Adjoint(E) Administratif(Ve)

**La Fondation de l’Université Laval - Développement et relations avec les diplômés** est présentement à la recherche d’une adjointe ou d’un adjoint administratif(ve). Relevant du président-directeur général, le secrétaire principal assiste, en partie, le président-directeur général, la secrétaire corporative et gouvernance ainsi que certains membres du comité de direction.

Plus spécifiquement, la personne agit à titre de:
**Support au PDG**:

- Organiser et assister, au besoin, à des réunions tel que : conseil d’administration, les comités de gestion, les rencontres avec des donateurs, etc.) et produire les procès-verbaux;
- Être responsable des tâches de secrétariat : faire le suivi des courriels, rédiger des lettres, des procès-verbaux, etc.
- Faire la recherche d’informations et documents pour soutenir les gestionnaires de tous les niveaux;
- Effectuer du travail de recherche et d’analyse sur les donateurs à l’aide de notre base de données;
- Préparation de documents de sollicitation (à l’occasion);
- Préparer et acheminer les ordres du jour aux comités et comptes rendus;
- Fixer et organiser certaines rencontres avec les adjointes des membres des divers comités, selon les besoins;
- Rédiger et réviser certains documents de présentation avec PowerPoint ou avec d’autres outils;
- Rédaction de lettres de remerciements, mise à jour de documents et révision linguistique
- Effectuer de la révision linguistique, mettre en page et faire les corrections de divers biens livrables;
- Effectuer toutes autres tâches connexes.

**Support à la secrétaire corporative et gouvernance et à certains membres de l’équipe de direction**:

- Appuyer la direction générale dans la gestion du Conseil d’administration et de ses comités;
- Assurer la logistique des rencontres du CA et de ses comités (convocation, réservation de salle, etc.);
- Apporter son aide dans la préparation, la vérification/révision, l’édition et le regroupement des documents divers pour le conseil et ses comités;
- Rédiger les ordres du jour, réviser attentivement les documents afférents, réviser les procès-verbaux, assurer la gestion des résolutions;
- Assurer le suivi des comités et conseils (notamment la signature des procès-verbaux);
- Assurer la gestion des documents sur la plateforme sécurisée du Conseil d’administration;
- Assurer le maintien d’un système de classement ainsi que des procédures d’archivage des documents;
- Répondre aux questions et demandes des membres du conseil d’administration ainsi que des membres du comité de gestion;
- Produire les comptes de dépenses des membres du CA;
- Rédiger et réviser des lettres, fiches, rapports, présentations ou autres documents;
- Anticiper et prévenir les besoins tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives;
- Collaborer à la préparation de l’Assemblée générale annuelle;
- Appuyer, au besoin des membres du comité de gestion.

**Compétences générales**
- Avoir un grand sens de l’initiative et de l’autonomie;
- Intérêt et aptitude démontrés pour le service à la clientèle;
- S’exprimer et rédiger de façon impeccable en français;
- Être rigoureux et avoir le souci du détail;
- Posséder plus de 10 ans d’expérience pertinente;
- Avoir un grand sens de l’organisation et une bonne gestion des priorités;
- Avoir un bon esprit d’équipe ;
- Être une personne intègre et discrète;
- La connaissance de l’anglais est un atout.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Salaire : à partir de 50 000,00$ par an

Avantages:

- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Congés de Vacances et Compensatoires
- Horaires flexibles
- Programme d'Aide aux Employés
- Réductions Tarifaires
- REER Collectif

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour
- Repos la fin de semaine

Lieu du poste : Télétravail hybride à QUÉBEC, QC