Agent(E) D'administration de Programmes école Des

**Descriptif du poste**:
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**Catégorie**:
Soutien administratif et conciergerie

**Titre du poste**:
Agent(e) d'administration de programmes | École des adultes Le Carrefour

**Région**:
Ottawa

**Lieu de travail**:
École des adultes Le Carrefour

**Nature du poste**:
Poste régulier à 100% du temps,
Syndiqué (35 heures/semaine) - 12 mois/année

**Date d'entrée en fonction**:
Le plus tôt possible

**Sommaire des responsabilités**:

- Coordonner divers programmes de l’Éducation permanente tels que les programmes de langue internationale et d’étudiants internationaux y compris le programme de rattrapage en lecture, écriture et calcul, le programme d’études indépendantes en soirée, les cours par correspondance à l’été et en satellite ainsi que les cours magistraux hors horaire;
- Travailler en collaboration avec les directions d’écoles et les conseillers en orientation;
- Faire les suivis auprès du personnel enseignant et des assistants de cours affectés au programme;
- Préparer et envoyer les trousses d’information aux directions, conseillers en orientation et au personnel de soutien;
- Communiquer avec les conseillers en orientation pour régler des problèmes d’inscription ou pour communiquer le progrès des élèves inscrits;
- Communiquer avec les parents des élèves inscrits concernant des problèmes d’inscription, d’horaire, d’assiduité ou pour communiquer le progrès;
- Assurer le bon fonctionnement du Centre d’évaluation;
- Préparer, colliger et envoyer le matériel pédagogique nécessaire à chaque apprenant;
- Régler les problèmes d’inscription;
- Expliquer le fonctionnement des horaires de paie et des formulaires à remplir aux formateurs;
- Participer aux campagnes de promotion dans les foires d’éducation, dans les écoles et les centres communautaires;
- Préparer le matériel publicitaire pour les campagnes de promotion;
- Préparer les plans de formation et le matériel pédagogique ainsi que les salles de classes ;
- Vérifier la pertinence du contenu pédagogique livré par les formateurs;
- Appuyer les formateurs afin qu’ils puissent livrer les différentes activités dans la salle de classe ;
- Vérifier la disponibilité de locaux dans les différentes écoles et centres communautaires afin de pouvoir inscrire les élèves;
- Inscrire les élèves admissibles au programme ;
- Trouver des remplaçants en cas d’une absence de formateur;
Organiser des réunions pédagogiques avec les formateurs ;
- Fournir l’appui administratif à la direction d’école pour assurer le bon fonctionnement de l’école ;
- Répondre aux demandes et faire les suivis nécessaires.
- Faire la saisie l’entrée de données relatives à la de la paie des enseignants et des assistants de cours;
- Préparer des rapports de statistiques et listes de contrôle;
- Tenir à jour les registres financiers;
- Effectuer les suivis aux dossiers des élèves;
- Effectuer la comptabilisation des leçons au dossier et à la base de données;
- Assurer le transfert des dossiers des élèves tel que prescrit;
- Maintenir un système de classement ;
- Rédiger la correspondance routinière.

**Exigences et qualifications du poste**:

- Baccalauréat universitaire en administration ou tout autre domaine jugé pertinent
- Compétences informatiques avancées
- Compétences linguistiques en anglais et en français oral et écrit
- Minimum d’un (1) an d’expérience dans des fonctions reliées au poste

**Profil de compétences recherché**:
COMPÉTENCES ORGANISATIONNELLES

Communication interpersonnelle

Ouverture d’esprit

Intégrité

COMPÉTENCES PROPRES AU POSTE

Résolution de problèmes

Autonomie

Être organisé

Savoir transmettre l’information

Savoir travailler en équipe

Souci du détail

**Exigences particulières**:
Un relevé d'antécédents criminels, datant de six mois ou moins, avec mention du secteur vulnérable.