Agent (E) Administratif (Ve) Classe 1, Secteur

**Description du poste**

Devenons plus forts avec vous Direction adjointe du programme jeunesse - Santé mentale, réadaptation enfants et adolescentes du CIUSSS du Centre-Sud de l’Île-de-Montréal est présentement à la recherche d’un.e agent.e administratif. ive classe 1, secteur secrétariat pour se joindre à son équipe dynamique.

**Quels sont les avantages à te joindre à notre équipe?**
- Poste permanent à temps complet (35 heures/semaine)
- Travail en mode hybride possible (présentiel-télétravail)
- Régime d’assurances collectives (incluant enfants et conjoint.e)
- Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP)
- 4 semaines de vacances payées par année (après 1 an de service)
- 9,6 journées maladie par année monnayable
- 13 journées fériés par année
- Rabais corporatifs
- Programme d’aide aux employés et à la famille

**IMPORTANT EXIGENCES DU POSTE**
- Doit détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) ou un DES-métier en secrétaire;
- Doit détenir un DES ou une équivalence reconnue par le MEQ avec trois (3) années d’expérience comme secrétaire.

Expérience de travail et/ou exigences requises (expérience demandée)
- Réussir le test de français niveau 3;
- Réussir le test de Word niveau 3;
- Réussir le test d’Excel niveau 2;
- Aucune expérience de travail demandée;
**PRINCIPALES RESPONSABILITÉS**
- Volet A. Soutien au coordonnateur_
- Assure un soutien au coordonnateur du secteur en effectuant les tâches cléricales ou administratives requises dans l’exercice des fonctions de gestionnaire
- Effectue les tâches en lien avec la tenue de l’agenda ainsi que la tenue des rencontres de secteur et du comité de coordination (convocation, réservation de salles, prise de notes, compte-rendu);
- De manière quotidienne, effectue le suivi et la gestion de l’agenda en fonction des demandes et des disponibilités et selon le niveau de priorité associé aux différentes demandes;
- Contribue à la révision et rédaction de certains documents liés aux procédures internes (ex : accueil, commandes, etc.)
- Assure l’impression et reproduction des documents dans les délais requis;
- Reçoit, dépouille et distribue le courrier (postal) quotidiennement;
- Rédige la correspondance selon les balises du programme d’identité visuelle de l’organisation;
- Effectue les convocations aux réunions, collabore à leur organisation matérielle et peut y assister pour noter le compte rendu si besoin;
- Planifie les rencontres du comité de coordination, les rencontres de la coordination et les statutaires ce qui requiert les entrées d’agenda, les réservations de salle, envoi de courriels si besoin et contribution pour préparer les ordres du jour;
- Réserve les salles de réunion selon la pratique établie;
- S’assure d’avoir les fournitures et voit aux commandes du matériel pour la coordination, tout en veillant à une utilisation judicieuse des ressources et signale toute particularité à cet égard;
- Vérifie et enregistre les factures en vue de leur paiement et assure l’envoi aux comptes à payer selon la procédure en vigueur;
- Valide que les relevés de présence sont complétés et effectue les rappels au personnel de manière préalable à l’autorisation du gestionnaire;
- Assure le suivi des appels téléphoniques reçus par le coordonnateur et pour la coordination;
- Classe les documents et les dossiers selon la procédure établie et l’arborescence convenue;
- Tiens à jour les listes de distribution, de téléphone et documents utiles au fonctionnement;
- Planifie la production des travaux de secrétariat selon les priorités et les délais établis;
- Volet B. Soutien aux agentes administratives et aux membres des services_
- Coordonne et assure la diffusion de l’information nécessaire au bon fonctionnement du secteur, rédige à cet effet des propositions de notes de service à l’intention du personnel du secteur;
- Reçoit et donne suite aux demandes provenant de l’extérieur, notamment en les acheminant aux professionnels concernés et en maintenant à jour les dossiers pertinents;
- Accueille le nouveau personnel, voit à l’installation, répond à leurs questions et les dirige vers les bonnes ressources;
- Remplace les agentes administratives pour des besoins spécifiques;
- Soutien les membres en lien avec des besoins administratifs;
- Assure la révision linguistique des textes élaborés par le coordonnateur ou au besoin les professionnels de l’équipe : lettres, tableaux, rapports, présentations, invitations, conférences, plans d’action, protocoles, comptes rendus, articles, affiches, etc.;
- Effectue la mise en page des documents en respectant les normes graphiques des communications de l’organisation;
- Complète les requêtes matérielles ou informatiques et en assure le suivi;
- Offre un soutien logistique pour l’organisation des activités de form