Medical Secretary Private Clinic

Job Summary

We are seeking a highly organized, professional, and patient-focused **Medical Secretary** to join our **private medical and esthetic clinic**. This role is central to the patient experience and daily operations of a **rapidly growing clinic** that prioritizes quality care, efficiency, and exceptional customer service.

The Medical Secretary will serve as the first point of contact for patients and will play a key role in coordinating appointments, managing medical records, and supporting the clinical team. While the clinic offers a small portion of very specific RAMQ-covered service**s*, the majority of**services **are**private*, requiring professionalism, discretion, and strong communication skills.

This position offers **long-term growth potential**, including opportunities for **advancement and salary increases** as the clinic continues to expand.

**Responsibilities**:

- Welcome patients and visitors warmly and professionally, ensuring a high standard of customer service
- Schedule, confirm, and coordinate medical and esthetic appointments efficiently
- Maintain, update, and organize electronic medical records (EMR) with accuracy and confidentiality
- Prepare patient files and documentation for clinical staff prior to consultations
- Process payments, issue receipts, and assist with private billing and administrative documentation
- Coordinate patient flow to ensure timely and smooth clinic operations
- Communicate effectively with medical staff to support daily clinical activities
- Ensure compliance with privacy legislation, professional standards, and clinic policies
- Perform general administrative tasks to support efficient office operations

**Qualifications**:

- Previous experience as a **Medical Secretary or Medical Receptionist** in a healthcare setting preferred
- **Experience in customer service and/or sales is considered a strong asset**:

- Strong organizational skills and attention to detail
- Comfort with electronic medical record (EMR) systems, preferably Myle by Medfar, and scheduling software
- Excellent interpersonal and communication skills
- Ability to multitask in a fast-paced clinical environment
- Professional demeanor with a strong commitment to confidentiality and patient privacy
- Bilingualism required (French required; English required)
- Third language asset (Mandarin, Persian or other)

What We Offer
- Competitive salary based on experience
- **Opportunities for advancement and salary growth** within a rapidly expanding clinic
- A professional, respectful, and supportive work environment
- **A set number of free urgent medical visits** for the employee and their **immediate family**:

- Planned implementation of an **RVER (Régime volontaire d’épargne-retraite)**:

- Stable daytime schedule in a modern private clinic
- Long-term position with growth potential

Résumé du poste

Nous recherchons une **secrétaire médicale** hautement organisée, professionnelle et axée sur le patient pour se joindre à notre **clinique médicale et esthétique privée**. Ce poste est central à l’expérience patient et au bon fonctionnement quotidien d’une clinique en **pleine croissance**, qui met l’accent sur la qualité des soins, l’efficacité et un service à la clientèle exceptionnel.

La secrétaire médicale agira comme **premier point de contact** pour les patients et jouera un rôle clé dans la coordination des rendez-vous, la gestion des dossiers médicaux et le soutien à l’équipe clinique. Bien que la clinique offre **un nombre limité de services très spécifiques couverts par la RAMQ**, la majorité des services sont privés, ce qui requiert un haut niveau de professionnalisme, de discrétion et d’excellentes aptitudes en communication.

Ce poste offre un **potentiel de croissance à long terme**, incluant des **possibilités d’avancement et d’augmentation salariale** à mesure que la clinique poursuit son développement.

Responsabilités
- Accueillir les patients et les visiteurs de façon chaleureuse et professionnelle, en assurant un service à la clientèle de haute qualité
- Gérer les appels entrants, les courriels et les demandes de rendez-vous à l’aide d’un système téléphonique multilignes
- Planifier, confirmer et coordonner efficacement les rendez-vous médicaux et esthétiques
- Maintenir, mettre à jour et organiser les dossiers médicaux électroniques (DMÉ) avec rigueur et confidentialité
- Préparer les dossiers et la documentation des patients pour l’équipe clinique avant les consultations
- Traiter les paiements, émettre les reçus et assister à la facturation privée et à la documentation administrative
- Coordonner le flux des patients afin d’assurer des opérations cliniques fluides et ponctuelles
- Communiquer efficacement avec le personnel médical pour soutenir les activités cliniques quotidiennes
- Veiller au respect des lois sur la protection des renseignements personnels, des normes professionnelles et des politiques internes de la clinique
- Effectuer diverses tâches admini