Adjointe Au Gestionnaire Des Dossiers

**Lieu**: Montréal

**Type d'emploi**: Contrat - 18 mois (possibilité de permanent)

**Salaire**: Compétitif

Aperçu du poste

À propos de l'entreprise
La compagnie est un cabinet d'avocats mondial. Ils fournissent aux plus grandes sociétés et institutions financières du monde un service complet en droit des affaires. Ils comptent plus de 3800 avocats et autres membres du personnel juridique basés dans plus de 50 villes à travers l'Europe, les États-Unis, le Canada, l'Amérique latine, l'Asie, l'Australie, l'Afrique, le Moyen-Orient et l'Asie centrale.

**Responsabilités & Tâches**:

- Jouer un rôle essentiel dans la conception, la mise en œuvre et le déploiement d'un nouveau processus de gestion des documents.
- Conseiller et aider les avocats et les assistants à éliminer les documents physiques qui existent sous forme électronique, à gérer leurs dossiers électroniques de clients afin de réduire la duplication et de s'assurer que les informations correctes sont conservées.
- Conseiller et assister le personnel juridique et non juridique dans la coordination du cycle de vie des dossiers dans leur format électronique d'origine et la numérisation des dossiers physiques dans le système de gestion des documents, créant ainsi un dossier électronique complet.
- Fournir une expertise et des conseils aux avocats et aux assistants juridiques sur une gamme de questions liées à la gestion des dossiers et de l'information et aider aux activités de conformité des dossiers.
- Travailler avec le personnel des archives et les assistants juridiques au nettoyage et à la migration des fichiers physiques en préparation des déménagements de bureaux.
- Travailler en étroite collaboration avec les équipes des services de bureau pour atteindre nos objectifs de numérisation sur l'ensemble de la plateforme.
- Assister le directeur des archives en travaillant avec les divers commis aux archives de la plate-forme pour s'assurer que les objectifs des archives du bureau national, y compris les niveaux de service, sont atteints.
- Travailler avec le gestionnaire des dossiers pour s'assurer que les processus de fermeture, de conservation et de destruction des dossiers sont efficaces et conformes aux meilleures pratiques et aux exigences des barreaux provinciaux.
- Surveiller les performances et les risques des processus de gestion des enregistrements pour assurer la conformité avec toutes les exigences réglementaires, les directives et règles pertinentes et les meilleures pratiques de l'industrie.
- Travailler avec l'équipe d'apprentissage de l'entreprise pour s'assurer que tous les nouveaux arrivants sont formés sur les politiques et procédures de gouvernance de l'information de l'entreprise.
- Superviser et former le personnel assigné pour s'assurer que la saisie des données, les demandes de recherche, les récupérations et la circulation des dossiers des clients sont effectuées correctement et traitées en temps opportun.
- Fournir des conseils, sur demande, au personnel affecté et aux assistants juridiques sur l'accès aux systèmes, aux politiques et aux procédures, et aux exigences en matière d'enregistrement.

Expérience requise
- Baccalauréat universitaire et/ou diplôme d'un collège communautaire en gestion de l'information, sciences de l'information, bibliothéconomie ou autre domaine connexe
- Minimum de cinq (5) ans d'expérience de travail pertinente dans un contexte de services juridiques ou autres services professionnels.
- Familiarité avec les fonctions avancées de iManage et iGovern.
- Une expérience antérieure dans la gestion d'une transformation numérique sur plusieurs sites et zones géographiques est préférable mais pas nécessaire.
- Capacité à fournir des instructions ou des conseils clairs et à communiquer de manière convaincante les processus et les politiques.
- Se tient et tient les autres responsables de la performance, s'approprie et se fait le champion de la prestation de services de qualité.
- Solides compétences d'influence pour obtenir rapidement l'adhésion à de nouvelles façons de faire les choses et l'enthousiasme pour les idées et les plans futurs.
- Autonome et travaille bien sous pression pour gérer et respecter plusieurs délais, avec une attitude flexible et une approche professionnelle.
- Capacité à planifier, organiser et coordonner le travail des autres et à développer et mettre en œuvre des processus et des procédures pour obtenir une efficacité maximale, en priorisant les tâches dans un

environnement au rythme rapide et sensible au temps.
- Identifier de manière proactive les problèmes, concevoir des solutions et les communiquer aux membres de l'équipe et aux clients internes.
- Fait preuve d'exactitude et de minutie; grande attention aux détails; axé sur les résultats ; cherche des moyens d'améliorer et de promouvoir la qualité.

Diversité et inclusion
L'entreprise valorise les différences et promeut u