Agent Aux Comptes en Fidéicommis Et Au Service de

Le Barreau cherche à pourvoir un poste permanent administratif syndiqué d’agent en fidéicommis et au service de garde au Service des greffes (AS-33A).

**Description sommaire**:
Relevant du superviseur et du directeur du Service des greffes, l’agent aux comptes en fidéicommis et au service de garde reçoit les formulaires d’ouverture de comptes des membres, effectue les démarches pour l’ouverture et la fermeture desdits comptes, en assure le suivi et les enregistre dans les registres appropriés. Il assure la mise à jour des informations concernant les comptes en fidéicommis et effectue des recherches pour certains intervenants. Il assure aussi quotidiennement le bon fonctionnement du Service de garde.

**Tâches et responsabilités**:
**Comptes en fidéicommis**
- Assure un contrôle et une cohérence entre les informations fournies par les membres sur leur formulaire d’inscription annuelle et celles contenues au Tableau de l’Ordre quant à la détention d’un compte en fidéicommis;
- Transmets des lettres d'avis d'ouverture et de fermeture de compte et autres lettres pertinentes en lien avec les informations fournies sur le formulaire d’inscription annuelle;
- Sur réception des formulaires dûment complétés en cours d’année, procède à l’ouverture des comptes et/ou à la fermeture dans les registres appropriés;
- Procède à la gestion des formulaires pour les nouveaux comptes déclarés par les membres et/ou un changement de signataire ou de dénomination sociale;
- Assure la conformité des formulaires lors de leur réception et les retourne au membre si nécessaire;
- Effectue les recherches pour les comptes non déclarés et assure le suivi lorsque requis en collaboration avec le Service des finances;
- Transmets au Service des finances tout formulaire d’ouverture de compte général en fidéicommis;
- Rédige et transmets la correspondance aux membres, notamment en lien avec l’ouverture ou la fermeture d’un compte en fidéicommis et la formation continue obligatoire;
- En collaboration avec le Service de la qualité de la profession, envoie les lettres de rappel aux membres ayant fait défaut de transmettre leur(s) formulaire(s) d’ouverture de compte en fidéicommis;
- Voit à la numérisation et à l’archivage des formulaires et correspondances adressées aux membres;
- Transmets au Service de la formation continue le nom des membres ne s’étant pas conformé à la règlementation en vigueur sur la ou les formation(s) obligatoire(s);
- Répond, conformément aux dispositions réglementaires applicables, aux demandes de renseignements des membres concernant les comptes en fidéicommis et le formulaire;
- Effectue des recherches pour plusieurs services du Barreau et fournit l’information nécessaire lorsque requis;
- Effectue certaines démarches auprès des institutions financières concernant notamment la fermeture de comptes;
**Service de garde**
- Donne suite à toute demande d’information d’un membre du Barreau du Québec ou d’un officier commandant des différents centres opérationnels concernant notamment les règlements du service ainsi que les procédures et contrats liés à l’adhésion d’un membre au service;
- Assure la gestion des logiciels de chacun des Services de garde et des systèmes informatiques de transmission d’appels des différents centres opérationnels (services de police) au membre de garde;
- Confectionne les listes des différents services de garde, transmet un avis à chacun des membres en tenant compte de leur disponibilité et assure le remplacement des membres advenant leur non disponibilité;
- Assure mensuellement l’archivage de chacun des services de garde en tenant à jour les registres de statistiques des appels reçus par les membres via le questionnaire transmis préalablement;
- S’assure quotidiennement que les transferts d’appels ont été correctement exécutés, et ce, pour chacun des services. Au besoin, alerte le soutien technique du Service des technologies de l’information;
**Autres tâches**
- Effectue l’ouverture et la distribution quotidienne du courrier destiné au Service des greffes.
- Effectue toute autre tâche demandée par ses supérieurs.

**Qualifications requises**:
**Formation**:

- Diplôme d’études secondaires

**Expérience**:

- Trois années d’expérience pertinente

**Habiletés**:

- Faire preuve de rigueur;
- Savoir gérer son temps et les priorités;
- Être doué pour la communication interpersonnelle;
- Être orienté vers les clients;
- Maîtrise de la langue française parlée et écrite;
- Maîtrise intermédiaire de la suite Microsoft Office.

**Horaire de travail**:
33 h 45 / semaine

**Lieu de travail**:
Vieux Montréal

**Date d’entrée en poste**:
Le plus tôt possible
- Prenez note que les termes employés pour désigner des personnes sont pris au sens générique et qu’ils ont à la fois valeur d’un féminin et d’un masculin. Le genre mas