuring the smooth operation of the Union.

Position Overview:
The Office Assistant/Receptionist is a part-time role designed to support the Dawson Student Union (DSU). Working closely with the Executive Team, employees, and contractors, the Office Assistant/Receptionist ensures smooth day-to-day operations and efficient communication within the organization.

Key Responsibilities:

- Reception and customer service duties;
- Assist Executive Officers in drafting/proofreading documents;
- Organize and maintain digital filing systems;
- Serve as the point of contact for maintenance, mailing, shipping, supplies, equipment, bills, and errands;
- Assist in financial tasks, including but not limited to, scanning receipts, submitting reimbursement forms, collections; etc.
- Monitor and assist in managing office supplies and assets inventory;
- Organize and coordinate meetings and appointments for DSU Executive Officers and staff; and
- Perform other duties as assigned by the President and Administrative Director.

Qualifications:

- Passion for non-profit organizations
- Strong organizational and interpersonal skills
- Language: English and French (written and spoken)

**Job Type**:

- Permanent Part-time

Shift and Schedule:

- Monday to Friday, approximately 25-30 hours per week

Compensation & Benefits:

- Compensation: $20/hr
- Paid health and dental coverage
- 6-week vacation; additional mental health, sick and personal paid days off
- Work from home during specified times of the year
- Casual dress code

**Location**:

- Montreal, Qc

Start Date:

- March 2025

Application Process:

- __________________________________

L’Association Étudiante de Dawson (DSU) est l’association étudiante accréditée qui représente les étudiants du Collège Dawson. Essentiels au bon fonctionnement de l’Association, les employés et contractuels soutiennent l’équipe exécutive et le Conseil étudiant, composés d’étudiants actuels de Dawson, dans l’accomplissement de la mission de la DSU. Ces employés et contractuels, qui ne sont pas des étudiants de Dawson, apportent une expertise professionnelle et une continuité à l’organisation, garantissant ainsi le bon fonctionnement de l’Union.

Aperçu du poste:
Le poste d’assistant(e) administratif(ve)/réceptionniste est un rôle à temps partiel conçu pour soutenir l’Association Étudiante de Dawson (DSU). Travaillant en étroite collaboration avec l’équipe exécutive, les employés et les contractuels, l’assistant(e) administratif(ve)/réceptionniste veille au bon déroulement des opérations quotidiennes et à une communication efficace au sein de l’organisation.

Principales responsabilités:

- Tâches de réception et de service à la clientèle
- Répondre aux courriels dans les boîtes aux lettres partagées de la DSU
- Aider les officiers exécutifs à rédiger et relire des documents
- Organiser et maintenir les systèmes de classement numériques
- Servir de point de contact pour la maintenance, l’envoi postal, l’expédition, les fournitures, l’équipement, les factures et les courses
- Assister dans les tâches financières
- Surveiller et aider à la gestion des fournitures et de l’inventaire des actifs de bureau
- Organiser et coordonner les réunions et rendez-vous pour les officiers exécutifs et le personnel de la DSU
- Exécuter d’autres tâches assignées par le président et la directrice administrative

Qualifications:

- Intérêt pour les organisations à but non lucratif.
- Solides compétences organisationnelles et interpersonnelles.
- Langues : anglais et français (écrite et orale)

Type d’emploi:

- Permanent Temps partiel

Horaire et emploi du temps:

- Du lundi au vendredi, environ 25 à 30 heures par semaine

Rémunération et avantages:

- Rémunération : 20$/hre
- Couverture payée pour la santé et les soins dentaires
- 6 semaines de vacances ; jours de congé supplémentaires payés pour la santé mentale, les maladies et les raisons personnelles
- Télétravail possible à certaines périodes de l’année
- Code vestimentaire décontracté

Lieu:

- Montréal, Qc

Date de début:

- Mars 2025

**Job Types**: Part-time, Permanent

Pay: From $20.00 per hour

Expected hours: 25 - 30 per week

Schedule:

- Monday to Friday

Work Location: In person

Application deadline: 2025-02-13
Expected start date: 2025-03-03