Agent(E) Administratif(Ive) Classe 2

Nous sommes actuellement à la recherche d'une personne qui occupera un poste d'agent(e) administratif(ive) classe 2 - volet secrétariat pour le centre de services en développement organisationnel, des compétences et du leadership.

Si vous avez des connaissances générales et spécifiques pour exercer les fonctions dans un poste en secrétariat ainsi qu’une aisance dans les logiciels de secrétariat et vous souhaitez faire une réelle différence dans le quotidien des intervenants de la santé, nous avons un poste permanent à temps complet du lundi au vendredi, sur le quart de jour à offrir

Résumé des principales fonctions:

- Gérer les inscriptions dans le logiciel et confirmer aux participants leurs formations ;
- Émettre la liste des présences pour les différentes activités de formation ;
- Réserver les salles en spécifiant l’aménagement requis et le matériel audio-visuel nécessaire ;
- S’assurer de l’impression des cahiers de formation et de leur assemblage ;
- Préparer les fiches d’évaluation, en faire la compilation et préparer les résultats ;
- Produire les attestations de formation selon les normes en vigueur ;
- Émettre, via le logiciel de la formation, les rapports demandés ;
- Transmettre dans les délais requis, les informations relatives aux comptes à payer, aux avances et remboursements à effectuer, aux réclamations à faire, etc ;
- Exécuter des tâches pour la réalisation d’activités de formation, telles que : établir les contacts nécessaires avec les personnes ou les firmes fournissant les

personnes ressources; gérer la logistique des cours et préparer les rapports et bilans de ces activités de formation ;
- Réaliser diverses fonctions liées à l’utilisation de l’environnement numérique d’apprentissage permettant notamment la formation et la gestion des inscriptions de formation en ligne ;
- Assurer le classement des dossiers et sa mise à jour selon les normes retenues ;
- Exercer des attributions relatives à l'organisation du travail de secrétariat.

Ce que nous avons à offrir comme milieu de travail:

- Équipe dynamique avec une ambiance de travail chaleureuse
- Culture collaborative où tes idées sont les bienvenues
- Un horaire de 35h par semaine sur un quart de jour
- Une possibilité d’horaire comprimé (travailler 9 jours sur 10)
- Équilibre travail-vie personnelle
- Possibilité de télétravail en partie, selon la politique en vigueur
- Avantages sociaux : assurance collective, un régime d’épargne retraite, un programme d’aide aux employés

Regroupant le CHUL, L'Hôtel-Dieu de Québec, l'Hôpital de l'Enfant-Jésus, l'Hôpital du Saint-Sacrement et l'Hôpital Saint-François d'Assise, le CHU de Québec-Université Laval est le plus important centre hospitalier universitaire du Québec et l'un des plus grands au Canada. Dispensant des soins généraux et spécialisés, mais surtout surspécialisés, le CHU de Québec-Université Laval dessert la population de tout l'est du Québec, soit un bassin de près de deux millions de personnes. Étroitement lié à l'Université Laval et orienté vers l'avenir, il détient également une mission d'enseignement, de recherche dans de nombreux domaines d'excellence et d'évaluation des technologies et des modes d'intervention en santé. Le CHU de Québec-Université Laval compte plus de 12 500 employés, 1 500 médecins, dentistes et pharmaciens, 338 chercheurs réguliers et associés, 169 chercheurs affiliés, de même que 927 étudiants aux cycles supérieurs et 425 bénévoles.

Remarques:
Toute demande d'emploi doit être accompagnée des documents attestant que les exigences de l'emploi sont respectées: copie de diplômes et /ou relevés de notes, curriculum vitae, copie d'attestation, s'il y a lieu.

**Exigences **:DES métier en secrétariat ou DEP en bureautique ou secrétariat ou DEC, AEC ou formation universitaire jugée pertinente

OU

DES ou une équivalence reconnue par le MEES et 6 mois d'expérience récente et pertinente au titre d’emploi

Qualités recherchées
- Autonomie
- Débrouillardise
- Sens de l’organisation
- Appréciation du travail d’équipe
- Capacité à gérer plusieurs demandes dans de courts délais
- Capacité à maintenir un bon niveau d’attention et de concentration lors de certaines activités, et pour faire face à des conditions d’interruptions fréquentes.
- Facilité avec le service à la clientèle

Ce titre d'emploi exige la réussite obligatoire des tests suivants : Français intermédiaire, Word intermédiaire.

Les diplômes exigés pour l'emploi, qui auraient été obtenus hors Québec, doivent être obligatoirement accompagnés d'une évaluation comparative des études effectuées hors Québec (ÉCEEHQ) émise par le ministère de l'Immigration, Francisation et Intégration du Québec.