Spécialiste Bilingue, Production de Documents

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The offices of Borden Ladner Gervais LLP (BLG) are looking for a Specialist for its Document Production (DocPro) Centre. This full-time remote opportunity is available in all regions and the schedule will be determined to support core business hours and needs.

The Specialist, Document Production will be expected to provide Legal Professionals, Business Services and Legal Services Support members with a seamless, professional, accurate and efficient document production service. The Specialist will be familiar with all software packages required to produce the firm’s documents, especially with Microsoft Office products such as Word, PowerPoint and Excel. The Specialist will be required to advise on document layout and reformatting options and will also assist to preserve the firm’s precedent bank to ensure all documents are maintained in the firm’s style and are consistently updated upon instruction from the legal departments. The Document Production Team will take an active interest in the workload and requirements of each department and will provide flexible services to ensure deadlines are consistently met.

Les principales responsabilités associées à ce poste sont les suivantes:

- Production de documents
- Gérer et traiter les demandes de production de documents et utiliser efficacement les systèmes de manière à mener les tâches à bien en respectant les priorités
- Produire, formater et modifier de la correspondance, des documents, des rapports, des pièces jointes et d’autres textes qui proviennent de diverses sources et voir à ce que le style BLG y soit appliqué uniformément à ces textes dans le respect des systèmes et procédures du cabinet
- Produire et modifier des présentations PowerPoint, des organigrammes, des textes pour publipostage, des feuilles de calcul Excel et des graphiques
- S’assurer de l’exactitude des documents et de leur conformité au style BLG et, s’il y a lieu, indiquer les éléments à confirmer avant de les transmettre aux demandeurs
- Communiquer avec les demandeurs relativement aux documents à produire
- Indiquer aux utilisateurs des services à quelle étape le travail en est rendu
- Veiller à ce que les documents soient produits dans les délais impartis et selon les normes de qualité les plus élevées
- Travailler à définir les niveaux de service en suivant les directives des responsable d’équipes du Centre National DocPro
- Aider à répondre aux demandes de soutien logiciel

Autres fonctions et responsabilités
- Vérifier régulièrement les charges de travail au Centre DocPro; aider ses collègues et revoir au besoin les priorités, de façon à éviter tout retard
- Au besoin, aider les autres spécialistes à s’acquitter de leurs tâches, à l’échelle nationale
- Veiller à ce que les niveaux de service soient maintenus au sein de l’équipe, quel que soit le quart de travail
- Participer aux séances de formation régulières pour être parfaitement au fait des systèmes
- S’acquitter de toute autre fonction selon les demandes formulées par les responsables d’équipe du Centre DocPro

Principales exigences
- Minimum de trois (3) ans d’expérience pertinente
- Connaissance pratique de la terminologie figurant dans les documents de nature juridique et des procédures en matière de litige, un atout
- Bonne connaissance de la suite Microsoft Office; certification Microsoft Office Specialist (MOS), un atout
- Maîtrise du français et de l’anglais (à l’oral et à l’écrit)
- Capacité à repérer et à régler les problèmes rencontrés dans des documents, avec ou sans le soutien des TI
- Solides compétences pour ce qui touche la transcription de dictées
- Excellentes compétences pour ce qui est de l’organisation et de la gestion du temps; capacité à établir des priorités et à respecter les échéances moyennant peu de supervision
- Solides compétences interpersonnelles et capacité à travailler de manière autonome et en équipe
- Excellentes habiletés de communication orale et écrite et capacité à interagir avec des membres de tous les échelons du cabinet
- Faculté de s’adapter à de nouvelles technologies
- Souci du détail et solides compétences en correction d’épreuves
- Esprit d’initiative
- Capacité à travailler sous pression
- Disposition à travailler occasionnellement en dehors des heures normales de travail

The key responsibilities of this role are:

- Document Production
- Managing and responding to document production requests ef