Chef-fe de L'administration

Vous êtes une personne rigoureuse, autonome et vous vous démarquez par votre sens de l’organisation? Vous êtes à la recherche de nouveaux défis et souhaitez vous joindre à un milieu de travail inspirant par sa mission de protection du public? Nous voulons vous rencontrer

**MANDAT DE LA DIRECTION**

**VOTRE MANDAT**

Relevant du directeur général, le ou la chef-fe de l’administration gère, forme et conseille le personnel administratif de la Direction générale, en plus de collaborer avec le Bureau de la présidence, les dirigeants et le personnel professionnel de sa direction. Il ou elle joue un rôle de coordination des activités et des projets de la DG, assure une transversalité au sein de toutes les directions du CMQ et intervient auprès des autres directions concernant des enjeux communs, notamment dans les communications, l’harmonisation des méthodes de travail et l’organisation des comités et groupes de travail internes et externes. Il est de son rôle d’assurer l’exactitude et l’harmonisation de l’information relevant de sa direction. Sa gestion couvre aussi les mouvements de personnel, les embauches et la coordination du processus d’évaluation de la performance des dirigeants et de l’équipe administrative de la Direction générale.

VOS PRINCIPAUX DÉFIS

Soutien au directeur général
- Agir comme ressource administrative auprès du directeur général : gestion de l’agenda, gestion de la boite courriel générique, préparation des dossiers, planification des déplacements, coordination de diverses rencontres, etc.
- Coordonner les travaux du comité de direction : planification du calendrier, organisation des rencontres, préparation de l’ordre du jour, rédaction de résumés de rencontres, etc.
- Animer et coordonner les travaux de la table de coordination regroupant les gestionnaires de premier niveau.
- Participer à l’organisation des comités de sélection des postes cadres, des comités permanents, des groupes de travail, des rencontres statutaires internes, des vigies stratégiques, des réunions avec les partenaires externes, etc.
- Vérifier et assurer les suivis relatifs aux documents financiers exigeant l’approbation du directeur général.

Activités de la direction
- Agir comme personne-ressource pour toute question relative à Microsoft 365 de la DG (p.ex.: archivage, classement, uniformisation des dossiers et des fichiers).
- Assurer l’actualisation et l’exactitude des informations concernant la DG sur les diverses plateformes Web du Collège, en collaboration avec l’édimestre.
- Coordonner la mise à jour des groupes de travail internes et des représentants du Collège aux groupes de travail externes.

Gestion du personnel administratif
- Gérer, former et conseiller le personnel administratif dans leurs tâches respectives.
- Mettre à jour, développer ou coordonner le développement de procédures de travail.
- Procéder au contrôle de la qualité afin d’assurer la conformité des règles applicables aux procédures et suivis administratifs des dossiers.
- Participer au processus d’embauche du personnel administratif.
- Participer au processus d’appréciation de la contribution de l’équipe administrative.
- Effectuer toute autre tâche à la demande du directeur général ou nécessitée par ses fonctions.

VOTRE PROFIL

Expérience et connaissance
- Baccalauréat en gestion ou tout autre domaine d’études pertinent
- Minimum de sept années d’expérience de travail pertinentes
- Excellentes habiletés de rédaction et de communication en français
- Très bonne connaissance de l’environnement Microsoft 365 (entre autres _Teams_ et _SharePoint_)
- Connaissance de la terminologie médicale
- Bonne connaissance du réseau de la santé (atout)

Compétences et aptitudes
- Excellente organisation, sens aigu des priorités et rigueur dans l’exécution des tâches
- Jugement éclairé et capacité à prendre des décisions efficaces dans des contextes complexes
- Communication interpersonnelle fluide, tant à l’oral qu’à l’écrit
- Leadership mobilisateur et esprit de collaboration favorisant le travail d’équipe
- Professionnalisme exemplaire, discrétion et respect de la confidentialité
- Autonomie marquée, proactivité et capacité à anticiper les besoins
- Grande adaptabilité, aisance dans les environnements en constante évolution

CES VALEURS VOUS GUIDENT AU QUOTIDIEN
- Vous favorisez la **_collaboration_** en misant sur le travail d’équipe, la transparence, la flexibilité et l’ouverture aux autres.
- Vous faites preuve de **_respect_**, d’inclusion, de considération et de civilité à l’égard des autres.
- Vous adoptez une conduite empreinte d’**_intégrité_**, en faisant preuve d’indépendance et d’objectivité, et en priorisant toujours l’intérêt supérieur de votre organisation.
- Vous faites preuve de **_rigueur_**, en déployant toutes les compétences nécessaires, et en vous appuyant sur des méthodes de travail objectives et exhaustives.
- Vous démontrez **_l’engagement_** nécessaire en vous investissant et en contribuant activement à la réalisation de v