Coordonnateur/coordinatrice Des événements

**Type d’emploi**:
Employé

**Durée en mois**(pour les emplois à durée déterminée):
24

**Famille d’emplois**:
Gestion d’événements

**Nombre de postes à pourvoir**:
1

**Faculté/Service - Département**:
Affaires étudiantes, Relations avec la clientèle, Congrès et réservations

**Campus**:
Campus principal

**Affiliation syndicale**:
PSUO

**Date d’affichage**:
March 06, 2025

March 17, 2025

**Heures par semaine**:
35

**Classe salariale**:
SSUO Grade 09

**Échelle salariale**:
$69,478.00 - $87,764.00

À propos des affaires étudiantes:
Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore

Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.

**Raison d’être du poste**:
Planifier, gérer et promouvoir des événements destinés à mobiliser les diplômés, sensibiliser la communauté, tisser des liens avec les partenaires stratégiques et la communauté universitaire, soutenir les efforts de recrutement et de financement ainsi que les activités de recherche.

**Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes**:

- Planifier et conceptualiser, pour l’ensemble de la faculté ou du service, différents événements sur campus et hors campus destinés à mobiliser les diplômés, sensibiliser la communauté, tisser des liens avec les partenaires stratégiques et la communauté universitaire, soutenir les efforts de recrutement et de financement ainsi que les activités de recherche. À cette fin, mener des discussions avec les clients, cerner les besoins et les échéances, établir le budget, planifier et coordonner toutes les étapes de la mise en œuvre de l’événement.
- Gérer et organiser toute la logistique des événements, tels que les réservations, les locations, les inscriptions et invitations, services de traiteur,
- l’installation des équipements et l’agencement des espaces. Superviser le déroulement des événements tout en étant disponible pour toute résolution de problèmes qui pourraient survenir. Accueillir les invités et agir comme hôte et représentant de l’Université durant chaque événement.
- Embaucher, former et coordonner et superviser le travail du personnel chargé du soutien requis pour la réalisation des événements, tel que les bénévoles et les traiteurs, et s’assurer que leurs tâches sont accomplies selon les normes et directives données.
- Gérer les budgets reliés à l’organisation et au déroulement des événements, tout en assurant le respect des limites budgétaires, des politiques, règlements et procédures connexes.
- Participer à la planification et à l’élaboration des plans de promotion requis pour assurer la réalisation des événements afin de maximiser la sensibilisation et la participation.
- Élaborer des indicateurs de rendement et surveiller le rendement en effectuant des consultations et des sondages afin de maximiser l’efficacité des événements. Analyser les résultats et apporter des améliorations pour optimiser les protocoles applicables à la tenue d’événement. Préparer des rapports, des comptes rendus et des évaluations de suivi post événementiels afin de s’assurer que chaque événement a atteint ses objectifs.
- Établir et entretenir des relations de travail efficaces avec les fournisseurs et les partenaires internes et externes afin d’assurer le bon déroulement des opérations sous sa responsabilité.

**Ce que vous apportez**:

- Diplôme collégial en marketing, en gestion d’événement, en collecte de fonds, ou en communication, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
- Au moins cinq (5) années d’expérience dans un rôle semblable
- Bilinguisme - français et anglais (expression orale et écrite).
- Capacité manifestée à formuler des idées créatives et à analyser, à évaluer et à négocier les détails pour assurer la réussite d’un événement.
- Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et en communication.
- Excellentes aptitudes en résolution de problèmes.
- Capacité à travailler sous pression et à respecter des échéanciers stricts.
- Autonomie et jugement
- Expérie