Adjoint(E) Administratif(Ive)

**Devenez bâtisseur citoyen**

Nous avons besoin de votre talent, de vos idées et de votre engagement pour nourrir la croissance de l’entreprise et contribuer à bâtir une région exceptionnelle.

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Chez Brigil, c’est toute une carrière qui vous attend._**

Brigil est actuellement à la recherche d’un(e) **Adjoint(e) administratif(ve)**

Sous la supervision du Directeur pré-construction, le/la titulaire du poste veille à coordonner et soutenir le Vice-Président dans ses activités professionnelles, ses relations d’affaires, ses projets spéciaux, ses évènements et la gestion de son emploi du temps.

**Become a citizen builder**

We need your talent, ideas, and commitment to fuel the company’s growth and help build an exceptional region.

At Brigil, a whole career awaits you. Brigil is currently seeking an **Administrati(ve) Assistant**.

**Requirements**:
**Responsabilités**
- Gestion des bons de commande (PO) et des factures, y compris leur fusion.
- Mise à jour des fichiers de budget sur Excel.
- Suivi des portails « gates » et des tâches prioritaires.
- Soutien aux projets de l’équipe, y compris la relecture et la mise en page de documents.
- Réalisation de divers suivis avec les clients, fournisseurs, services, et organismes.
- Préparation et envoi de documents tels que courriels officiels, présentations, publications, discours, rapports, et invitations.
- Assistance au directeur pré-construction pour le suivi de ses tâches.
- Coordination avec les autres adjoints pour assurer une communication efficace et faire avancer les projets communs.
- Vérification de la qualité et de l'exhaustivité des propositions.
- Administration des contrats et des bons de commande.
- Rédaction des documents contractuels pour révision et approbation.
- Conception de tableaux de synthèse et d'analyses comparatives.
- Préparation des bons de commande selon les procédures internes.
- Révision des factures pour leur exactitude et conformité.
- Analyse des relevés de compte et gestion du recouvrement des paiements des factures.

**Habiletés recherchées**
- Expérience de 2-3 ans dans le domaine de la construction (un atout)
- Diplôme en administration ou domaine connexe
- Bilingue - communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit, en français et en anglais.
- Connaissance de Dynamics 365 (un atout)
- Communiquer et démontrer de fortes habiletés relationnelles ;
- Exercer un bon jugement et capacité d’intervenir rapidement dans des situations difficiles avec tact et diplomatie ;
- Être très organisé(e), polyvalent(e), vigilant(e), attentif(ive), et avoir le sens de l’initiative et de l’observation
- Capacité d’adaptation face aux imprévus et de résoudre des problèmes

**Responsibilities**
- Manage purchase orders (POs) and invoices, including their consolidation.
- Update budget files in Excel.
- Monitor “gates” portals and prioritize tasks.
- Support team projects, including proofreading and formatting documents.
- Conduct various follow-ups with clients, suppliers, services, and organizations.
- Assist the pre-construction director with task tracking.
- Coordinate with other administrative staff to ensure effective communication and advance joint projects.
- Quality and completeness verification of proposals.
- Administration of contracts and purchase orders.
- Drafting of contractual documents for review and approval.
- Creation of summary tables and comparative analyses.
- Preparation of purchase orders according to internal procedures.
- Invoice review for accuracy and compliance.
- Analysis of account statements and management of invoice payment collections.

**Desired Qualifications**
- 2-3 years of experience in the construction industry (an asset).
- Degree in administration or a related field.
- Bilingual - effective communication in both French and English, both orally and in writing.
- Knowledge of Dynamics 365 (an asset).
- Strong interpersonal skills and ability to demonstrate effective communication.
- Good judgment and ability to handle difficult situations with tact and diplomacy.
- Highly organized, versatile, vigilant, attentive, with a strong sense of initiative and observation.
- Ability to adapt to unexpected situations and solve problems.
- Strong organizational skills and agility in a fast-paced and evolving environment.

**Benefits**:
**Ce que Brigil peut vous offrir**:

- Salaire compétitif
- Assurances collectives
- Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER & RPDB) collectif avec contribution de l’employeur
- Dîner subventionner ainsi que petit-déjeuner, café, boissons et collations offerts gratuitement
- Gym sur place
- Faire partie d'une équipe de bâtisseurs citoyens au sein d'une entreprise en pleine croissance
- Stationnement gratuit au bureau

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À propos de Brigil_**

Depuis 1985, Brigil laisse son empreinte dans la région de la capitale nationale, tant dans le marché immobilier qu’en philanthropie. Notr