Secrétaire-réceptionniste

**RÔLE ET CONTEXTE**:
Le secrétaire-réceptionniste est responsable d’assister le directeur dans la coordination de ses activités et la gestion administrative de ses dossiers. Il s’assure d’offrir aux résidents un service à la clientèle de qualité dans le sens de la mission de la résidence. Enfin, il effectue des tâches comptables en support au directeur.

**RESPONSABILITÉS**:
**GÉNÉRAL**:
Assurer le suivi des dossiers qui lui sont confiés par le directeur général;
Voir à l’organisation de réunions ou de comités, notamment en convoquant les participants
Rédigeant l’ordre du jour, préparant la documentation;
Assister aux réunions ou comités et prendre des notes;
Rédiger et remettre les comptes rendus aux participants;
Rédiger, corriger, mettre en page, traduire ou télécopier des lettres, notes de service, documents;
**Compiler des données sur Excel**: mettre en page des graphiques et des tableaux;
Participer à l’établissement de politiques et de procédures/méthodes de travail pour la résidence;
Assurer le classement, la confidentialité et l’intégrité des documents;
Effectuer différentes tâches cléricales telles que l’ouverture de dossier et les photocopies;
Préparer les listes d’anniversaire et de résidents (cartable pompier);
Donner un coup de main à la salle à manger lors d’événements spéciaux;
Effectuer le suivi des avis de renouvellement;
Effectuer un suivi de la satisfaction de la clientèle un mois suivant leur arrivée dans la résidence.

**RÉCEPTION / ENTRETIEN MÉNAGER**:
Gérer les remplacements du réceptionniste, de façon à assurer une permanence à la réception;
Déléguer des tâches au réceptionniste de fin de semaine/soir et de faire les suivis de ceux-ci;
Prendre connaissance des messages inscrits au « cahier de bord » et s’assurer que les personnes concernées aient pris connaissance des notes à leur attention;
**Coordonner l’entretien ménager dans les appartements**: gérer les horaires des employés;
Coordonner l’emploi de personnel d’agences privées s’il y a lieu.

**SERVICE À LA CLIENTÈLE**:
Accueillir les résidents selon les standards de l’entreprise;
Renseigner les clients sur les services offerts;
Noter et évaluer les demandes et réquisitions des résidents en fonction des priorités;
Référer au directeur les plaintes des résidents, en assurer le suivi;
Participer au maintien et au développement de l’expérience client
Répondre aux commentaires des résidents (coffrets des résidents).

**RESSOURCES HUMAINES**:
**Effectuer le traitement de la paie**:
S’assurer que les feuilles de temps soient remplies selon les normes en vigueur;
Remplir et traiter le tableau de paie.

**Gestion des dossiers du personnel**: Ouverture / fermeture / Mise à jour des dossiers d’employé.
S’assurer de l’intégration du personnel
S’assurer de l’organisation d’une séance de formation sur les mesures de sécurité (tirette) et d’urgence;
Commander et gérer la distribution des uniformes. Effectuer le suivi des adhésions et mises à jour concernant le programme d’assurances collectives offert aux employés;
Assurer un suivi des dossiers de CSST.

**COMPTABILITÉ**:
Renseigner les résidents sur la procédure du crédit d’impôt;
Centraliser l’ensemble des factures reçues à la résidence et remettre pour approbation par le directeur général;
Remplir la feuille de modifications au bail sur Excel;
Procéder à la perception des loyers, à la facturation, pré-facturation et au paiement pré-autorisé sur Hopem;
Effectuer les différentes tâches inhérentes à la vente des « coupons-repas » et des cartes repas mensuelles ;
Enregistrer le bilan dans Hopem;
Présenter le bilan au directeur de résidence pour obtenir le nombre requis de cartes;
**Gérer les achats de papeterie et des produits nettoyants**:
Assurer le respect des budgets alloués;
Acheminer es commandes approuvées aux compagnies et faire le suivi;
**En collaboration avec le chef cuisinier**:
Informatiser mensuellement l’inventaire de la cuisine et le faire approuver par le chef cuisinier, avant de le faire parvenir au siège social;
Faire la compilation du nombre de repas servis via la réception;
Assurer que les données précédentes balancent avec celles obtenues via la cuisine.
Gérer les comptes à recevoir;
Préparer les bordereaux de dépôt via Hopem et les reçus bancaires;
Présenter les dépôts au directeur pour vérification et aller déposer le tout au comptoir bancaire;
Remettre les reçus de dépôt au directeur;
Percevoir les dépôts d’ordre général via le directeur.

**COMPÉTENCES CLÉS**:
Connaissance d’Hopem (un atout);
Maîtrise du français oral et écrit, bonne connaissance de l’anglais;
Capacité d’établir de bonnes relations interpersonnelles;
Autonomie, discrétion;
Souci du travail bien fait;
Courtoisie, polyvalence;
**EXIGENCES DU POSTE**:
Diplôme d’études professionnelles