Adjoint(E) de Direction

Vous aimez être au cœur de l’action ? On dit de vous que vous êtes multitâche et proactif? La confiance, l’autonomie et la bienveillance sont des critères importants pour vous ? Être la ressource clé pour la directrice générale et sentir que vous faites une différence vous intéresse? En plus, vous désirez trouver l’endroit où vous pouvez vous sentir bien, vous-même et faire partie d’une équipe qui vous rend heureux? Finalement, vous désirez participer à une belle mission qui a de la valeur? Oui ? Alors, c’est définitivement cet emploi qui vous convient

Finalement, la conciliation travail-famille est essentielle pour nous et nous vous offrons diverses conditions pour promouvoir cet équilibre. De plus, nous vous offrons de bons avantages sociaux.

Pour en apprendre un peu plus sur nous, le CQCM a pour mission de participer au développement social et économique du Québec en favorisant le plein épanouissement du mouvement coopératif et mutualiste québécois, et ce, en accord avec les principes et les valeurs de l'Alliance coopérative internationale (ACI).

Nous sommes présentement à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutif(ve) à la direction générale. Il/elle relèvera de la direction générale. Il/elle devra fournir le soutien technique, administratif et de secrétariat nécessaire au bon fonctionnement du bureau des instances du CQCM.

**Principales responsabilités**

**1.**Fournir le support requis en matière de secrétariat
- Tenir à jour l’agenda de la direction générale. Planifier et noter les différentes activités. Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions. Prévoir les déplacements et faire les réservations nécessaires.
- Recevoir, épurer, traiter et distribuer le courrier et les documents de la direction générale et coordonner la circulation des renseignements.
- Préparer des renseignements et des documents en relation avec la correspondance, les appels, les rendez-vous et les réunions.
- Assurer le traitement de la correspondance usuelle et des demandes de renseignements reçues.
- Établir et tenir à jour un système de rappel d’activités et de suivi de dossiers.
- Rédiger divers documents (correspondance, lettre, rapport, compte rendu, note, résumé, ordre du jour).
- Coordonner, organiser et préparer les diverses réunions en lien avec la gouvernance (C.A. et comités), en rédiger les procès-verbaux, s’assurer de leur conformité et des suivis à exercer.
- Organiser la gestion documentaire et des archives, papier et numérisé, et voir à la conservation des dossiers.
- Assurer la révision de différents textes produits par l’équipe et destinés à l’externe.
- Rédiger la correspondance officielle de la direction générale et du conseil d’administration.
- Assister les diverses directions dans l’organisation de certaines rencontres ou activités, notamment par la planification de ces dernières.
- Participer à l’organisation logistique de l’assemblée générale annuelle du CQCM et coordonner les processus officiels issus de la gouvernance

2. Voir à l’organisation et au bon fonctionnement du bureau de la direction générale.
- Élaborer, proposer et mettre en place les modes de fonctionnement du bureau de la direction générale.
- Procéder sur demande à différentes recherches et à la compilation de données, statistiques ou autres renseignements.
- S’assurer au besoin de la validité de documents produits ou autres modalités techniques (respect de délais, tenue d’assemblées, nominations ) en conformité avec les règlements du Conseil d’administration.
- Tenir à jour les règlements du Conseil, la liste des membres et mettre à jour la base de données et les listes d’envoi.
- Participer à l’élaboration et à l’organisation d’activités découlant de la Vie associative.

3. Fournir des services de secrétariat à la Fondation pour l’éducation à la coopération et à la mutualité
- Convoquer et coordonner la préparation des documents pour la tenue des conseils d’administration.
- Assister aux réunions du conseil d’administration et rédiger les procès-verbaux.
- Procéder à la révision de différents textes (rapport annuel, autres).
- Participer à l’organisation logistique de l’assemblée générale annuelle.

4. Effectuer toute autre tâche de même nature ou d’ordre général demandée ou nécessitée par ses fonctions.

**Lieu de travail** : 5955 Rue Saint-Laurent Bureau 204, Lévis, QC G6V 3P5

**Profil recherché**:

- Diplôme d’études collégiales en bureautique ou formation en secrétariat
- 5 ans dans un poste d’adjoint(e) à la direction
- Excellente maîtrise de la langue française, à l’oral et à l’écrit. Autonomie dans l’utilisation des logiciels de la suite Office. Anglais fonctionnel.
- Connaissance du secteur coopératif et mutualiste

**Qualités particulières au poste**:

- Autonomie
- Jugement et sens de l'organis