Coordinatreur Financier Et Administratif Finance

(English follows)

**Poste disponible - Coordinatrice(eur) des finances et de l'administration**

**Avertissement**:
Ce poste fait partie d'un accord de partage de poste avec l'actuel coordinatrice des finances employée par OPIRG-GRIPO. Des ajustements à cette description de poste peuvent êtrenécessaires. Cet avis vise à s'assurer que chaque partie accompagnée de l'accord de partage d'emploi est consciente des complications potentielles sur le lieu de travail qui peuvent survenir à la suite de cet accord de partage d'emploi.

Veuillez consulter l'entente de partage d'emploi du SCFP 1281 ci-jointe pour plus de détails.

Please review the CUPE 1281 job-sharing arrangement attached for more details.

**Responsabilités **:
La Coordinatrice(eur) des finances et de l'administration est chargé d'assurer la gestion cohérentedes responsabilités financières et juridiques de GRIPO-Ottawa, y compris les responsabilitésfinancières de l'organisation envers le réseau provincial (PIRG). Cela comprend:

- Payer les factures et les cotisations provinciales.
- Comptabiliser et réconcilier les finances mensuelles sur le logiciel de comptabilité (ex. programme SAGE).
- S'assurer qu'il y a de l'argent dans la petite caisse, faire des dépôts et effectuer d'autres tâchesbancaires.
- Collaborer avec la coordinatrice des finances pour relayer l'information sur la paie, et pour d'autres questions financières applicables.
- Préparer les rapports budgétaires trimestriels et les communiquer au conseil d'administrationet au personnel.
- Informer le conseil d'administration de tout écart important par rapport au budget et proposer des solutions possibles.
- Collaborer avec le trésorier du conseil d'administration sur les questions financières.
- Préparer un rapport financier pour le rapport de l'assemblée générale annuelle (AGA) de GRIPO et le présenter à l'AGA.
- Planifier les audits financiers annuels afin d'assurer l'intégrité des données financières et assister l'auditeur au moment de l'audit.
- Informer la coordinatrice des groupe d'action de la situation financière des groupes d'action.
- Contacter les services comptables de la GSAÉD et des SÉUO pour les cotisations des étudiantset (le cas échéant) d'autres questions financières.
- Coordonner les périodes de remboursement 3 fois par an (pour les semestres d'automne, d'hiver et d'été).

**Administration**:

- Faire connaître le GRIPO en améliorant notre visibilité sur le campus et en ligne et ens'assurant que tous les secteurs de l'université sont au courant de qui nous sommes et de ceque nous faisons.
- Établir et maintenir de bonnes relations de travail avec l'SÉUO, la GSAÉD, les autres groupes du campus, l'administration de l'Université, les professeurs et les médias (c.à-d. Fulcrum, La Rotonde, CHUO, etc.) de l'Université d'Ottawa.
- Appuyer la coordonnatrice des communications dans la communication avec les étudiants par le biais du site Web, des bulletins d'information et d'autres formes de sensibilisation sur le campus.

**Responsabilités du personnel**:
Le coordinateur des finances et de l'administration est censé élaborer, avec d'autres, les prioritésde programmation de l'organisme. Le coordonnateur est également chargé de rendre compte auconseil d'administration et de maintenir un lien avec ce dernier. Les tâches comprennent:

- Assister à des réunions occasionnelles du conseil d'administration.
- Examiner les procès-verbaux du conseil d'administration après chaque réunion afin d'être au courant des décisions prises et s'assurer que les actions financières ordonnées par le conseil d'administration sont réalisées.
- S'assurer qu'une copie du procès-verbal de chaque réunion du conseil d'administration se trouve dans OPIRG-GRIPO OneDrive.
- Aider aux priorités programmatiques (ex. investissements, projets spéciaux, conférences, sessions de formation, embauche).
- Collaborer à l'organisation des réunions hebdomadaires du personnel avec les autresmembres du personnel.
- Assister aux réunions du personnel et assumer à tour de rôle les rôles d'animateur et de rédacteur du procès-verbal des réunions.
- Assurer la liaison et rencontrer régulièrement votre personne de référence au sein du conseil d'administration pour mettre à jour les plans de travail et informer la liaison de l'avancementde vos responsabilités.
- Soumettre chaque semaine les feuilles de temps et les rapports du personnel à la personne de liaison du conseil d'administration et au titulaire du portefeuille des RH.

**Autres responsabilités liées à l'accord de partage de poste**:

- Collaborer avec la coordonnatrice des finances, le conseil d'administration et (s'il y a lieu) le SCFP 1281 pour résoudre toute complication imprévisible découlant de cet arrangement de partage d'emploi.
- S'assurer que toutes les tâches liées à la paie qui sont sensibles au facteur temps sont traitéeslorsque le coordonnateur finan