Technicien(Ne) en Administration

Description du poste:
- LIEU DE TRAVAIL : IRGLM - Pavillon Gingras - 6300 Av. de Darlington, Montréal, QC H3S 2J4
- SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS
- Établi au sein du CIUSSS du Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal (CCSMTL), l’Institut universitaire sur la réadaptation en déficience physique de Montréal (IURDPM) regroupe plus de 60 chercheurs et 240 étudiants interdisciplinaires voués au développement de connaissances et de pratiques dans les créneaux de la mobilité, la communication et la cognition, de même que l’environnement et les services. Les équipes de recherche sont déployées sur les pavillons Gingras-Lindsay et Laurier. Le Centre de recherche interdisciplinaire en réadaptation du Montréal métropolitain (CRIR) est le centre de recherche de l’IURDPM.-
- La technicienne ou le technicien en administration - volet gestion budgétaire accomplit une variété de tâches techniques et administratives pour soutenir la cheffe de service de l’Institut universitaire sur la réadaptation en déficience physique de Montréal. Plus précisément, la personne détentrice de poste agit en tant que première répondante sur toute question touchant le suivi budgétaire du service et des projets de recherche. Aussi, elle fournit de l’assistance pour les processus administratifs du service.
- PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Volet A. Gestion financière et budgétaire (90 %)- Unités administratives : créer, modifier et fermer les unités administratives sous la responsabilité de la cheffe de l’IURDPM (unités du service et unités des projets de recherche).
- Suivi budgétaire : faire le suivi budgétaire des comptes sous la responsabilité de la cheffe de l’IURDPM, les prévisions budgétaires, la conciliation à chaque période (entrée et sorties), prévoir et signaler les dépassements budgétaires, etc.
- Facturation, comptes à recevoir et comptes à payer: loger les demandes de factures et les créations de fournisseur, suivre les transferts de fonds et les paiements internationaux, assurer le lien auprès du service des comptes à recevoir du CIUSSS, assurer le bon niveau hiérarchique d’approbation des factures, attribuer les codes secondaires, vérifier les factures, faire le suivi des doublons, détecter les erreurs d’imputation, suivre les retards de paiement et autres problèmes avec les fournisseurs.
- Procédures administratives : développer des outils de suivi, assurer la mise à jour des procédures administratives et de la liste de contacts, assurer la gestion documentaire relative aux finances de l’IURDPM.
- Bilans et rapports : préparer les présentations budgétaires, les bilans financiers et autres documents requis par les organismes subventionnaires pour les budgets de recherche, maintenir les tableaux de bord et préparer les documents requis par le CIUSSS.
- Fin d’année financière : assurer les actions nécessaires à la fin d’année financière, notamment les suivis auprès des chercheurs et instances impliquées pour reporter les revenus de recherche, voir aux transferts nécessaires pour l’équilibre budgétaire entre les comptes, s’assurer que toutes les écritures requises ont été effectuées correctement.
- Soutien aux membres : fournir les informations et l’accompagnement requis, notamment aider les membres de l’équipe à planifier et suivre le budget des projets spéciaux (ex. : colloques), renseigner et soutenir les chercheurs pour la gestion de leurs fonds de recherche.
- Démarchage et collaboration : s’arrimer avec les autres personnes impliquées dans la gestion administrative du service, notamment les agentes administratives de l’IURDPM et les agentes et agents du service des finances du CIUSSS et réaliser les démarchages auprès des instances externes telles que les organismes subventionnaires et le bureau de valorisation de l’Université de Montréal.

Volet B. Soutien administratif général (10 %)- Ententes de collaboration : compléter les informations administratives sur les ententes et contrats, faire valider par les instances désignées et acheminer pour signature au niveau hiérarchique approprié.
- Contrats de travail : assurer une vigie des contrats de travail du personnel engagé sur les fonds de recherche.
- Soutenir la cheffe de l’IURDPM dans l’organisation et la réalisation des tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l’IURDPM.
- Réaliser toute autre tâche connexe demandée par la cheffe de service de l’IURDPM.
- Exigences:
- FORMATION ACADÉMIQUE EXIGÉE- Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, ou dans une autre discipline collégiale appropriée d’une école reconnue par le ministère compétent.
- Nous avons besoin d'une preuve de diplôme dans le repère québécois : soit un diplôme obtenu au Québec, soit une évaluation comparative des études effectuées hors du Québec.

EXPÉRIENCE DE