Réceptionniste / Adjoint(E) Administrative

**Notre équipe s’agrandie **Actuellement en pleine croissance, nous sommes à la recherche d’une réceptionniste - adjointe administrative pour rejoindre notre réseau des cliniques de santé familiale PRAXIS et intégrer l’équipe dynamique et passionnée du point de service de **Blainville / boisbriand.**

**Une clinique de santé familiale privée pas comme les autres **

**DESCRIPTION DU POSTE**:
Sous l’autorité immédiate de la coordonnatrice en poste, la réceptionniste-adjointe administrative assure différentes tâches cléricales ou connexes en lien avec les opérations de Praxis Clinique de santé familiale.

**DESCRIPTION DES TÂCHES**:

- Répondre aux appels téléphoniques des clients et recevoir ceux-ci à la clinique;
- Répondre aux demandes d’informations par téléphone et par courriels sur différents services, promouvoir la clinique de santé familiale auprès des clients actuels et futurs;
- Planifier et assurer une gestion optimale et efficace des rendez-vous de l’équipe médicale et paramédicale selon la disponibilité des intervenants et des salles de traitements;
- Procéder au paiement et encaissement des honoraires pour les services rendus;
- Préparer de la correspondance, des rapports, des relevés, des formulaires, des présentations, des demandes et d'autres documents. Faire la numérisation des documents allant au dossier des patients ;
- Effectuer, s'il y a lieu, des tâches générales de comptabilité, tel que préparer des factures et des dépôts bancaires, balancer des encaissements à la fin d’une journée de travail et à la fin d’une semaine, faire la facturation, les états de comptes mensuels et les comptes à recevoir des entreprises sous contrat avec la clinique;
- Effectuer certains appels téléphoniques (ex. : appels de la pharmacie, confirmation de rendez-vous);
- Fournir des renseignements généraux aux employés et aux clients sur les règlements et les procédés de l'entreprise;
- Photocopier et agrafer des documents pour les diffuser, les expédier par courrier et les classer;
- Trier, classer et archiver des documents selon des systèmes de classement établis, trouver et récupérer des documents et des dossiers pour donner suite aux demandes;
- Tenir et préparer des rapports à partir de dossiers concrets ou électroniques, d'inventaires, de listes d'envoi et de bases de données;
- Traiter le courrier reçu et sortant, par la poste ou par voie électronique;
- Trier, vérifier et traiter, au besoin, des reçus, des dépenses, formulaires et d'autres documents;
- Envoyer et recevoir des messages et des documents au moyen d'un télécopieur ou du courrier électronique;
- Tenir l'inventaire des fournitures de bureau, commander des fournitures au besoin et veiller à ce que l'entretien de l'équipement de bureau soit effectué;
- Assurer un service courtois et rapide en tout temps;
- Prendre note de toutes les informations pertinentes au traitement des demandes clients;
- Effectuer les mises à jour au système d’informations;
- Effectuer toute tâche connexe demandée par la direction et/ ou du directeur Médical

**QUALITÉS REQUISES**:
Excellent service à la clientèle, qualités humaines de respect et de savoir-être;
Habiletés à communiquer verbalement et par écrit

Fortes habiletés avec les systèmes informatiques, dont la suite Office, les courriels Outlook, etc.;
Sens de l’organisation, notamment par une bonne gestion des priorités;
Autonomie, sens de la responsabilité et rigueur professionnelle;
Bonne capacité d'adaptation et gestion du stress;
Préoccupation de la qualité des services offerts.

**EXIGENCES**:
Diplôme d’étude secondaire (DES);
DEP en secrétariat ou ASP en secrétariat médical un atout ;
Six (6) mois d’expérience;
Expérience en clinique publique ou privée un fort atout;
Excellent niveau de français, niveau intermédiaire à excellent de l’anglais;
Maîtrise des logiciels de bureautique.

**HORAIRE**:
Postes permanents à temps plein, entre 35 heures à 40 heures / semaine

Quart de travail jour et soir (1 à 2 soir semaine jusqu’à 20h)

Quart de travail une fin de semaine sur quatre de jour (les samedis seulement de 8h-16h)

Horaire pouvant varier selon les disponibilités

Heures et responsabilités pouvant augmenter selon les besoins, les disponibilités, les intérêts et les compétences.

Poste hybride entre la clinique de Blainville et celle de Boisbriand

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Horaires de travail:

- Disponibilité la fin de semaine
- Quart de jour
- Quart de soir

Question(s) de présélection:

- Habitez-vous au Québec? (critère essentiel)

Expérience:

- administration: 1 an (Souhaité)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail